Общие сведения о ПП ACCESS 2000

Предпосылки и цель внедрения информационно-справочной системы в учете членов профсоюза

Введение

Организационная структура управления предприятием и цехом.

Организационная структура управления – состав органов управления, а также порядок и формы их взаимодействия в процессе управления

Важнейшие характеристики орг структуры управления:

-состав и структура функций управления

-состав самостоятельных структурных подразделений

-численность работников управления по функциям и по проф составу

-количество уровней управления

Типы орг структуры или форм управления:

-линейная

-функциональная

-линейно-функциональная

-матричная

Учебное пособие по курсу «Информационно-справочная система в учете членов профсоюза» предназначено для слушателей Института повышения квалификации профсоюзных работников.

В пособии рассматриваются вопросы проектирования и создания базы данных, составляющей ядро информационно - справочной системы, предназначенной для учета членов профсоюза, решения задач обеспечения оперативной информацией практически по любому вопросу председателя и членов профсоюзного комитета, а также и других лиц, принимающих решения.

В комплексной системе учета на предприятии, в организации важное место занимает учет членов профсоюза.

Использование в учете современной вычислительной техники и современных программных средств делает решение этой задачи простым, не требующим больших затрат времени.

Цель внедрения ИСС в систему учета членов профсоюза – создание информационно-справочной системы – ИСС, обеспечивающей:

- постоянное формирование реляционной базы данных (БД) ЧЛЕНЫ ПРОФСОЮЗА;

- хранение данных;

- актуализация данных;

- поиск и выборка данных по различным критериям.

Для реализации задач названных комплексов могут быть применены различные технические и программные средства.

Рассмотрим вариант создания и ведения реляционной БД, основанный на применении современных ПЭВМ, работающих в режиме автоматизированных рабочих мест, и системы управления базами данных, реализуемой пакетом прикладных программ ACCESS 2000.

Дальнейшее изложение материала требует элементарного ознакомления с возможностями и особенностями программы ACCESS 2000.

ACCESS 2000 – одна из популярных систем управления базами данных – СУБД, предназначенных для создания и ведения реляционных баз данных.

Реляционная БД – это определенным образом организованная совокупность данных, хранимых и обрабатываемых средствами ЭВМ и предназначенных для многократного и многоцелевого использования либо при решении функциональных задач пользователя, либо для информационно-справочного обслуживания.

Основными объектами БД для решения рассматриваемого комплекса задач являются: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы, Модули.

Таблицы – основной объект любой БД. Во-первых, они хранят все данные, имеющиеся в базе; во-вторых, они хранят структуру базы: поля, их типы, свойства и логические связи.

Реляционная БД может состоять из множества взаимосвязанных двумерных реляционных таблиц. Каждая реляционная таблица, являясь аналогом обычного бумажного документа, представляет в БД конкретный раздел (участок) информации – информационный объект.

В совокупности реляционные таблицы – информационныеобъектысоставляют предметную область, т.е. объект автоматизации.

Формы – это объекты БД, предназначенные для ввода данных и отображения их на экране в удобном для работы виде. Форма позволяет на основе нескольких таблиц создавать единый виртуальныйдокумент, по виду и содержанию привычный пользователю. Одновременно с этим в Форме можно создать специальные элементы управления, позволяющие автоматизировать ввод и поиск данных: раскрывающиеся списки, счетчики, переключатели, флажки, стрелки и прочее.

Преимущества форм особенно наглядны при создании и ведении картотек.

Запросы – объекты БД, служащие для отбора данных из одной или нескольких связанных таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Запросы позволяют производить отбор, сортирование и фильтрацию данных; обновлять, удалять и добавлять данные в таблицы; создавать новые виртуальные таблицы; выполнять обработку данных по заданному алгоритму.

Особенность запросов состоит в том, что они, используя данные таблиц, создают на их основе временную результирующую таблицу.

«Временность»результирующей таблицы указывает на состояние ее данных в момент запроса. Поэтому ее часть называют моментальным снимком.

Отчеты – объекты БД, предназначенные для формирования и вывода данных на печатающее устройство.

По структуре и свойствам Отчеты во многом похожи на Формы, но, в отличие от последних, предназначены только для вывода на печать. В Отчетах заложены возможности для группирования выводимых данных и для использования специальных элементов оформления печатных документов: номера страниц, верхний и нижний колонтитулы и т.д.

Отчеты, как и Запросы, формируют результирующую информацию. В отличие от результирующих данных Запроса, носящих характер «моментального снимка», данные Отчета отражают состояние за определенный период времени.

Макросы и Модули – это категории объектов БД, являющиеся средством автоматизации программирования задач пользователя. Они оперируют объектами БД: Таблицами, Формами, Запросами и Отчетами, выполняя над ними необходимые действия.

Дата добавления: 2014-12-16