Проектирования базы данных члены профсоюза

Макрос, являясь эффективным средством автоматизации работы с базой, представляет собой программу, состоящую из последовательности внутренних команд СУБД – макрокоманд.

Макрокоманда– это инструкция, предписывающая выполнение конкретного действия. Язык макросов представлен набором макрокоманд (более 40), которые способны описать и реализовать практически любые действия, связанные с решением задач пользователя, не прибегая к созданию программных Модулей на языке Visual Basic. Эта особенность языка макросов замечательна тем, что она, являясь языком более высокого уровня, чем Visual Basic, не требует от пользователя знаний программирования.

Модуль – это программа, составленная на внешнем языке программирования Visual Basic. Он является одним из средств, с помощью которого разработчик базы (не пользователь) может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, отвечающие требованиям пользователя.

Разработка модуля требует знаний программирования.

Созданию БД предшествует ее проектирование. Это основополагающий этап формирования любой базы, в т.ч. и базы данных ЧЛЕНЫ ПРОФСОЮЗА: именно при проектировании закладываются основные параметры и характеристики будущей автоматизированной системы учета.

Поскольку объектом автоматизации является действующая (ручная) система учета, она должна быть тщательно обследована. Обследование предполагает:

1. Выявление круга пользователей информации.

Ими являются в первую очередь председатели профсоюзных комитетов на предприятии и члены профкома.

Именно для них и с учетом их требований проводится автоматизация учета членов профсоюза.

2. Выявление состава решаемых задач.

Наиболее важные из них: ведение Картотеки учётных карточек членов профсоюза, учет приёма и снятия с учёта, учет изменения работы и должности по каждому члену профсоюза, получение сведений о численном и качественном составе профсоюзной организации по разным критериям по запросам.

3. Описание исходной информации для проведения учета: нормативно-справочной (в данной задаче под нею будем понимать неизменяемые позиции учётной карточки члена профсоюза) и оперативной (изменения которой возможны в течение пребывания работающего в данной организации).

Неизменяемые позиции учётной карточки члена профсоюза:

- номер членского билета;

- фамилия;

- имя;

- отчество;

- год рождения;

- основная профессия;

- образование;

- месяц и год вступления в профсоюз;

- наименование профсоюза и организации, выдавшей билет;

- домашний адрес;

- номер телефона;

- дата заполнения;

- пол.

Классификатор видов образования:

- № по порядку;

- наименование вида образования.

Изменяемые позиции учётной карточки члена профсоюза:

Место и должность при заполнении карточки и последующие изменения:

- дата заполнения карточки и даты последующих изменений;

- наименование предприятия, учреждения, организации;

- должность при заполнении карточки и последующие изменения должности.

Отметка о приёме на учёт, снятии с учёта и уплате членских взносов:

- наименование профсоюза и организации;

- принят на учёт (дата);

- снят с учёта (дата);

- взносы уплачены (с такого-то по такое-то время).

Все вышеприведенные показатели составляют содержание унифицированной учётной карточки члена профсоюза стандартной формы.

Приведенные показатели являются основой создания реляционных таблиц БД ЧЛЕНЫ ПРОФСОЮЗА.

4. Описание выходной информации (промежуточной и результатной), которую представляют: Картотека учётных карточек членов профсоюза, рапорты, ведомости, отчеты и справки о кадровом составе профсоюзной организации. Они составят основу создаваемых объектов БД: Запросов, Отчетов, Форм.

5. Выявление информационной взаимосвязи задач, что позволит установить логические связи между таблицами и построить схему данных для создаваемой БД.

Обследование объекта автоматизации проводится совместными усилиями проектировщика БД и пользователя.

4. Проектирование структуры БД

Приступая к проектированию БД, следует не только использовать материалы обследования, но и учитывать требования пользователя, основанные на знании возможностей ПП ACCESS 2000. Если пользователь не владеет этими знаниями, то помочь ему сформулировать требования к создаваемой базе данных должен проектировщик. Как правило, с внедрением современных ИСС, создаваемых на основе ПП ACCESS 2000, значительно расширяется перечень включаемых в систему учета задач и, как следствие, обогащается состав и структура выходной (результирующей) информации. Эти расширенные (функциональные) возможности предоставляются пользователю такими объектами БД, как Запросы (в первую очередь) и Отчеты.

Начинается проектирование БД с четкого выделения предметной области, т.е. объекта автоматизации. Предметной областьюпри создании БД ЧЛЕНЫ ПРОФСОЮЗА является учёт членов профсоюза на предприятии.

Как и при ручной обработке пользователями информации будут председатель и члены комитета профсоюзной организации на предприятии.

Проектированию подлежат все объекты БД, а начинается оно с Таблиц, т.к. именно Таблицы являются основным объектом БД, хранящим структуру и все данные базы.

Выявив на этапе обследования данные, которые пользователь применяет для проведения собственного учета (исходная и результирующая информация) или поставляет в смежные организации (промежуточная информация), можно приступить к созданию структуры БД, т.е. структуры ее основных таблиц. Эта работа выполняется в несколько этапов. Их содержанием являются: выявление информационных объектов, определение логических связей между объектами БД, разработка структуры таблиц БД, разработка логической структуры БД.

А. Выявление Информационных объектов БД

Как уже отмечалось, реляционная БД состоит из множества взаимосвязанных двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица является аналогом (не копией) обычного бумажного документа (или нескольких документов и представляет в БД конкретный раздел (участок) информации – информационный объект, которому присваивается уникальное имя.

В нашем случае такими информационными объектами будут: Члены профсоюза, Образование, Приём, Снятие с учёта, Перемещения.

В широком понимании информационные объект – это информационное описание любого реального объекта: предмета, события, явления
и т.д.

Информационный объект представлен совокупностью логически взаимосвязанных показателей – реквизитов.Они делятся на ключевые и описательные.

Ключевой реквизит (ключ) однозначно определяет предмет рассмотрения: в Таблицах – Члены профсоюза, Приём, снятие с учёта, Перемещени я ключом является Номер членского билета, в Таблице Образование – Номер по порядку вида образования.

Ключ может быть простым и состоять из одного реквизита или составным – из нескольких реквизитов.

Описанные реквизиты (неключевые) характеризуют предмет рассмотрения – информационный объект и как бы «собираются» на ключ. Они функционально зависят от ключа, но взаимонезависимы между собой.

Б. Определение логических связей между объектами БД

Между выделенными информационными объектами обязательно существуют логические связи: без этого нет БД.

Мы используем два типа связи:

один ко многим (1:М);

один к одному (1:1).

Связь 1:М имеет место, когда каждый экземпляр (запись) первого объекта соотносится с несколькими экземплярами (записями) второго объекта, но каждый экземпляр второго – только с одним экземпляром первого. В этом типе связи первый объект является Главным, а второй Подчиненным.

Связь 1:1 означает, что каждому экземпляру первого объекта соответствует только один экземпляр второго объекта и наоборот.

Определим типы связи между нашими информационными объек-тами:

Главный объект	Подчиненный объект	Тип связи	Пояснения к связям
Члены профсоюза	Приём, снятие с учёта	1:М	Каждый член профсоюза может многократно ставиться на учёт
Члены профсоюза	Перемещения	1:М	Каждый член профсоюза может быть многократно перемещён по месту работы и должности

В. Разработка структуры таблиц БД

На этом этапе выделенные информационные объекты должны быть представлены реляционными таблицами.

Как уже отмечалось, таблица является аналогом (не копией)документа: во-первых, она может создаваться на основе нескольких документов; во-вторых, может быть изменен состав показателей по отношению к документу; в-третьих, таблица может вообще не иметь аналога в лице документа и создаваться как новый информационный объект.

В проектируемой БД Таблицы – Члены профсоюза, Приём, снятие с учёта, Перемещения и Образование являются частью документа Учётной карточки члена профсоюза.

Реляционная таблица двумерна, т.е. представлена полями и записями. Их аналогами в структуре обычных документов соответственно являются колонки и строки таблицы. Записьсодержит и хранит данные о конкретном экземпляре информационного объекта. Каждоеполе несет в себе только одну характеристику конкретного информационного объекта (аналогично колонке обычного документа). Кроме того, каждое поле наделено рядом свойств, которые определяют возможности БД. Ключевые реквизиты образуют уникальный ключтаблицы.

Определим структуру таблиц, т.е. состав полейи выявим в них ключевые поля:

- Члены профсоюза: номер членского билета (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, год рождения, основная профессия, образование, месяц и год вступления в профсоюз, наименование профсоюза и организации, выдавшей билет, домашний адрес, номер телефона, дата заполнения, пол.

- Образование: номер по порядку (ключевое поле), наименование вида образования.

- Приём и снятие с учёта: номер членского билета (ключевое поле), наименование профсоюза и организации, принят на учёт (дата), снят с учёта (дата), взносы уплачены (с такого-то по такое-то время).

- Перемещения: номер членского билета (ключевое поле), дата заполнения карточки и даты последующих изменений, наименование предприятия, учреждения, организации, должность при заполнении карточки и последующие изменения должности.

В каждой таблице в качестве ключавыбрано поле, данные в котором повторяться не могут.

Теперь, определив структуру Таблиц, необходимо каждому полю присвоить имя, определить Тип данных и описать свойства поля.

- Имя поля– это форма обращения к данным этого поля. Оно уникально и записывается в виде комбинаций из букв, цифр, символов (кроме:.!,” [ ]).Максимальная длина – 64 символа.

- Тип данных определяет тип поля.

Типы данных:

*Текстовый – устанавливается по умолчанию, хранит текст и цифры, не участвующие в расчете. Максимальная длина 255 символов.

*Поле Мемо– хранит текстовые данные длиной до 64000 символов.

*Числовой– для хранения действительных чисел, используемых в математических вычислениях. Конкретный числовой тип (байт, целое и др.). Их длина задается в свойствах поля: Общие – размер поля. Если числовые данные не подлежат математической обработке, то их целесообразно представлять как текстовые.

*Денежный– для хранения денежных сумм. Могут быть заменены полями числовыми, но для записи денежных значений более удобны (например, при округлении).

*Дата/времядля хранения календарных дат и текущего времени.

*Логический– для хранения логических данных, которые могут принимать только одно из двух значений: ДА/НЕТ, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля – 1 бит.

*Счетчик– специальный тип данных для уникальных, не повторяющихся в поле натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Используется для порядковой нумерации записей. Значение поля нельзя изменить или удалить. Длина поля – 4 байта.

*Поле объекта OLE – тип данных, предназначенный для хранения объектов, связанных или внедренных в таблицу ACCESS. Длина поля – 1 Гбайт.

- Для каждого поля в зависимости от Типа данных задаются Свойства поля: Общие и Подстановка.

Например, для числового поля к свойствам

Общие относятся:

*Размер поля– устанавливает предметный размер (длину) данных в символах: байт - 1 байт,

целое - 2 байта,

длинное целое – 4 байта,

с плавающей точкой – 4 байта

(с точностью до 7 знаков),

с плавающей точкой – 8 байт

(с точностью до 15 знаков).

*Формат поляопределяет с помощью специальных символов способ оформления данных:

. – десятичный разделитель в числе,

, - разделитель групп разрядов,

# - вывод цифры,

$- знак доллар,

%- процентный формат и т.д.

* Число десятичных знаков задает количество знаков после запятой для числового и денежного типа данных.

*Подпись– заголовок столбца таблицы, формы, отчета.

* Значение по умолчанию – значение вводится в ячейки поля автоматически.

*Условие на значение– ограничения для проверки ввода данных.

* Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, автоматически выводимое на экран при нарушении ограничений, установленных свойством Условие на значение.

* Обязательное поле– указывает на обязательность заполнения данного поля при формировании базы. Принимает одно из двух значений: ДА или НЕТ.

* Индексированное полепринимает одно из трех значений:

- нет,

- да (совпадения не допускаются),

- да (совпадения допускаются).

*Свойство Подстановка: во-первых, задает для поля тип элемента управления: поле, список, поле со списком; во-вторых, указывает источник формирования Списка или Поля со списком; в-третьих, позволяет автоматизировать ввод данных в поле таким образом, чтобы, не вводя их вручную, выбирать из раскрывшегося списка.

Г. Разработка логической структуры БД

После описания Таблиц выполняется последний этап проектирования – разработка взаимосвязи между Таблицами, составляющими одну БД. Результатом выполнения этапа будет схема, называемая логической структурой БД.

Как отмечалось выше, при создании БД имеют место две формы связи между таблицами: «один ко многим» и «один к одному».

В схеме данных связь между таблицами устанавливается на основе общего поля, которое в одной из таблиц обязательно является ключевым,т.е. содержит уникальные, неповторяющиеся значения и потому представляет сторону «один», а в другой таблице оно будет полем связи, значения которого могут повторяться, и потому оно обозначает сторону «многие». Смысл логических отношений между Таблицами описан выше.

А. Члены профсоюза

Реквизит	Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Подпись поля	Обязате-льное поле	Индексирован-ное поле
Номер членского билета	НБ	Да	Текстовый		Членский билет №	Да	Да (совпа- дения не допускаются
Фамилия	ФАМ		Текстовый		Фамилия	Да	Нет
Имя	ИМ		Текстовый		Имя	Да	Нет
Отчество	ОТЧ		Текстовый		Отчество	Да	Нет
Число, месяц, год рождения	ЧМГР		Дата/время	Краткий формат даты	Число, месяц, год рождения	Да	Нет
Основная профессия	ОП		Текстовый		Основная профессия	Да	Нет
Образование	ОБР		Текстовый		Образование	Да	Нет
Дата вступления в профсоюз	МиГ		Дата/время	Краткий формат даты	Дата вступления в профсоюз	Да	Нет
Наименование профсоюза и организации, выдавщей билет	НП		Текстовый		Наименование профсоюза и организации, выдавщей билет	Да	Нет
Продолжение
Домашний адрес	ДА		Текстовый		Домашний адрес	Да	Нет
Телефон	ТЕЛ		Текстовый		Телефон	Да	Нет
Дата заполнения	ДЗ		Дата/время	Краткий формат даты	Дата заполнения	Да	Нет
Пол	ПОЛ		Текстовый		Пол	Да	Нет

Дата добавления: 2014-12-16