Первинні документи, вимоги до їх заповнення у фінансово-кредитних установах

Носії інформації та їх класифікація.

Носії Інформації представляють собою засоби реєстрації даних, які забезпечують зв'язок між інформацією та людиною, інформацією та ЕОМ, людиною та ЕОМ.

Носії ЕІ можна класифікувати за кількома ознаками. В залежності від фізичної структури розрізняють паперові, магнітні, діелектричні і напівпровідникові; за формою представлення інформації —- друковані і рукописні документи, носії з магнітним записом і перфораційні; за конструктивним виконанням — довільної форми, стрічкові, карткові, дискові та ін.; по можливості використання -— одноразового або багаторазового; за кратністю запису — записи, які витираються або не витираються; за способам обробки — ручні, машинні, змішаної обробки та ін.

У залежності від способу фіксування і обробки носії інформації можна розділити на 3 групи: 1) непридатні для автоматичного введення в ЕОМ — різноманітні первинні документи (облікові, планові, статистичні та ін.)2) придатні для автоматичного введення в ЕОМ — перфораційні та носії з магнітним записом. Перфораційні — це перфокарти або перфострічки, з магнітним записом — дискети, диски та ін.

У комп'ютерних ІС використовуються відеотермінальні пристрої (дисплеї, монітори) для оперативного введення і виведення даних. Носієм інформації в них служить екран ЕПТ. Іноді використовують жетонні носії (пластмасові, металеві та ін.)

3) носії результуючої інформації — бланки друкованої форми, перфораційні та магнітні носії, рулонний папір.

Документи – основні носії економічної інформації, вони містять показники, які відображають кількісні і якісні зміни господарської діяльності підприємства. Документи, які містять початкові дані, прийнято називати первинними.

До оформлення первинних документів ставлять такі вимоги:

первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм;

записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України.

Первинні документи класифікують за такими ознаками:

- За характером відображуваних господарських операцій —-
матеріальні, грошові, розрахункові, товарні та ін.

- За призначенням — розпорядчі, організаційні, довідково-
інформаційні, технічні та ін.

- За способом охоплення господарських операцій — одноразові,
поодинокі, накопичувальні, зведені та ін.

- За характером заповнення -— однорядкові і багаторядкові,
односторонні і двосторонні.

- За кількістю екземплярів що виписуються — одноекземплярні,
двухекземплярні та ін.

- За побудовою форми — лінійні, анкетні, табличні, комбіновані.

- За типізацією — типові та індивідуальні.

- За місцем формування — зовнішні і внутрішні.

Уніфікована система первинних документів (УСПД), являє собою комплекс взаємопов'язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, відповідних єдиним правилам і вимогам. За змістом — це спосіб реалізації інформаційних процесів для документування обміну даними, які становлять нормативно-правову основу при управлінні народним господарством.

УСПД містить інформаційні, нормативно-правові та організаційно-технічні аспекти, а також відображає соціально-економічну природу управління народним господарством.

Дата добавления: 2014-12-16