Методика контролю операцій з основними засобами підприємства

Згідно з Наказом Міністерства статистики України №352 від 29.12.1995 р. “Про затвердження типових форм первинного обліку” затверджені основні типові форми первинного обліку основних засобів. Перевірка операцій з основними засобами здійснюється на підставі таких первинних документів (табл. 5.1).

Таблиця 5.1

Документування операцій з основними засобами

Шифр та назва рахунка	Документи
10 “Основні засоби”	накладні; акти приймання-передачі (внутрішнього переміщення); акти списання (ліквідації); довідки; акти переоцінки; рахунки-фактури; контракти; орендні угоди; страхові поліси; інвентарні картки обліку; описи інвентарних карток; інвентарні списки; паспорти з технічними характеристиками інвентарних об’єктів; акти інвентаризації та порівняльні відомості за результатами інвентаризації.
13 “Знос необоротних активів”	розрахунок амортизації основних засобів та інших необоротних матеріальних активів.

Періодично на підприємстві треба проводити інвентаризацію. Основна мета інвентаризації основних засобів полягає у виявленні фактичної наявності основних засобів, необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, перевірці правил їх утримання та експлуатації, відповідності облікової і справедливої вартості таких необоротних активів.

До початку проведення інвентаризації необхідно перевірити: наявність і стан інвентарних карток, описів та інших регістрів аналітичного обліку, а також технічних паспортів, іншої технічної документації; наявність документів на основні засоби, що були здані або отримані підприємством на правах оренди (лізингу), на зберігання або у тимчасове користування. При відсутності документів необхідно забезпечити їх отримання та оформлення.

Таким чином, комісією перевіряються дані про наявність основних засобів, вивчаються записи про рух і технічний стан окремих об’єктів в інвентаризаційних картках або інших документах, а також перевіряється наявність документів, що характеризують окремі об’єкти основних засобів (технічні паспорти, плани по кожному поверху будівель тощо), наявність документів на земельні ділянки та інші об’єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності підприємства на них. При інвентаризації будинків, споруд та іншої нерухомості комісія перевіряє наявність документів, які підтверджують знаходження таких об’єктів у власності підприємства.

Перевірка наявності основних засобів проводиться в таких розрізах: власні основні засоби, основні засоби на відповідальному зберіганні, основні засоби в ремонті, основні засоби, передані або прийняті в оренду (лізинг). Орендовані основні засоби підлягають інвентаризації орендодавцем зі складанням окремого опису, в якому дається посилання на документи, що підтверджують прийняття цих об’єктів на відповідальне зберігання або в оренду, та відомості про строк оренди. Орендовані основні засоби відображаються в інвентарних описах окремо за кожним орендодавцем. Один примірник опису до складання річного звіту надсилається орендодавцю. Основні засоби, що перебувають у лізингу, ремонті тощо, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних, квитанцій та інших документів, які засвідчують приймання вказаного майна переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами.

При проведенні інвентаризації основних засобів та інших необоротних нематеріальних активів слід пам’ятати, що:

- обов’язковій перевірці підлягає наявність не тільки самих об’єктів основних засобів, але й технічної документації на них (наприклад, технічного паспорту, технічних умов експлуатації тощо);

- необхідно перевіряти власні основні засоби та ті, що прийняті або здані в оренду, на зберігання або у тимчасове користування;

- відповідно до законодавства інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у п’ять років.

Після детального вивчення облікової інформації члени комісії проводять огляд об’єктів у натурі з метою перевірки їх фактичної наявності у визначених розпорядчими документами керівника місцях експлуатації та встановлення ступеня їх придатності для подальшого використання за прямим призначенням. До опису заносять їх повну назву, призначення, інвентарний і заводський номери, рік випуску (побудови), дату введення в експлуатацію, балансову вартість.

Однотипні предмети господарського інвентарю, інструменти, верстати з однаковою вартістю, що надійшли одночасно в один зі структурних підрозділів підприємства та обліковуються в типовій інвентарній картці групового обліку, наводяться в інвентаризаційних описах за найменуваннями із зазначенням кількості цих об’єктів.

Непридатні до експлуатації і відновлення основні засоби до опису фактичних залишків не включаються. На ці об’єкти інвентаризаційна комісія складає окремі описи із зазначенням дати введення в експлуатацію і причин, з яких вони стали непридатними для подальшого використання. Списання таких об’єктів здійснюється відповідно до діючого порядку ліквідації основних засобів. При оприбуткуванні корисних матеріалів (запчастин, металобрухту) після ліквідації основних засобів складають окремий акт, де зазначається, ким і яку кількість матеріалів було отримано, для яких потреб були використані такі матеріали.

При виявленні об’єктів, не прийнятих на облік, а також об’єктів, за якими в регістрах бухгалтерського обліку відсутні або наведені неправильні дані, що їх характеризують, комісія повинна включити до опису достовірні дані і технічні показники за цими об’єктами. При виявленні підчас інвентаризації споруджених об’єктів, не відображених в обліку, встановлюється, на який рахунок було віднесено витрати на їх спорудження, коли і ким видано відповідне розпорядження. Ці відомості відображаються у протоколі засідання Інвентаризаційної комісії. У разі неможливості встановлення первісної вартості за фактичними витратами, об’єкти, не відображені в обліку, оцінюються за справедливою вартістю на дату їх виявлення. Знос визначають експертним шляхом залежно від технічного стану відповідного об’єкта.

В інвентаризаційному описі містяться відомості про всі наявні об’єкти основних засобів: найменування та інвентарний номер об’єкта, його призначення, основні технічні та експлуатаційні характеристики.

Дані інвентаризаційних описів порівнюються з інвентарними картками обліку об’єктів основних засобів (форма № ОЗ-6), а також технічною і первинною документацією, даними облікових регістрів на предмет тотожності даних аналітичного та синтетичного обліку.

Значна увага ревізорів концентрується на умовах визнання об’єктів активами підприємства – отримання в майбутньому економічної вигоди від використання об’єкта, його достовірна оцінка. Під час дослідження необхідно звернути увагу на вартість об’єктів, що підлягають обліку у складі основних засобів, та порівняти її з вартістю, передбаченою в наказі про облікову політику. Ревізору необхідно уточнити, чи не обліковуються на рахунках обліку необоротних активів предмети, облік яких повинен здійснюватись у складі малоцінних та швидкозношуваних предметів.

При перевірці достовірності визначення строку корисної експлуатації необоротних активів ревізор перевіряє наявність у наказі про облікову політику підприємства інформації про строк корисної експлуатації необоротних активів. При цьому строк експлуатації має бути більшим, ніж один рік. Особливу увагу слід звернути на строк експлуатації нематеріальних активів, який за вимогами П(С)БО 8 не повинен перевищувати 20-ти років.

Для проведення перевірки правильності встановлення ліквідаційної вартості основних засобів та інших необоротних матеріальних активів ревізор звертається до наказу про облікову політику підприємства та перевіряє, чи зафіксована в ньому величина ліквідаційної вартості для окремих об’єктів або груп основних засобів та інших необоротних матеріальних активів.

Для перевірки правильності оприбуткування основних засобів, інших необоротних матеріальних активів шляхом порівняння даних обліку з даними первинних документів ревізору слід з’ясувати:

- шляхи надходження необоротних активів на підприємство;

- чи створена на підприємстві комісія з приймання зазначених об’єктів та оформлення результатів її дій;

- чи оформлені відповідні договори купівлі-продажу;

- чи правильно зазначена первісна вартість в актах приймання-передачі (з врахуванням вимог П(С)БО 7, 8);

- чи призначені матеріально відповідальні особи за збереження об’єктів;

- чи укладені договори про матеріальну відповідальність з особами, які відповідають за збереження об’єктів;

- чи встановлена пожежно-охоронна сигналізація на приміщення.

Особливу увагу ревізор приділяє шляхам надходження необоротних активів на підприємство, адже саме від них залежить вартість, за якою об’єкти зараховуються на баланс. Так, для об’єктів, безоплатно одержаних, внесених до статутного капіталу учасниками, це буде справедлива вартість, при придбанні та створенні необоротних активів – первісна вартість. При проведенні перевірки необхідно звернути увагу на повноту формування фактичних витрат з придбання окремих об’єктів основних засобів.

Ревізор має перевірити, чи правильно виділено ПДВ при придбанні основних засобів, інших необоротних матеріальних активів. При придбанні транспортних засобів у складі первісної вартості необхідно перевірити, чи врахований податок на придбання автотранспортних засобів. Ревізор повинен з’ясовувати повноту внесення до розрахунків даних щодо кожного транспортного засобу, який підлягає оподаткуванню (об’єм циліндрів, потужність електродвигуна, довжина корпусу) та інші питання. Ревізору також необхідно зосередити увагу на порядок формування первісної вартості окремих об’єктів основних засобів у випадках, коли в документах, що супроводжують купівлю, зазначено вартість не кожного об’єкта окремо, а кількох об’єктів разом. Тоді первісну вартість придбаних об’єктів встановлюють пропорційно до справедливої вартості, виходячи з фактичних витрат на придбання. При перевірці формування інвентарної вартості об’єктів основних засобів, створених власними силами, ревізором перевіряється наявність таких документів:

- проектної документації (з листом узгодження, якщо такий необхідний) по об’єкту;

- кошторисної документації на створення об’єкта;

- первинної документації, яка підтверджує використання матеріальних і трудових ресурсів для створення об’єкта;

- аналітичної документації щодо проміжних етапів робіт;

- аналітичної документації щодо розподілення непрямих витрат.

Під час перевірки правильності та своєчасності оприбуткування основних засобів, що надійшли, встановлюється правильність оформлення акта приймання-передачі основних засобів, а також правильність відображення таких операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Особливу увагу потрібно приділити програмним продуктам, які є на підприємстві, і наявності документів, що підтверджують право їх використання безпосередньо підприємством: договору купівлі-продажу, договору дарування, державного патенту, ліцензійного узгодження, іншого документа, який підтверджує право власності. Крім того, звіряються дані первинних документів з придбання об’єктів з платіжними вимогами постачальників, а останні порівнюються з виписками банку. Ревізор повинен з’ясувати причини відхилень за всіма фактами незаконного надходження основних засобів, переміщення за неправильно оформленими документами, а також за фактами несвоєчасного оприбуткування основних засобів у регістрах бухгалтерського обліку.

Важливо перевірити, наскільки правильно оформлено документацію щодо встановлення осіб, відповідальних за збереження основних засобів, чи є книги (списки) основних засобів у структурних підрозділах, місцях їх експлуатації тощо. Слід пересвідчитись, чи є на основні засоби технічні паспорти і чи правильно ведеться інвентарний пооб’єктний облік у книгах або картках. Якщо була безоплатна передача основних засобів, треба пересвідчитися в обґрунтованості та економічній доцільності такої передачі.

Первісна вартість основних засобів не підлягає зміні, за виключенням таких випадків:

а) переобладнання об’єкта (розширення, добудова, дообладнання, модернізація, реконструкція) проведеного, як правило, у порядку капітальних інвестицій;

б) переоцінки основних засобів.

Ревізор має перевірити, чи проводилась переоцінка об’єктів на дату балансу. Додатково, в рамках перевірки правильності встановлення вартості об’єктів основних засобів, ревізором перевіряється порядок і правильність проведення переоцінки основних засобів. Основними документами, які перевіряються ревізором у даному випадку, є:

- наказ керівника підприємства (або вищої організації) про проведення переоцінки основних засобів (всіх або окремо взятих груп);

- документи, які підтверджують ринкову вартість об’єктів, що переоцінюються, станом на дату переоцінки;

- аналітичні документи, які підтверджують перерахунок вартості об’єктів основних засобів.

У зв’язку з тим, що основні засоби піддаються переоцінці, виникає необхідність перевірки розрахунків нової вартості основних засобів. Відомості, отримані в результаті перевірки, містять такі дані:

- вартість основних засобів до переоцінки;

- сума нарахованого зносу до переоцінки;

- коефіцієнт переоцінки;

- вартість основних засобів після переоцінки;

- сума переоціненого зносу;

- відображення в бухгалтерському обліку;

- зауваження.

Результати переоцінки мають знайти відображення у відповідних підтверджуючих документах (актах переоцінки, довідках або розрахунках бухгалтерії, експертних висновках), а також інвентарних картках обліку основних засобів. Перевірка проведення переоцінки здійснюється для всіх видів діючих основних засобів, а також тих, що знаходяться на консервації, в резерві, запасі чи незавершеному будівництві основних засобів, що підготовлені до списання в установленому порядку актами на списання. Особливу увагу необхідно сконцентрувати на всіх об’єктах групи основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, вартість та знос яких також мають бути відкориговані.

При перевірці правильності нарахування амортизації необоротних активів ревізор з’ясовує, чи дотримано обраний в обліковій політиці метод нарахування амортизації для основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів. Крім того перевіряється:

- чи всі об’єкти прийняті для нарахування амортизації (крім землі);

- чи нараховується знос з урахуванням руху об’єктів;

- чи враховано при розрахунку амортизації строк корисного використання та ліквідаційну вартість об’єктів, затверджених в наказі про облікову політику підприємства;

- чи не продовжується нарахування амортизації по об’єктах, повністю амортизованих;

- чи правильно віднесено суму амортизації до складу відповідних витрат.

Ревізором вивчається також, чи було призупинено нарахування амортизації на період перебування об’єктів на реконструкції, модернізації, добудові, дообладнанні та консервації. Особливу увагу слід звернути на періодичність нарахування амортизації, яка повинна дорівнювати одному місяцю, та початок нарахування амортизації (з місяця, наступного за місяцем, в якому об’єкт став придатним для корисного використання), а також припинення (починаючи з місяця, наступного за місяцем вибуття об’єкта).

При перевірці правильності відображення в обліку витрат на ремонт основних засобів ревізору необхідно з’ясувати, чи включено витрати з поліпшення об’єкту, що призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, до первісної вартості об’єкта основних засобів (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо). Інші витрати, що здійснюються для підтримання об’єкта в робочому стані, повинні бути віднесені підприємством до складу витрат. При цьому необхідно пам’ятати про документальне оформлення: повинен бути складений кошторис на проведення ремонтних робіт, і здійснений запис про проведений ремонт в інвентарній картці.

Капітальним ремонтом вважається:

- для обладнання та транспортних засобів – ремонт з періодичністю більше одного року, при якому, як правило, проводять повне розбирання агрегату, заміну або відновлення всіх зношених деталей та вузлів, ремонт базових та інших деталей та вузлів, збирання, регулювання та випробовування агрегату. При цьому вказані види робіт повинні проводитись з урахуванням можливостей покращення технічних характеристик обладнання, що ремонтується, та його модернізації;

- для основних агрегатів автомобільного транспорту (двигуна, заднього та переднього мостів, коробки передач та самоскидного механізму) — ремонт, який проводиться після пробігу автомашин більше 40-55 тис. км залежно від марки машин;

- для будівель та споруд – ремонт, при якому проводиться заміна зношених конструкцій та деталей на більш міцні та економічні, що покращить експлуатаційні можливості об’єктів, які ремонтуються, за виключенням повної заміни основних конструкцій, термін служби яких на даному об’єкті є найбільшим (кам’яні та бетонні фундаменти будівель та споруд, всі види стін будівель, труби підземних мереж, опори мостів тощо).

Необхідно встановити, чи ведеться аналітичний облік основних засобів, тобто перевірити наявність і правильність оформлення інвентарних карток. Дані, вказані в інвентарних картках, повинні відповідати даним первинних документів. Крім того, ревізору слід перевірити документацію, на підставі якої проводяться ремонти (дефектні відомості, плани проведення ремонтних робіт, кошторису).

Під час перевірки відповідності даних аналітичного обліку основних засобів даним синтетичного обліку на певну дату підраховується вартість основних засобів всередині класифікаційних груп та встановлюється правильність обліку залишків, виведених у картках руху основних засобів (форма № ОЗ-8), за окремими групами. Крім того, необхідно звернути увагу на порядок відображення в обліку результатів переоцінки, оскільки він є різним для об’єктів, які переоцінюються вперше та повторно.

Під час перевірки операцій з орендованими основними засобами необхідно встановити наявність угод на оренду, правильність та обґрунтованість ставок орендної плати, порядок ремонту і повернення основних засобів орендодавцю. За наявності договору оренди майна ревізору необхідно перевірити:

- договір оренди із зазначенням об’єкта оренди, термінів оренди, порядку розрахунків за орендну плату, порядку погашення витрат з ремонту і модернізації основних засобів, які орендуються;

- наявність реєстрації договору оренди.

При цьому з’ясовується, чи не передані в оренду необхідні підприємству основні засоби, чи не перевищує сума амортизації за переданими в оренду основними засобами орендну плату, чи своєчасно та в повній мірі вноситься орендна плата. Потрібно також отримати дані про основні засоби, передані та отримані в оренду, вивчити умови орендних угод; з’ясувати, чи відповідає облік орендованих об’єктів цим угодам (операційна чи фінансова оренда); проконтролювати правильність визначення орендної плати по основних засобах та відповідне її віднесення на доходи чи витрати у орендодавця або орендаря. У випадку оренди земельної ділянки перевіряється договір оренди (суборенди) або тимчасового користування земель із зазначенням реквізитів документа, який підтверджує право власності орендодавця на земельну ділянку. Особливо ретельно ревізором перевіряються договори комерційної концесії, укладені підприємством на предмет передачі в оренду об’єктів інтелектуальної власності (промислові зразки, програмні продукти, бази даних, ноу-хау тощо).

При перевірці правильності обліку лізингових операцій ревізор перевіряє обґрунтованість та правильність укладання договору лізингу, який повинен передбачати виконання договірних зобов’язань, склад, вартість і порядок передачі в лізинг майна, розмір лізингового платежу і строк лізингу та інших зобов’язань, що включаються до договору лізингу. Крім того, перевіряється правильність визначення вартості майна, що передається в лізинг, та лізингового платежу. Ревізору також необхідно перевірити дотримання строків повернення або переходу права власності на об’єкт лізингу. Крім того, особливу увагу слід звертати на наявність актів звірки взаємних розрахунків лізингоодержувача і лізингодавця.

При перевірці правильності оформлення вибуття об’єктів шляхом порівняння даних з первинними документами ревізор з’ясовує причини вибуття об’єктів, звіряє з первинними документами факт вибуття, а також перевіряє за накладними оприбуткування матеріалів, придатних до використання, що з’явилися внаслідок списання (ліквідації) об’єктів. Ревізору варто ознайомитись зі складом комісії, призначеної керівником для контролю за рухом і ліквідацією основних засобів (відповідно до наказу по підприємству). Вибуття об’єкта основних засобів у разі ліквідації розглядається ревізором з точки зору обґрунтованості списання об’єкта, своєчасності, правильності проведення ліквідаційних дій, а також своєчасності і правильності оприбуткування корисних залишків. При списанні основних засобів у випадку морального або фізичного зносу потрібно перевірити, чи оприбутковані на рахунки з обліку матеріалів вузли, деталі, матеріали об’єкту, що списується, за ціною їх можливого використання. Окремо виділяється вибуття майна у вигляді втрат від непередбачених обставин: крадіжки, пожежі, стихійного лиха тощо. Завданням ревізора є визначення суми втрат підприємства, які виникли у зв’язку з вибуттям основних засобів. Особливу увагу слід звернути на нарахування ПДВ при продажу необоротних активів та відображенні доходів і витрат, що виникли в ході такої операції. Здійснюючи перевірку, слід впевнитись, чи є накази (розпорядження) про створення на підприємстві постійно діючої комісії зі списання основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Ревізору необхідно проконтролювати правильність визначення результатів вибуття, а також обґрунтованість списання основних засобів.

Крім того, необхідно перевірити, чи відбувається відшкодування шкоди винними особами за втраченими або пошкодженими основними засобами і за якими цінами відбувається відшкодування.

При проведенні перевірки безоплатно переданих основних засобів необхідно визначити правомірність подібних операцій.

Дата добавления: 2014-11-29