Использование форм для работы с данными

Поиск записей, удовлетворяющих определенному условию

Фильтрация записей – это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям.

Пример: Список класса можно отфильтровать так, чтобы видеть только записи с фамилиями мальчиков, родившихся до 1 января 1985 года.

В Excel базу данных можно фильтровать двумя способами:

ü Автофильтр – используется для фильтрации по простым критериям.

ü Расширенный фильтр – применяется для фильтрации по более сложным критериям.

Автоматическая фильтрация

- Выделите какую-либо ячейку базы данных.

- В меню Данные выберите команду Фильтр/Автофильтр. В строке заголовков полей появляются кнопки фильтра.

- Щелкните по нужной кнопке фильтра. Появится список критериев фильтрации.

- Выберите в нем пункт Условие.

- В диалоговом окне Пользовательский автофильтр задайте условия.

- Щелкните по кнопке ОК.

Примечание: Отменить режим фильтрации можно, выбрав команду Фильтр/Автофильтр в меню Данные.

Расширенная фильтрация

Прежде чем использовать средство расширенной фильтрации, необходимо задать диапазон критериев.

Диапазон критериев – это специально отведенная область рабочего листа, которая должна отвечать определенным требованиям.

ü Состоять, по крайней мере, из двух строк, первая из которых должна содержать все или некоторые названия полей списка.

ü Остальные строки должны содержать критерии фильтрации.

ü Диапазон критериев лучше размещать над или под базой данных.

ü Поля в каждой строке диапазона критериев соединены оператором И, а каждая из строк соединена одна с другой оператором ИЛИ.

Чтобы выполнить фильтрацию:

- Выделите какую-либо ячейку базы данных.

- В меню Данные выберите команду Фильтр/Расширенный фильтр.

- В диалоговом окне Расширенный фильтр определите Диапазон списка и Диапазон критериев.

- Щелкните по кнопке ОК.

Форма — это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям.

Форма данных содержит поля ввода текста, имена которых совпадают с именами полей базы данных. Одновременно в форме выводится до 32 полей списка.

Вставка записи с помощью формы данных

- Выделите какую-либо ячейку базы данных.

- В меню Данные выберите команду Форма.

- Щелкните кнопку Добавить. Появится новый бланк формы данных.

- Введите соответствующие данные в каждое текстовое поле формы.

- Нажмите клавишу < Enter>.

Удаление записи с помощью формы данных

- Выделите какую-либо ячейку базы данных.

- В меню Данные выберите команду Форма.

- Найдите запись, которую надо удалить (кнопки Назад или Далее).

- Щелкните кнопку Удалить. Появится запрос об удалении записи.

- Щелкните кнопку ОК.

Поиск записи с помощью формы данных

- Выделите какую-либо ячейку базы данных.

- В меню Данные выберите команду Форма.

- Щелкните кнопку Критерии.

- Введите в текстовое поле образец поиска или условие поиска.

- Просмотрите записи, удовлетворяющие условию поиска (кнопки Назад или Далее).

- Щелкните по кнопке Закрыть.

8. Литература

1. Долженков В., Колесников Ю. Microsoft Excel 2000. - СПб.: “BHV-Санкт-Петербург”, 1999.

2. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ. – 2001. – С. 132-205.

3. Компьютер как инструмент профессиональной деятельности. Уч. пос. - Ярославль: Центр Информационных технологий ИПК, 1999.

4. Мануйлов В.Г. Excel 97 в уроках. Microsoft Office 97. Серия «Информатика в школе». – М.: Информатика и образование. – 1999. – 68 с.: ил.

5. Материалы Международной конференции-выставки "Информационные технологии в образовании" МИФИ 1995, 97, 98 гг. Internet: http://ito.bitpro.ru.

6. Уокенбах Джон. Microsoft Excel 2000. Библия пользователя: Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2001.

[1] Интерфейс - это способ общения программы с пользователем.

Дата добавления: 2014-11-29