Работа со структурированными документами

После получения промежуточных итогов списка можно формировать структуры документов с различным уровнем вложенности, появляется возможность скрывать и отображать уровни детализации щелчком мыши по символам структуры, расположенным в левой части списка. Символы структуры (см. рис. 3.4) позволяют быстро отобразить только строки с итоговыми значениями или области подробных данных, подчиненных итоговым строкам.

Рис. 3.4. Символы структуры структурированных списков

Для того чтобы показать подробные данные группы, необходимо нажать соответствующую этой группе кнопку .

Для того чтобы скрыть подробные данные группы, необходимо нажать соответствующую этой группе кнопку .

Для того чтобы развернуть или свернуть структуру до определенного уровня, необходимо щелкнуть мышью по цифре символа структуры данного уровня .

В нашем примере (см. рис. 3.3) щелчок на цифре 1 позволит скрыть все подробные данные и оставить только общие итоги. Щелчок на символе строки уровня 2 позволит просмотреть промежуточные итоги (суммарный оклад по каждому отделу) и общий итог (суммарный оклад по всей организации). Щелчок мощью по символу структуры 3 позволит просмотреть все подробные данные.

В случае необходимости любую отображенную структуру, со скрытыми записями, можно сортировать. При этом все строки с исходными данными сортируются вместе со своими итоговыми значениями.

Промежуточные итоги Excel вычисляет с помощью функции:

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (номер_функции; интервал,
для которого подводятся итоги).

Аргумент номер_функции – это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка. Например, если номер_функции 9, то при подведении итогов используется функция СУММ, если 1, функция СРЕДЗНАЧ, а если 3, то итоговая функция Количество и т. п. Как работает функция знать не обязательно, поскольку команда Итоги меню Данные создает ее автоматически, но если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Дата добавления: 2014-11-29