Сутність, класифікація та вимоги до управлінських рішень

Управління завжди здійснюється з метою досягнення довгострокових стратегічних цілей або цілей, розрахованих на короткий період часу. Реалізація цілей будь-якого організа­ційного формування забезпечується шляхом прийняття і никонання численних рішень, від якості яких значною мірою залежить ефективність використання землі, праці і капіталу. Своєчасно прийняте науково обгрунтоване рішення стимулює виробництво. Рішення слабке, прийняте передчасно або із запізненням, знижує результативність праці колективу чи окремих виконавців.

Рішення — це творчий процес вироблення однієї або декількох альтернатив із множинності можливих ііаріантів (планів) дій, спрямованих на досягнення постав­лених цілей.

Тобто рішення являє собою процес, який реалізується суб'єктом управління і визначає дії, спря­мовані на вирішення поставленого завдання в даній фак­тичній чи запроектованій ситуації. Таке рішення в широкому значенні розглядається як акт реалізації влади з вибором способу дій у конкретній ситуації. Рішенням визначається, хто і що має здійснити, в які строки, з якими затратами праці і коштів, в якому порядку, при якому розподілі обов'язків, прав і відповідальності, за якої організації контролю, яких результатів слід очікувати.

Потреба у прийнятті рішення виникає у зв'язку з обставинами зовнішніми (наказ вищої організації, регулювання взаємовідносин з кооперованними підприємствами та організаціями) і внутрішніми (відхилення від заданих параметрів виробництва, виникнення вузьких місць, виявлення резервів, порушення трудової дисципліни, заохочення працівників і т. ін.). Рішення є відповідною реак­цією на внутрішні й зовнішні впливи, вони спрямовані на розв'язання проблем і максимальне наближення до заданої цілі.

Для того щоб виявити сукупність видів і груп рішень, які приймають оцінити їх якість, визначити, з чиєї ініціативи вони приймаються, в якому порядку і якими методами опрацьовуються, які фактичні строки їх реалізації, використовуються документи адміністративного діловодства, проводять спеціальні спостереження за розпорядчою діяльністю апарату управління й анкетні опитування керівників підприємств та їх підрозділів.

Для кожного виду рішень розробляють систему інформації, що орієнтує керівників у підготовці рішень, виборі кращого варіанта і реалізації прийнятого рішення.

Хоча практика прийняття різноманітних рішень нараховує тисячоліття, однак фундаментальна теорія рішень ще не склалася. Проблема прийняття ефективних рішень цікавила ще античних філософів. Давньогрецький філософ Арістотель (384-322 рр. до н.е.) розробив учення про силогізм, обгрунтував твердження про те, що в процесі міркування не можна підмінювати один предмет думки іншим, одночасно визнавати два висловлювання, що виключать одне одного тощо.

Англійський філософ-матеріаліст Ф.Бекон (1561—1626— детально розробив метод дедукції і довів, що в процесі пізнання можна рухатись не лише від загального до часткового (як це робив Арістотель), а й від часткових міркувань до загальних висновків.

У формування теорій рішень чималий внесок зробив французький філософ і математик Р.Декарт (1596—1650), який сформував відомі правила:

1. Не приймати за істинне що б там не було, поки не переконаєшся, що немає упередженості в судженнях, вважати вірним тільки те, що є абсолютно ясним і визначеним і жодним чином не може бути піддане сумніву.

2. Розчленовувати кожну частину цілого, яке підлягає дослідженню, на стільки поділів, скільки можливо і потрібно для правильного розв'язання питання.

3. Керувати ходом своїх думок, щоб, починаючи з найпро­стішого і легко пізнавального і піднімаючись мало-помалу, як по східцях, приходити до пізнання найскладнішого.

4. Завжди робити перелік настільки повним і огляд усього, що підлягає дослідженню, настільки вичерпним, щоб досягти абсолютної впевненості в тому, що нічого не пропущено.

Нині питанням подальшої розробки і розвитку теорії прийняття рішень займаються економісти, юристи, філософи, кібернетики, математики, соціологи, психологи та ін. Окремі з них розглядають теорію прийняття рішень як самостійну наукову дисципліну. Існують також і інші трактування теорії прийняття рішень. У вузькому розумінні — це статистична теорія, в якій розробляється чіткий апарат вибору найкращого з певної кількості альтернативних рішень в умовах невизначеності і ризику. Нерідко теорія прийняття рішень розглядається як сукупність формальних прийомів оптимізації рішень.

За більш широким тлумаченням В.Г. Шоріна, теорія прий­няття рішень включає дослідження операцій, математичний аналіз, моделювання, а також евристичні методи обгрунтуван­ня рішень і теорію ігор.

Крім теорії ігор, лінійного динамічного програмування та інших розділів прикладної математики, американські вчені Ст.Бір і М.Старр складовими кількісної теорії прийняття рішень вважають також системний аналіз, імітаційне моделю­вання, методи експертних оцінок.

Американський спеціаліст з менеджменту І.Морріс розгля­дає теорію прийняття рішення, ґрунтуючись на відомій теоремі Байеса. Такий підхід дозволяє використовувати в управлінні деякі методологічні принципи природничих наук, коректувати міркування щодо прийняття рішень в міру накопичення практичного досвіду.

Польський учений Ю. Козедецький розглядає теорію прийняття рішень у двох аспектах:

1) як теорію прийняття раціональних рішень, розроблену математиками і економістами, які дають відповідь на питання "як приймати рішення раціонально?" і "яка з альтернатив є оптимальною?";

2) як психологічну (поведінську) теорію прийняття рішень. Вона являє собою систему тверджень про те, як люди в дійсності приймають особисті та організаційні рішення і яких помилок вони при цьому припускаються.

При детальному розгляді змісту теорії прийняття рішень, її складовими слід вважати питання технології розробки рішень (організації, послідовності робіт при розробці рішень), інформаційне забезпечення процесу підготовки рішень, осно­ви логіки мислення і пізнання), основи психології (усвідом­лення та ідентифікація проблеми, генерування альтернатив­них рішень), якісну оцінку та кількісне обгрунтування рішень, раціональне поєднання логічних і математичних методів у процесі розробки рішень, питання механізації й автоматизації розрахунків та процесів розробки рішень у цілому[82,c.98].

Останнім часом в Україні велика увага приділяється системному аналізу і підходу до розробки рішень, створенню прикладних моделей і методик. Системний аналіз грунтується на дедукції, що передбачає аналіз складних систем як єдиного цілого. При цьому на перший план висуваються не стільки математичні, формалізовані методи, скільки сама логіка систем­ного аналізу, упорядкування процедури прийняття рішень.

У практиці сучасного менеджменту почали застосовуватися нові прийоми кількісного аналізу ("дерево" прийняття рішень, оцінка можливостей), а також евристичні методи, що грунтуються на використанні неповної інформації (знань) і екстраполюванні її на об'єкт, що вивчається.

Новим напрямом в американській теорії управління є "школа прийняття рішень" на стику теорії організації, економіки, соціології і моделювання організаційних систем.

На відміну від досліджень 60-х років, нині в окремих публікаціях американських учених (Р.Акофф, Дж.Форрестер та ін.) йдеться про недоцільність, надмірність математизації управлінських рішень, про відмову від суворого обгрунту­вання "жорстких" моделей і заміну їх м'якими, про необхід­ність розробки спеціальних "методів творчості" для пошуку ідей і прийняття кращих рішень.

Спробою побудови єдиної теорії прийняття рішень є теорія корисності (Дж. фон Нейман і С.Моргенштерн). її зміст випливає з припущення, що характер рішень залежить від переваг логічних висновків особи, яка приймає рішення. Корисність розглядається як приведений показник, що відображає втрати або виграш у результаті прийняття якого-небудь рішення.

В роботах Г.Кунца і С.Донела викладені нові підходи до прийняття рішень в умовах невизначеності, надається особлива увага аналізу ступеня ризику, "дереву рішень" і теорії переваг. Автори окреслюють підходи до прийняття рішень, роблять особливий акцент на дослідницько-аналітичному підході, методах оцінки альтернатив з урахуванням висунутих цілей, програмах управління за цілями або результатами.

Поглибленому розумінню процесу прийняття управлінських рішень сприяють наукові дослідження французького вченого Б. Гурнея.

Б.Гурней виділяє чотири основних елементи, що характеризують рішення:

1) наявність вибору, коли особа, що приймає рішення, має декілька варіантів можливої поведінки;

2) вибір повинен бути свідомим, тобто грунтуватися на розумовому процесі (інстинктивний акт або непродумана, імпульсивна дія не є рішенням);

3) вибір повинен бути орієнтованим на одну або декілька цілей;

4) ви­бір повинен завершуватися дією, тобто рішення як розумовий акт і акт волі повинно викликати ланку цілеспрямованих дій, спрямованих на його здійснення.

Проте існує ще певний розрив між теоретичними розробками різних аспектів процесу прийняття рішення і методами, що використовуються на практиці. Більшість моделей, запропонованих науковими працівниками, стосується прогнозування і планування перспективних рішень переважно в межах автоматизованих систем управління. Водночас гострою є проблема розробки методології прийняття тактич­них і оперативних рішень, на підготовку яких витрачається більша частина робочого часу керівника, а також чіткого формулювання технології управління, включаючи процедури розробки, прийняття ефективних рішень та їх виконання.

Треба мати на увазі, що прийняття правильного рішення — проблема дуже складна, оскільки не завжди можна скориста­тися попереднім досвідом (зокрема через невпевненість в аналогічності ситуацій). Не завжди вдається точно оцінити результати прийнятого рішення, часто має місце великий розрив між процесами прийняття рішення і можливістю проаналізувати їх результативність.

Іноді управлінське рішення обмежують лише вибором можливого варіанту дій, що збіднює зміст цієї категорії і не визначає його сутності: можна вибрати добрий варіант дій, але він залишиться лише наміром, якщо не здійснити організаційно-практичну діяльність щодо його виконання, не виявити наполегливості для його реалізації. Не може вважатись повноцінним рішення, яке не виконане з певних причин та не спонукало до практичної реалізації волі керівника.

Категорія "управлінське рішення" має багатоаспектний зміст. В широкому смислі термін "управлінське рішення" можна розуміти як концентрований вираз процесу управління на його заключній стадії, як команду, що надходить від управляючої підсистеми до керованої і підлягає виконанню. Управлінське рішення має соціально-економічну природу. Воно зв’язано з діяльністю людини, яка керує іншими людьми і використовує при цьому всі свої здібності, вміння, знання та навички. Можна виділити три зв’язані між собою аспекти управлінського рішення.

По-перше, управлінське рішення можна розглядати як вид діяльності, яка відбувається в управляючій підсистемі, і зв’язаний з підготовкою, знаходженням, вибором та прийняттям певних варіантів дій. В цьому аспекті управлінське рішення – це вид роботи в апараті управління, певний етап процесу управління.

По-друге, управлінське рішення – це варіант впливу управляючої підсистеми на керовану, своєрідна формула впливу. В цьому смислі управлінське рішення є описом передбачуваних дій управляючої підсистеми щодо керованої.

По-третє, управлінське рішення – це організаційно-практична діяльність керівника в керованій системі. Роблячи акцент на цьому важливому аспекті, управлінське рішення іноді визначають як акт організаційно-практичної діяльності керівника і апарату управління, що здійснюється за заздалегідь розробленим та свідомо вибраним варіантом. Розуміння управлінського рішення тільки в такому трактуванні звужує його повний зміст. Для правильного розуміння управлінського рішення треба завжди враховувати ці три його аспекти в єдності та взаємозв’язку [6, с.57].

Отже, управлінське рішення – це свідомий акт організуючої діяльності суб’єкта управління, пов’язаний з вибором мети дії, а також шляхів, способів та засобів її досягнення.

Управлінське рішення, як специфічний вид діяльності людини, можна уявити у вигляді послідовності певних етапів, про які вже згадувалось нами раніше: етапу підготовки, прийняття рішення та етапу реалізації його рішення.

Рішення об’єднує всю сукупність вказаних операцій, є сполученням інтелектуальної діяльності в управляючій підсистемі з організаційно-практичною діяльністю в керованій підсистемі. Рішення знаходиться на стику процесу управління і процесу виробництва (конкретної предметної діяльності). Воно є важливішою ланкою відносин управління, зв’язуючим фактором управляючої та керованої підсистем.

Управлінське рішення має наступні властивості:

1. Управлінське рішення передбачає наявність можливих варіантів дій і вибору одного з них згідно з об’єктивно існуючою обстановкою, інтересами та потребами;

2. Вибір та прийняття варіанта дій є результатом свідомої, розумово-психологічної діяльності;

3. Необхідність та основний зміст управлінське рішення визначається метою і орієнтується на її досягнення.

4. Управлінське рішення володіє активізуючою та організуючою силою;

5. В основі управлінського рішення лежить організована свідома діяльність людей.

У зв’язку із складністю категорії “управлінське рішення” важливого значення набуває класифікація “управлінських рішень” за певними критеріями.

За функціональним змістом рішення розділяють:

а) планові;

б) оперативні;

в) організаційні;

г) стимулюючі;

д) контролюючі.

Звичайно у чистому вигляді рішення цих видів існують не завжди. Можливі рішення, які стосуються декількох функцій управління. Проте, у кожному рішенні виділяють домінуючу функцію управління.

За сферою дії управлінські рішення розділяють на: економічні, організаційні, соціальні, технічні, технологічні тощо.

За ієрархічністю рівнів управління – рішення 1, 2, 3 і т. д. рівня (рішення 1 рівня – найвищого органу управління, рішення підлеглого органу – 2, ще нижчого – 3).

За організацією розробки – одноособові, колективні, колегіальні управлінські рішення.

Одноособові управлінські рішення готуються та приймаються керівником без обговорення та погодження їх з іншими працівниками або колективом. Найчастіше це оперативні рішення та ті, що не зачіпають принципових проблем розвитку системи. Проте, інколи, це можуть бути рішення надзвичайної важливості.

Колективні рішення – розробляються та приймаються загальними зборами колективу, незалежно від службового становища, рангу та характеру діяльності працівників.

Колегіальні рішення – розробляються та приймаються спільно групою фахівців або відповідних керівників. Колегіальні рішення вимагають серйозної підготовки, мають багатоаспектний зміст і не вступають у протиріччя із системою особистої відповідальності.

За діапазоном проблематики: загальні і часткові.

Загальні рішення спрямовані на вирішення комплексу проблем для даної галузі, сфери діяльності або певної проблеми; часткові – на часткове вирішення проблеми.

За тривалістю здійснення: прогнозні, планові, оперативні (поточні). Тут важливого значення набуває визначення часових меж дії, що особливо важливо для прийняття планових рішень, які передбачають конкретні терміни виконання.

За причинами виникнення: програмні рішення, за розпорядженням або приписом (як управляючих органів більш високого рівня або контролюючих інстанцій), ініціативні, статутні.

За методом розробки: графічні, математичні, статистичні, евристичні.

Для того, щоб управлінське рішення було ефективним, воно повинно відповідати ряду вимог і бути:

1. Науково-обґрунтованим, тобто - відповідати об’єктивним закономірностям, які діють у системі управління, застосовуватись на базі аналізу достовірної та повної інформації, що дає підстави для кваліфікованого визначення цілей, завдань, засобів їх вирішення, а також максимально враховувати всі аспекти питань, які розглядаються;

2. Законним – всі управлінські рішення, незалежно від їх рівня, часу прийняття тощо, приймаються у суворому дотриманні вимог законодавства. Особливої актуальності ця вимога набуває для ДПС України;

3. Актуальним – управлінське рішення повинно розв’язувати найбільш важливі, істотні для системи проблеми і питання, розв’язання яких створить умови для найбільш ефективного функціонування системи у цілому та окремих її елементів;

4. Реальним – управлінські рішення має бути здійсненим. Прийняття нереальних рішень викликає лише досаду виконавців, небажання їх виконувати. Як правило, такі рішення не досягають мети і не виконуються у такому вигляді, як планувалось;

5. Компетентним – управлінські рішення повинні відповідати найбільш вигідним, доцільним, оптимальним засобам, прийомам його реалізації;

6. Конкретним – управлінські рішення мають ясно і чітко сформульовані цілі, завдання, шляхи та засоби їх досягнення, що виключало б можливість двозначного їх тлумачення, з чітким визначенням організатора виконання, термінів, виконавців, а також деяких інших особливостей;

7. Несуперечливим – управлінські рішення забезпечують єдність поставлених у рішенні цілей, завдань, методів та засобів їх реалізації, а також не суперечать іншим власним рішенням та виданим органом управління вищого рівня;

8. Своєчасним – управлінські рішення повинні прийматись з урахуванням стану і розвитку як суб’єкта, так і об’єкта управління та конкретних умов. Іншими словами, рішення залежить від вміння керівника правильно орієнтуватись у ситуації, аналізувати події і приймати рішення тільки тоді, коли воно визріло. Оптимальним (для прийняття за своєчасністю) є те рішення, що прийняте на самому початку виникнення проблеми;

9. Інформативним - управлінські рішення не може обмежуватись загальним, описовим матеріалом, викладенням відомої зведеної, статистичної інформації, що знижує інформаційну цінність рішень та призводить до його розмитості і не чіткості[15, с. 69].

Звичайно, наведений перелік неповний, його можна розширити (ефективність, економність, обґрунтованість, варіативність) іншими характеристиками, які, проте, можуть поліпшити його несуттєво.

4.5. Управлінський цикл: поняття, етапи. Підготовка, прийняття управлінського рішення та організація його виконання.

Термін “управлінський цикл” згадувався дещо раніше. Тепер прийшла черга детально розібратись з ним, оскільки вважливість його для управління важко переоцінити. Для з’ясування змісту управлінського циклу дуже важливим є поняття “рішення”, з якого необхідно і розпочати.

Поняття рішення багатозначне. Під рішенням розуміють знаходження певного варіанту дій і сам процес діяльності та її кінцевий результат.

Розглядаючи поняття “управління”, ми зазначали, що це діяльність особливого роду. Кожен вид діяльності має свою технологію, тобто певну послідовність виконуваних операцій.

Таку ж технологію має і управлінська діяльність, яка відома у науці під назвою управлінський цикл.

Управлінський цикл – повторювана сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління.

Щодо складу управлінського циклу, то у спеціальній літературі наводиться багато думок.

З точки зору болгарського вченого М. Маркова управлінський цикл складається з наступних етапів:

1. Мета.

2. Проблемна ситуація.

3. Управлінське рішення.

4. Очікуваний стан.

З точки зору Зеленевського Я. (Польща) управлінський (за автором організаційний) цикл складається з визначення мети, планування процесу діяльності, вишукування ресурсів і створення необхідної організаційно-технічної бази, реалізація, контроль.

З точки зору сучасної науки управління, структура управлінського циклу має наступний вигляд:

1. Формування мети;

2. Підготовка і прийняття рішення;

3. Організація виконання рішень (організація соціальної дії);

4. Аналіз результатів.

1. Формування мети. Ця процедура є початковою стадією управлінського циклу і охоплює кілька операцій – діагноз стану системи та керованого об’єкта; виявлення, усвідомлення та формування проблеми, постановка мети.

Діагноз стану системи управління дає змогу її керівникам та співробітникам виявити проблеми і формувати цілі діяльності з тим, щоб система мала функціонувати максимально ефективно.(Стосовно органів ДПС України це проявляється у постійному справлянні на середовище функціонування управлінських впливів, спрямованих на попередження і виявлення порушень податкового законодавства, що не можливо без діагностики об’єкту, уточнення цілей тощо.)

Проблема – це стан, що відображає відмінності між бажаним та дійсним станом системи, передбачуваними та реальними результатами її функціонування.

Проблемні ситуації виникають постійно внаслідок дії об’єктивних і суб’єктивних факторів. Наприклад, проблему у діяльності органів ДПС України можуть створювати суперечності або “білі плями” у податковому законодавстві, недостатня укомплектованість кадрами або неналежна їх кваліфікація тощо

Науково–обґрунтований аналіз достатнього обсягу вихідної інформації є базою для формування проблеми або проблем. Цей же аналіз дає можливість із загального обсягу вирішити головну проблему та сформувати пріоритетну мету діяльності органів ДПС України. Звичайно, одночасно аналізуються і враховуються всі реальні можливості її досягнення, насамперед наявні ресурси та внутрішні резерви системи. Мета повинна чітко відповідати вимогам законодавства та вимогам вищих органів управління.

2.Підготовка і прийняття управлінського рішення передбачає:

- висунення управлінських гіпотез;

- оперування інформацією;

- збирання, обробку, аналіз, оцінку управлінських гіпотез;

- підготовка (розробка) варіантів рішення;

- оцінка варіантів рішень, вибір оптимального варіанту;

- оформлення вибраного варіанту у вигляді проекту рішення;

- обговорення проекту рішення;

- погодження проекту рішення із зацікавленими особами;

- прийняття рішення (надання йому юридичної сили);

- доведення рішення до організаторів виконання та виконавців.

Управлінська гіпотеза – один з варіантів мети припустимої безпосередньої діяльності щодо розв’язання проблеми.

Суб’єкт управління може висунути безліч обґрунтованих гіпотез, з яких, як правило, прагнуть вибрати оптимальну.

Не можна визнати правильним зосередження уваги лише на одній гіпотезі, оскільки це призводить до висунення суб’єктивної, нереальної, недостатньо обґрунтованої мети управління.

Оперування інформацією – надзвичайно відповідальна стадія управлінського циклу, по суті, це інформаційно-аналітична робота. Тут та чи інша гіпотеза остаточно переводиться в ранг мети предметної управлінської діяльності.

Після обробки зібраної інформації, її аналізу, формування висновків та завдань, перевірки висунутих управлінських гіпотез переходять до розробки варіантів рішень, оцінки кожного з них і вибору оптимального. Складність завдання полягає у тому, що необхідно врахувати багато різноманітних факторів: економічних, політичних, психологічних, правових та інших. Як правило, увага активізується на найбільш істотному з них.

Зупиняючи свій вибір на певному варіанті рішення, суб’єкт управління не може бути впевнений, що його реалізація не зустрінеться з перешкодами та непереборними складнощами, передбачити які було неможливо. Як один з виходів може бути експериментальна перевірка.

Наступні стадії не передбачають великих особливостей і проявляються більш-менш виразно, залежно від характеру, складності, масштабності рішення, що приймається.

Стадія – прийняття рішення у більшості випадків означає підписання або затвердження його керівником (суб’єктом управління, тобто йому надається юридичної сили. Тому від суб’єкта управління, який має право прийняття такого рішення, незважаючи на узгодження інших зацікавлених суб’єктів, вимагається самостійного ретельного вивчення та аналізу проблеми.

Доведення до виконавців управлінського рішення – відповідальна стадія процесу управління, від якої залежить отримання виконавцем рішення у такому вигляді, у якому воно було прийняте суб’єктом управління. Суб’єкт управління вживає заходів щодо своєчасного, повного доведення свого рішення до виконавців, що створює передумови до ефективного його виконання.

Дата добавления: 2014-11-29