Функції соціального управління

Вдосконалення системи та механізму управління тісно пов’язане з раціоналізацією діяльності його апарату. Активна праця щодо вдосконалення управління не означає заперечення самого апарату управління, як якоїсь сили, що протидіє інтересам суспільства. Мова повинна йти про укріплення апарату управління шляхом усунення перекручень, що суперечать природі держави.

Вдосконалення управління охоплює комплекс заходів, що передбачають:

- уточнення функцій апаратів управління;

- зміну методів та форм управління;

- вдосконалення структури управління;

- впровадження обґрунтованих штатних нормативів;

- упорядкування управлінських процедур;

- підвищення продуктивності управлінської праці.

У комплексі таких заходів особливе місце посідає наукове обґрунтування та чітке визначення функцій апарату управління. Їх правильне уявлення, знання форм та методів виконання сприяє керівникам в успішному вирішенні питань щодо організації роботи підлеглих служб та співробітників.

У загальному розумінні “функція” означає обов’язок, призначення, коло діяльності, виконання тощо (за тлумачним словником).

Поняття «функція» у механізмі управління має дуже важливе значення і у науці управління є одним з основних.

Анрі Файоль, автор початкової розробки концепції процесного підходу, стверджував, що управління розглядається, як серія взаємопов’язаних дій. Ці дії, які кожна окремо є процесом, і називають управлінськими функціями. Сума управлінських функція складає процес управління. Згідно концепції процесного підходу на підприємстві існують шість груп функцій: технічні, комерційні, фінансові, охоронні, облікові та адміністративні.

Аналіз сучасної літератури з управління дає можливість навести сучасний перелік функцій управління: прогнозування, планування, аналіз, інформування, організація, розпорядництво, керування, контроль, мотивація, дослідження, оцінка, прийняття рішень, підбір персоналу тощо.Практично кожен автор наводить певний перелік функцій, які в тій чи іншій мірі може відрізнятися один від одного.

Важливе значення для більш глибокого уявлення про суть і зміст функцій управління має їх класифікація. На жаль дана наука не має чіткої, категоричної позиції. Автори поділяють функції на загальні та особливі, загальні та спеціальні, загальні та конкретні, основні та додаткові.

З нашої точки зору до нашої дисципліни найкраще підходить наступна класифікація.

Основні функції – функції, які відповідають призначенню тієї чи іншої соціальної системи. Вони індивідуальні для конкретної системи, що визначається своєрідністю об’єкта впливу, особливостями суспільних відносин, іншими словами – це функції системи управління.

На відміну від них загальні функції управління, іншими словами – функції процесу управління, призначені для упорядкування діяльності самої системи управління (системи державного органу) і передбачають різні види управлінської діяльності, яка здійснюється з метою забезпечення виконання основних функцій. Відносно основних, загальні функції управління носять вторинний, допоміжний характер. Будь-яка з функцій є відособленою, відносно самостійною часткою управлінської діяльності, продуктом процесу розподілу праці та спеціалізації в управлінні.

Віднесення до загальних функцій управління того чи іншого виду діяльності ґрунтується на використанні ряду критеріїв:

безпосередньої спрямованості даної діяльності на вирішення завдань управління;

неможливість здійснення без певного виду діяльності самого управління;

складність змісту виду діяльності, яка передбачає виділення ряду спеціальних для конкретної функції підходів управлінської діяльності;

наявність власної методології здійснення;

відносна самостійність виду діяльності.

На базі зазначених критеріїв до загальних функцій управління відносять: аналіз, прогнозування, планування, організація, регулювання, контроль.

У рамках єдиної для управління мети (забезпечення упорядкованості, узгодженості функціонування елементів системи) кожна з названих функцій має власне призначення, зміст та методи реалізації.

Аналіз – здійснюється на всіх рівнях управління, є обов’язковою умовою розробки управлінських рішень.

Прогнозування – функція, що дає керівнику інформацію про можливий майбутній стан системи та керованих об’єктів, передбачає вивчення її стану у минулому та в теперішній час.

Планування – передбачає, з метою послідовного розвитку системи, визначення стратегії системи, конкретних цілей наступної діяльності та засобів їх досягнення. Функція планування вирішує те, якою повинна бути мета організації і що мають робити члени організації, щоб досягти її. За своєю суттю, функція планування відповідає натри основні питання:

1.Де ми знаходимось па даний час? Керівники повинні оцінити сильні і слабкі сторони організації в таких важливих галузях, як фінанси, маркетинг, виробництво, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Все це здійснюється з мстою визначення, чого може реально добитися організація.

2. Куди ми хочемо рухатись? Оцінюючи можливості і загрози в оточуючому середовищі, такі, як конкуренція, клієнти, закони, політичні фактори, економічні умови, технологія, постачання, соціальні та культурні зміни, керівництво визначає, що може перешкодити організації досягненню цих цілей.

З.Як ми збираємось це зробити? Керівники повинні вирішити як в загальних рисах, так і конкретно, що повинні робити члени організації, щоб досягти виконання цілей організації.

За допомогою планування керівництво намагається встановити основні напрямки зусиль і прийняти рішення, які забезпечують єдність цілі для всіх членів організації. Іншими словами, планування - це один із засобів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрямок зусиль всіх членів організації для досягнення її загальної мети.

Планування в організації не є окремим одноразовим явищем через дві суттєві причини. 1) Хоч деякі організації перестають існувати після досягнення цілі, заради якої вони створювалися, багато з них намагаються продовжити своє існування якомога довше.

2) Друга причина, за якою планування повинно здійснюватись безперервно - це постійна невизначеність майбутнього. В силу змін в навколишньому середовищі або помилок в судженнях явища можуть розвиватися не так, як це передбачило керівництво при розробці планів. Тому плани необхідно переглядати, щоб вони узгоджувались з реальністю. Планування як функція менеджменту – це розробка змісту та послідовності дій, направлених на досягнення запланованих цілей управління.

Першим кроком у плануванні є розробка наступних цілей: внесення моменту організації діяльності, спонукання управлінців до погодження своїх щоденних дій з перспективними, контроль фактичних результатів роботи організації.

Основними принципами функції планування є: повнота (охоплення всіх напрямів діяльності організації), точність (кількісні та якісні показники дій), економічність (окупність затрат на планування), безперервність (зміни як у просторі, так і у часі), гнучкість (постійне коригування залежно від ситуації), масовість (залучення виконавців до розробки планів).

Основними методами планування є: метод послідовного опису операцій (у вигляді таблиць тощо), побудова графіків виконання (де передбачено строки виконання і виконавці), сітьове планування (графічне зображення послідовності робіт), метод робочого календаря (план на короткий період).

Плани класифікують за такими ознаками: предметами планування (цілей, засобів, процесів), строками планування (довгострокові, середньострокові, короткострокові, оперативні), масштабами планування (загальноорганізаційні, галузеві, проектні), сферами планування (фінансова, виробнича, персоналу тощо).

Основними видами планів є політика організації, обов’язкові документи, процедури, методи, правила, бюджет, програми, проекти, тайм-менеджмент.

Політика організації – це напрям розробки управлінських рішень менеджерами організації.

Обов’язковий документ – це вказівка, яка надходить в організацію ззовні, з вищих за ієрархією управлінських структур.

Процедура – це план багаторазового використання при досягненні цілей.

Метод – це типовий план дій, але більш деталізований, ніж процедура.

Правило – це принцип регулювання, вказівка, які обов’язково необхідно виконати або застосувати.

Бюджет – це план отримання результатів, які показані в кількісному цифровому вимірі, зокрема у грошових сумах.

Програма – це план одноразового застосування для прийняття спеціального рішення в межах загальних цілей організації.

Проект – це частина загальної програми для щоденної діяльності підрозділу в організації.

Тайм-менеджмент – це план менеджера найбільш ефективного використання особистого робочого часу та постійний контроль за його використанням.

Організація – функція, спрямована на формування в системі відповідних відносин, підтримання їх на відповідному рівні. Здійснюється за допомогою проектування організаційних структур, створення системи інформації, підбору. навчання та виховання кадрів, координування діяльності матеріального, технічного, фінансового та інших видів забезпечення.

Функція організації – це процес систематичного коригування багатьох завдань і взаємовідносин між людьми, що їх виконують.

Організація будь-якого технологічного процесу складається зі структурної організації та організації самого процесу.

Структурна організація – це процес визначення відповідальних за певну функцію в організації та перелік виконавчих органів, згідно з нормами керованості, її апарату управління.

Чисельність підлеглих, якими може ефективно керувати одна людина, залежить від можливостей менеджера, кількості його помічників, здібностей працівників, видів виконуваних робіт, їх стандартизації та розміщення робочих зон чи місць.

Організація процесу – це комплекс таких дій менеджера, як формулювання рішень, визначення необхідності ресурсів для виконання рішення, своєчасне доведення рішень до виконавців і контроль за виконанням рішень.

У великих організаціях для визначення відповідальності підлеглих керівник делегує їх повноваження.

Повноваження – це надання підлеглому обмеженого права використовувати ресурси організації та направляти зусилля співробітників на виконання відповідних завдань.

До основних повноважень належать лінійні, рекомендовані, паралельні, функціональні тощо.

Лінійні повноваження – це безпосереднє передавання керівником обмеженого права на розподіл ресурсів підлеглому.

Рекомендовані повноваження – це надання керівником права підлеглому проводити консультації лінійним керівникам за їх проханням.

Паралельні повноваження – це надання керівником права підлеглому відхиляти рішення лінійного керівництва з метою контролю лінійних повноважень.

Функціональні повноваження – це надання керівником права підлеглому як пропонувати, так і забороняти рішення лінійних керівників.

Делегування повноважень – це засіб, за допомогою якого керівники розподіляють між підлеглими багаточисельні завдання, направлені на досягнення цілей усієї організації.

Відповідальність (у контексті делегування повноважень) – це відповідальність підлеглого за результати виконання завдання перед своїм керівником. Вона настає тільки після передачі повноважень.

Регулювання – забезпечення оперативності управління, ефективності функціонування системи в умовах постійних зовнішніх і внутрішніх впливів на неї, передбачає розробку та організацію виконання оперативних управлінських рішень, їх корегування, навчання спеціалістів до дій в конкретних ситуаціях.

Контроль – функція, що оцінює виконану роботу та визначає шляхи підвищення її ефективності. Включає спостереження за діяльністю, зіставлення її результатів з діючими нормативно-правовими актами, а також вжиття заходів, спрямованих на усунення недоліків та порушень. Контроль – це процес, за допомогою якого керівництво організації визначає, чи правільні їх рішення і чи не потребують вони корегування, тобто змін у ту чи іншу сторону.

Процес контролю – це послідовність дій, яка складається із встановлення стандартів, виміру фактично досягнених результатів і проведення корегування у випадках суттєвого відхилення досягнених результатів від попередньо встановлених стандартів.

Функція контролю проводиться за допомогою попереднього, поточного і заключного видів. Попередній відбувається до фактичного початку робіт у процесі їх планування, поточний – під час проведення робіт і заключний – після проведених робіт. Останні два – за допомогою зворотного зв’язку.

Як і основні, так і загальні функції управління є об’єктивно необхідними видами діяльності, тобто вони не можуть бути вибрані добровільно, оскільки виходять з мети управління.

Разом з тим на відміну від основних функцій, склад і зміст яких повністю залежить від об’єктів впливу, загальні функції управління за своїм складом універсальні.

Загальні функції виконуються будь-яким суб’єктом незалежно від особливостей завдань, котрі вирішуються даною організацією, від її рівня та напряму діяльності. Звичайно на конкретний зміст цих функцій впливає специфіка об’єкта впливу, але цей вплив не змінює складу та основного змісту загальних функцій управління, які за всіх умов являються незмінними.

Дата добавления: 2014-11-29