Соціально-психологічна структура органів державної податкової служби

З точки зору управління, інформація – це комплекс необхідних відомостей (даних, знань) для успішного проведення аналізу, вироблення, формування, єдиного підходу для прийняття та організації виконання управлінських рішень, контролю та прогнозування, а також інших функцій соціального управління.

Вимоги, що ставляться до інформації в органах ДПС України, випливають з основних принципів інформаційних відносин, визначених Законом України “Про інформацію”: гарантованість права на інформацію, відкритість, доступність, повнота і точність, законність отримання, використання, поширення та зберігання.

Незважаючи на те, що обсяг, зміст, спрямованість потоків, терміни, інтервали циркуляції інформації в різних системах не є однаковими, існують загальні правила організації інформації, котрі передбачають чітке визначення:

обсягу вихідної інформації, необхідної для прийняття рішення;

переліку та форми інформаційних документів, у яких формулюється рішення;

засобів доведення вихідної директивної інформації до об’єкта управління та виконавців;

обсягу та виду інформації про хід та підсумки виконання рішення, що має подаватися органу управління з різних ділянок керованого об’єкта;

переліку суб’єктів, що передають інформацію, терміну, умови та засобів її передачі;

адресатів, кому спрямовується інформація, обсягу та асортименту її отримання від різних ланок суб’єкта управління, керівників різних рівнів;

шляхів та засобів забезпечення своєчасного отримання та надійності інформації, контролю за її проходженням, перевірки її вірогідності;

місця, методи, технічних засобів, працівників, визначених для роботи з інформацією, що надходить від об’єкта управління, способів її зберігання, переробки та використання;

переліку користувачів інформації;

переліку осіб, які на основі здобутої інформації можуть приймати нові рішення або коригувати попередні;

форм директивної, або регулюючої інформації, періодичності її передачі, термінів доведення її до виконавців.

Наведений перелік визначає ряд вимог, які визначають зрозумілість, придатність для використання, тобто комунікативність інформації. Як правило, комунікативність повинна передбачатися уже в самому повідомленні про управлінське рішення. Проте нерідко інформація актуалізується після прийняття рішення, як правило, його автором: керівник деталізує, роз’яснює свої вказівки або рішення для забезпечення найбільшого ступеня засвоєння інформації виконавцем.

Зрозуміло, адекватність справ та вчинків виконавців не забезпечується лише комунікативністю директивної інформації. Вирішального значення тут набуває здатність і готовність виконавців виконати рішення одночасно з наявністю у них необхідних засобів. Якщо рішення підготовлено на основі інформації, що враховує об’єктивні і суб’єктивні можливості виконавців, здійснюється оперативне регулювання дій об’єкта, облік і контроль, то таке рішення виконується, досягається адекватність інформації, яка міститься у рішенні, і тієї, що надходить від виконавців у формі доповідей, звітів, тощо.

Ефективність виконання рішення певною мірою досягається швидкістю збору, передачі, обробки інформації. Поява ЕОМ, розвиток інформаційних технологій дали значний поштовх для ефективності використання інформації. Виникла сфера людської діяльності, пов’язана із створенням та застосуванням систем обробки інформації, включаючи засоби обчислювальної техніки, їх програмне та математичне забезпечення – інформатика.

Органи державної податкової служби, які своєчасно оволоділи вичерпною інформа­цією, мають можливість досконало проаналізувати ситуацію та прийняти раціональне управлінське рішення.

Правова основа процесу збору та аналізу інформації, як складової в структурі процесу управління, несе в собі елементи юридичних, соціальних наук, основні положення загаль­ної теорії держави і права.

Отримання інформації з різних джерел, у т. ч. від громадськості (в письмових звер­неннях громадян, у засобах масової інформації, на особистих прийомах у керівництва, на WEB сторінках, від телефонних центрів, телефонів довіри, ін. та пропозицій від працівників органів ДПС всіх підпорядкованих органів ДПА України в електронному вигляді з наступним аналізом та редагуванням їх у законодавчу пропозицію, з визначенням пріоритетів прийняття нормативно-правових актів), дозволить Міністерству юстиції включити цю законодавчу пропозицію ДПА України в план нормотрворчої діяльності для затвердження КМ України чи прийняти управлінське рішення, якщо відношення врегульоване законодавчо.

Саме такий механізм дозволить оперативно визначити недоліки в існуючій нормативно-правовій базі, відреагувати на них шляхом надання податкових роз’яснень чи своєчасного внесення змін до законодавства, зменшить кількість колізій, суперечностей.

Стосовно органів ДПС України у сферу інформатики попадає діяльність щодо збирання, здобування, пошуку, переробки, видачі, використання, а також вивчення інформації, що циркулюється в органах ДПС.

Враховуючи зазначене можна дати визначення інформаційної структури – структури, що визначає відносне розташування джерел та здобувачів повідомлень у системі, склад та взаємозв’язки носіїв інформації, спрямованість та конфігурацію комунікаційних мереж.

До основних характеристик інформації відносять:

1. Цільове призначення інформації – передбачає чітке визначення мети, з якою збирається, передається, аналізується інформація.

2. Обсяг інформації, тобто сукупна кількість знаків, символів тощо.

3. Цінність інформації - переважно визначається своєчасністю її передачі, ступенем впливу на рішення, що приймається, та важливістю самого рішення.

4. Повнота інформації – визначається відповідністю обсягу до потреби в інформації певного змісту.

5. Надійність інформації – характеризується наявністю або відсутністю помилок в інформації, що передається.

6. Вірогідність інформації – ступінь відповідності інформації конкретному об’єкту або процесу.

7. Надмірність інформації – збільшення обсягів інформації понад визначені, які не спричиняють одержання додаткових нових відомостей.

8. Швидкість передавання і обробки інформації – визначається переважно швидкістю роботи систем та технічних засобів передавання інформації.

Потік інформації складається з повідомлень. Повідомлення – це форма подання інформації у вигляді текстів, графіків, таблиць, звукових символів, мови тощо.

Повідомлення цілеспрямовано передаються від джерела інформації до її споживача через інформаційні комунікації.

Повідомлення класифікуються за:

формою подання – документальні (текст, цифрові дані, магнітні записи) і недокументальні (мова, жести тощо).

Основною перевагою документальних повідомлень є можливість об’єктивної перевірки вірогідності інформації і довгострокового зберігання.

Документ – передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання та поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Передача інформації здійснюється шляхом пересилання носія інформації споживачу за допомогою релейного, телефонного, супутникового, радіозв’язку тощо. У даний час інтенсивно поширюється використання зв’язку на базі оптоволоконних засобів передачі інформації.

В органах ДПС для передавання інформації використовують телефон, радіотелефон, телефакс, телетайп, поштовий, супутниковий та фельд’єгерський зв’язок, промислове телебачення, локальні та корпоративну мережі.

Інформація, що використовується в органах ДПС, містить найрізноманітніші відомості як про стан дотримання податкового законодавства, так і про органи ДПС та їх підрозділи, сили та засоби, результати діяльності, а також дані про підприємства та фізичні особи, з якими вони співпрацюють.

Поряд з формальною структурою системи, яка відображається у функціональній, організаційній, інформаційній та інших структурах управління, існує комплекс взаємостосунків, який не відображається офіційною структурною схемою, яка, проте, впливає на успіхи організації для досягнення мети. Це соціально-психологічна структура, яка в загальному вигляді відбивається в системі взаємозв’язків, що виникають серед працівників на міжособовому рівні.

Необхідність розгляду соціально-психологічної структури системи управління - це прояв системного підходу, який вимагає вивчення явища, проблеми здійснювати з урахуванням його наступних взаємодій.

Управління є, в першу чергу, керівництво людьми. Врахування в управлінні психологічних факторів обумовлено тим, що об’єктивні закономірності розвитку системи визначають дії людей не безпосередньо, а лише відбиваючись у їх свідомості, впливаючи на думки та відчуття людей, на їх діяльність. Це зобов’язує враховувати в управлінні не тільки об’єктивні закономірності суспільного розвитку, але й закономірності суб’єктивного світу людей, психологію людини і групи, соціально психологічний клімат в цілій організації та малих неформальних групах. Саме тому представники школи “людських стосунків” спрямували зусилля на виявлення ролі стосунків у малих групах і стверджували про необхідність виявляти у практиці управління та використовувати соціально-психологічні особливості групи. Серйозну увагу вони приділяли, поряд з іншим, делегуванню відповідальності, ефективність якої повністю визначається вмінням використовувати можливості своїх підлеглих як колективу.

З урахуванням сказаного, - соціально-психологічні структура системи – це сукупність соціально-психологічних і моральних параметрів системи, які справляють істотний вплив на ефективність її функціонування.

До основних параметрів такої структури відносяться “колектив”, “неформальна група”, “людина”, “індивід”, “особистість”, “керівництво”, “влада”, “лідерство”, “конфлікт” тощо. Розглянемо основні з них.

Колектив – слово латинського походження (collectivus) і означає об’єднаний, соборний.

Із соціальної точки зору це:

об’єднання людей, які займаються спільною роботою, мають спільні інтереси;

об’єднання людей, що тимчасово, або постійно спільно виконують визначені завдання для досягнення поставленої мети;

один з осередків суспільства, який організаційно об’єднує людей на основі їх суспільної діяльності;

сфера життєдіяльності особи, де реалізується широкий спектр її здібностей, прагнень потреб та інтересів, де не тільки створюється сприяння розвиткові творчих сил людини, а й умови для їх реалізації.

Розвиток колективу проходить певні етапи, стадії його становлення – від первинних, чітко не сформульованих, до зрілих, високоорганізованих форм. Різним стадіям формування колективу відповідають певні особливості в методах і прийомах управління ним.

Нижчий рівень розвитку колективу характеризується несформованим ядром, меркантильною мотивацією його членів у спільній праці, відсутністю традицій та співвідношення потреб окремих осіб та колективу, існування значних розбіжностей між особистими, груповими і загальнолюдськими інтересами та рядом інших факторів, що стримують розвиток колективу.

Середній рівень розвитку колективу – слабко визначене ядро, яке залучає, організовує та керує участю інших членів колективу у виробничому процесі, паритет інтересів окремих членів колективу визначений не чітко.

Вищий рівень розвитку колективу – колектив має ядро, яке виступає носієм його традицій та етики. Воно залучає, організовує та керує участю інших членів колективу у виробничому процесі, а також всіма іншими важливими питаннями колективу. Показниками розвинутості є не тільки виробничо-економічні характеристики, а і рівень колективного самоврядування, гармонізації особистостей, колективістської свідомості і поведінки його членів, їх світогляд та інші морально-етичні якості.

Враховуючи специфіку системи органів ДПС України, для характеристики її соціально-психологічної структури слід розглянути і деякі інші категорії – неформальна група.

У будь-якому великому органі ДПС завжди можуть існувати групи співробітників, об’єднаних не тільки службовими зв’язками, а й спільними інтересами, смаками, схильностями – неформальні групи (мікрогрупи).

Дружні стосунки стимулюють продуктивність праці, служать непоганим фоном для розвитку і зміцнення колективу. Чим тісніше сходяться формальні і неформальні структури органу ДПС, тим ефективніше він функціонує, тим більше він керований.

Дж. Хоманс, соціолог із США, побудував модель для ілюстрації механізму функціонування неформальної групи: від керівника співробітники одержують службове завдання, виконуючи його постійно і щоденно, вони організовують взаємодію (систему конкретних поведінських актів) і тому між ними виникають певні симпатії або антипатії, сподівання, звички тощо. Чим частішою та інтенсивнішою є взаємодія, тим сильнішими стають взаємні почуття і навпаки. В результаті формується група доволі міцно згуртованих між собою людей. Виникають певні норми спільної поведінки, які акумулюють минулий досвід, високо цінуються людьми і виконуються нерідко з більшою старанністю, ніж формальні норми.

Створення таких груп доволі часто є реакцією на поведінку керівництва: недовіра, зловживання авторитарними методами тощо.

Виділяють три види стосунків між формальною організацією та її керівником і неформальною групою та її лідером:

- неформальна група та її лідер активно підтримують формальну організацію та її керівника, дорожать загальними інтересами та традиціями, службові обов’язки виконують з повною віддачею сил та енергії. Нерідко мотиви старанного та ретельного ставлення до служби діють через почуття симпатії до формального керівника. Таку формальну групу умовно називають активною. Якщо у структурі міжособових стосунків переважають активні неформальні стосунки, то керована система буде функціонувати найбільш ефективно;

- неформальна група та її лідер байдужі до офіційної організації, їх керівника та виконуваних нею функцій – нейтральна група. Нейтральний вид не завжди той, до якого слід прямувати, оскільки може свідчити про формальне відношення до службових обов’язків;

- неформальна група неприязно ставиться до офіційної структури – організації та її керівника. Як правило, лідер, член групи, ледве переносить офіційне керівництво з боку певної особи, не завжди відкрито, але намагається протидіяти їй, всі помилки в роботі органу пов’язуються з особистостями керівника та працівників, що його підтримують – протидіюча формальна група. Цей вид стосунків найбільш складний. Найпростішим вирішенням проблем може бути випровадження протидіючого неформального лідера. Це рішення може бути правильним, але не завжди, оскільки антагонізм у стосунках залишається і група висуне нового лідера. Більш привабливим може бути переорієнтація лідера та групи на взаємодію з офіційною структурою.

Велике значення у контексті питання, що розглядається, має розгляд термінів “керівництво, влада, лідерство” як елементів соціально-психологічної структури. Більшість людей не вбачають особливої різниці між ними, оскільки вважається, що керівна посада автоматично надає владу над підлеглими та лідерство у колективі. На практиці співвідношення цих трьох складових частин управлінського впливу різноманітна і визначається під впливом організації, особистими якостями керівника та працівників тощо.

Керівництво – полягає у праві конкретної особи, що обіймає певну посаду у системі, давати офіційні доручення підлеглим і вимагати їх виконання. Діапазон керівництва залежить від статусу керівника, тобто чи є він єдиноначальником, чи особою, що очолює колективний орган управління.

Для виконання функцій керівника, останньому потрібно мати владу, тобто можливість впливати на поведінку інших. Керівний вплив і влада залежить від особистості, на яку спрямовано цей вплив, ситуації, що склалася та від якостей керівника. Є люди, для яких влада керівника поширюється на всі їх вчинки, як на роботі, так і поза нею, інші визнають владу керівника тільки на роботі.

Особливого значення владним повноваженням надає положення керівника в ієрархії. Щодо окремої людини, то найбільший вплив звичайно справляє керівник.

Розрізняють шість форм влади керівника:

- влада, що ґрунтується на примусі, суть її полягає у наявності у керівника засобів покарання підлеглого;

- влада, заснована на винагороді, тобто у центр впливу на свого підлеглого керівник ставить винагороду;

- влада прикладу, тобто особисті якості керівника настільки привабливі для підлеглого, що останній прагне їх набути;

- законна влада – ґрунтується на переконанні підлеглого у праві керівника віддавати вказівки, які той зобов’язаний виконувати;

- експертна влада - ґрунтується на впевненості підлеглого про наявність у керівника спеціальних знань, що дають змогу задовольнити суттєві потреби підлеглого;

- харизма – влада, побудована на особистих якостях лідера.

Лідерство – один з механізмів інтеграції групової діяльності, коли індивід, або частина групи об’єднує, спрямовує дії всієї групи. Цей статус характеризується ставленням, в основі якого лежать довіра, авторитет, визнання високого рівня кваліфікації, готовність підтримувати в усіх починаннях, особисті симпатії, прагнення переймати досвід.

Сучасне управлінське мислення потребує, щоб керівництво людьми здійснювали начальники, які поєднували б формальне та неформальне лідерство. Лідери мають, як правило, ряд чітко виявлених властивостей:

- спосіб життя лідера передбачає тісне поєднання кар’єри і особистого життя;

- ніколи не зупиняється у своєму розвитку, здібність, честолюбність, талант, знання стимулюють лідера до подальшого розвитку і вдосконалення;

- вбачає своє покликання у застосуванні успадкованих здібностей та набутих навичок, розуму, знання, таланту як способу самореалізації в керівництві іншими людьми.

Для більш повного з’ясування місця і ролі керівника у соціально-психологічній структурі необхідно мати чітке уявлення про такі елементи, як авторитет і типи керівництва.

Авторитет – це складне поняття, яке охоплює ряд елементів:

- знання керівником своєї справи;

- творча спрямованість мислення і самостійність вчинків;

- індивідуальність;

- рівень загальної культури (мова, уміння висловлювати думки, давати чіткі вказівки, вміти слухати підлеглих, мати почуття такту тощо).

Тип керівництва – це непорушна думка керівника відносно того ступеня свободи, який має бути наданий підлеглим у підготовці рішень. Цей ступінь може змінюватися.

Однією з популярних класифікацій типів керівництва розроблене Р.Лекертом і включає чотири їх типи:

Авторитарний (жорстка диктатура) – абсолютне диктаторство, керівник вирішує що добре, а що погано, правильними вважаються стосунки, коли підлеглі беззастережно виконують вимоги керівника. До такого типу керівництва найчастіше вдаються керівники з недостатнім рівнем кваліфікації або з гіпертрофованою думкою про власні здібності. Проте ряд працівників добре сприймають такий тип керівництва.

Доброзичливий авторитарний тип – керівник турбується не тільки про успішне виконання службових завдань, але і про благополуччя підлеглих. На перший план висувається виконання поставлених ним завдань. Прийняття підлеглими самостійних рішень обмежене, проте ставлення до підлеглих як до рівних. Керівник не підкреслює своєї значущості і становища, не вказує підлеглим на їх місце. Ні у кого не виникає питання про те, хто є істинним господарем становища.

Довірчий – керівник пропонує підлеглим курс дій, чекає від них чесного ставлення, залишає можливість для висунення альтернатив. При цьому кожен на має рівне право голосу. Рішення керівником приймається одноособово, навіть якщо воно базувалося на порадах підлеглих, одночасно з відповідальністю.

Колегіальний – підлеглі залучаються до процесу підготовки рішення. Пропозиції керівника і підлеглих розглядаються нарівні і обирається оптимальне рішення. Керівник не демонструє влади, приймає рішення, запропоноване колегіально, навіть якщо воно не збігається з його власним.

Слід зазначити, що найкращого типу керівництва не існує. У кожному конкретному випадку тип визначається рядом факторів: особисті якості керівника та підлеглих, специфіка керованої системи, тип керівництва безпосередньо у начальника, традиції управління у даній організації. Тип керівництва повинен бути стабільним і гнучким. Слід усвідомлювати, що підлеглих цікавить не кількість рішень, а вплив рішень на їх інтереси, тобто управлінське рішення поряд з виконанням службових завдань повинно враховувати і інтереси виконавців.

Дата добавления: 2014-11-29