Злиття документів

Створення нового шаблону

Створення шаблону на основі існуючого шаблону

Створення шаблону на основі існуючого документу

Створення документа на основі шаблону

1. Меню Файл, Создать …

7. Перейти на потрібну вкладку, вибрати шаблон.

8. Залишити радіокнопку навпроти слова документ, кнопка ОК.

9. Виділити текст, який потрібно замінити і ввести свій текст, використовуючи стилі, вибираючи їх із списку на панелі Форматування.

10. Зберегти створений документ: надати йому ім’я, вибрати диск, папку.

1. Меню Файл, Открыть…, якщо потрібно ввести зміни.

2. Меню Файл, Сохранить как… в поле Тип Файла установити Шаблоны документа, залишити папку Шаблоны або вибрати будь яку підпапку, кнопка Сохранить.

1. Меню Файл,Создать …

2. Перейти на потрібну вкладку, вибрати шаблон.

3. Встановити радіокнопку навпроти слова шаблон, кнопка ОК.

4. Внести зміни у запропонований шаблон.

5. Зберегти шаблон під новим іменем:

Меню Файл,Сохранить как …, ввести ім’я, кнопка Сохранить (папка Шаблони встановлюється автоматично, якщо потрібна інша папка, встановіть її).

1. Меню Файл, Создать …

2. Вкладка Общие, шаблон Обычный, встановити радіокнопку навпроти слова шаблон, кнопка ОК – відкривається вікно, заголовок якого, наприклад Шаблон1.

3. Ввести та оформити текст. В текст можна вставляти поля Word (поля підстановки, поля форми):

Вставка поля Word:

- Меню Вставка, Поле …, вибрати категорію (наприклад Дата и время) і поле (вибрати орієнтуючись на описання), кнопка ОК.

Вставка поля форми:

- Меню Вид, Панель инструментов, виставити прапорець навпроти Форми;

- кнопка для додавання поля;

- кнопка для установки параметрів.

4. В полі Текст по умолчанию ввести необхідний текст, зробити інші потрібні установки, кнопка ОК.

5. Зберегти новий шаблон:

Меню Файл, Сохранить как…, ввести нове ім’я, кнопка Сохранить.

За допомогою команди

- Меню Сервис, Слияние

можна створити основний документ і файли даних для друку стандартних листів, підписувати конверти, друкувати поштові наклейки з адресами.

Загальний план:

1. Створити або відкрити основний документ.

2. Створити або відкрити джерело даних.

3. Вставити в основний документ поля злиття.

4. Злити основний документ і джерело даних.

Підготовка листів

Докладний план:

1. Закрити всі відкриті документи.

2. Виконати одне із наступних дій:

Якщо основний документ відсутній:

- Меню Файл, Создать.

- документ – вивести на екран пустий документ або документа основі шаблону Письма.

Якщо основний документ вже існує:

- Відкрити документ.

- Меню Сервис, Слияние.

- Розділ Основной документ (1), кнопка Создать, Документы на бланке,Активное окно.

- Розділ Источник данных (2), кнопка Получить данные, створити джерело даних або відкрити його, якщо джерело даних було створене раніше, видалити зі списку непотрібні поля або добавити свої (в іменах полів не можна використовувати пробіли),

- Кнопка ОК.

- Зберегти створене джерело у файл – вибрати папку, надрукувати ім’я файлу, кнопка Сохранить.

- Кнопка Правка источника данных, заповнити картки на кожного адресата. Після кожної карточки кнопка Добавить. Після останньої карточки – кнопка ОК.

Вставка поля злиття в основний документ:

- надрукуйте лист, у тому місці, де потрібно вставити поле злиття, „кликніть” на кнопці Добавить поле слияния на панелі інструментів Слияние, вибрати зі списку ім’я поля.

- Продовжуйте написання листа до наступного поля злиття.

- Вибрати зі списку поле злиття і т.д.

- Меню Файл, Сохранить как…, надрукувати ім’я файла.

Об’єднати документ і дані можна двома способами:

- на п анелі інструментів вибрати Слияние в новый документ (створюються форми листа для кожного адресату) або Слияние при печати (відразу на принтер).

- Меню Сервис,Слияние, Объединить (3).

- Отбор записей для вибору записів, які повинні приймати участь в злитті.

- Назначение – куди відправити результати злиття: на принтер чи новий документ.

Дата добавления: 2014-12-07