Документаційне забезпечення процесу проектування і системи управління персоналом

При проведенні проектних робіт щодо створення чи удосконалення системи управління персоналом розробляються відповідні документи:

- техніко-економічне обгрунтування (системне обстеження стану виробництва і управління, системний аналіз стану виробничої системи, системний аналіз стану системи управління, розрахунок техніко-економічних результатів, експертиза і затвердження техніко-економічного обгрунтування)

- завдання на оргпроектування (формулювання результатів аналізу стану виробництва і управління, вимоги до побудови системи управління і змусту загального робочого проекту, розробка пропозицій по удосконаленню системи управління, коригування техніко-економічних результатів, вимоги до організації, експертиза і затвердження завдання)

- організаційний загальний проект (розробка проекту спеціалізації і заходів по удосконаленню виробничої системи, розробка заходів по удосконаленню функціональних підсистем, те ж по цільовим підсистемам, те ж по підсистемі лінійного керівництва, те ж по підсистемам забезпечення, коригування завдання на проектування, розрахунок економічного ефекту, експертиза і затвердження загального проекту)

- організаційний робочий проект (підбір комплексу методичних і нормативних документів на робоче проектування, розробка проектної документації на систему у цілому, те ж по функціональним підсистемам, те ж по цільовим підсистемам, те ж по підсистемам забезпечення, розрахунок економічного ефекту, експертиза і затвердження загального проекту)

Кожна підсистема роботи з персоналом передбачає вирішення цілого ряду завдань і також розробку відповідних документів. Загальний зміст системи управління персоналом і відповідні документи можна подати у таблиці 8.

Таблиця 8. Загальний зміст системи управління персоналом

№	Підсистеми (напрями).	Зміст роботи по даному напряму.	Основні документи, форми та інше.
1.	Підсистема відбору персоналу.	- Визначення потреб організації в кадрах. - Розробка критеріїв для відбору працівників в підрозділи організації. - Розробка процедур відбору нових працівників. - Підготовка і затвердження положення, яке відображає процедуру відбору.	- Штатний розклад підрозділів організації. - Положення, яке включає опис основних функцій підрозділів організації. - Посадові інструкції працівників. - Форма заявки підрозділів організації та заповнення вільних вакансій. - Форма анкети для одержання первинної інформації про кандидата. - Затверджене положення про систему відбору нових працівників для роботи в організації, яке включає опис основних методів відбору, що використовуються, форми реєстрації проведеної роботи (журнали, бланки і ін.) і механізм контролю ефективності діяльності системи.
2.	Підсистема адаптації працівників в організа- ції.	- Підготовка правил поведінки в організації, які містять інформацію про організацію і про прийняті в ній стандарти поведінки працівників. - Програма введення працівників в організацію. - Програма закріплення кадрових працівників.	- Довідник для працівників організації. - Письмові рекомендації підрозділів про те, як реалізувати процедуру введення нових працівників в організацію. - Затверджена програма по закріпленню в організації кадрових працівників. - Положення, яке описує порядок роботи по адаптації нових працівників.
3.	Підсистеманавчання персоналу.	- Програма навчання для: - а) новачків - б) керівників - в) постійного персоналу - г) резерву на керівні посади	- Затверджені програми навчання по кожному із напрямків.
4.	Підсистемаоцінки результатів роботи персоналу.	- Розробка стандартів діяльності для основних категорій працівників (що вважається прийнятний результатом роботи). - Розробка процедур щомісячної оцінки робочих результатів керівників і персоналу. - Проведення атестації керівників.	- Документи, що містять розроблені стандарти виконання роботи для основних категорій працівників. - Положення про проведення атестації керівників і спеціалістів. - Форма і бланки, що пов’язані з атестацією - Форми індивідуальних планів і звітів керівників про їх виконання. - Письмові звіти керівників про робочі показники підлеглих за попередній період.
5.	Підсистема інформаці-йного забезпечен-ня праці-вників в організації.	- Розробка механізмів інформування працівників про цілі організації, про стан справ в організації, про перспективи посадового і професійного росту та ін. - Розробка механізмів забезпечення працівників інформацією, яка необхідна їм для виконання своєї роботи.	- Програма інформаційного забезпечення працівників. - Затверджений порядок забезпечення персоналу організації інформацією, необхідною для виконання роботи. - Положення про систему інформування персоналу. - Стандартні форми для забезпечення працівників інформацією, необхідною для виконання своєї роботи.
6.	Підсистемаперіодич-ного контролю задоволе- Ності персоналу своєю роботою, аналіз причин плинності кадрів.	- Проведення анкетних опитувань і інтерв’ю з працівниками, для виявлення їх задоволеності робочими умовами. - Проведення опитувань працівників, що звільнюються.	- Стандартні анкети і анкети, що підготовані для конкретних опитувань. - Плани досліджень. - Звіти про результати проведених досліджень.
7.	Підсистема соціальної захищеності працівників.	- Організація харчування працівників. - Створення умов для відпочинку персоналу під час перерв в роботі. - Розробка системи пільг для працівників організації. - Медичне обслуговування.	- Узгоджені принципи і стандарти по вирішенню соціальних питань, які записані у відповідних документах (план, програма, політика в області управління персоналом). - Відповідна фінансова звітність.
8.	Підсистема посадового і професій-ного росту.	- Розробка критеріїв, методів і процедур для виявлення перспективних працівників. - Розробка і впровадження системи посадового і професійного росту для працівників. - Формування резерву на висунення на керівні посади.	- Затверджена система посадового і професійного росту робітників. - Списки резерву на керівні посади та ін. - Стандартні форми, які використовуються для формування резерву.
9.	Підсистема стимулю-вання праці.	- Періодична оцінка за допомогою опитування стану важливих факторів, які впливають на відношення працівників до своєї роботи (зарплата, умови праці, стосунки з керівництвом і перспективи, що зв’язані з роботою в організації та ін.)	- Результати проведених опитувань. - Бланки грамот, дипломів та інших документів, які використовуються при моральному заохочені працівників. - Оцінка робочих показників персоналу по підсумкам роботи за місяць.
10.	Підсистемапідвищення рівня співробіт-ництва працівників і керівни-цтва.	- Введення в практику урочистого нагородження працівників, які відзначилися. - Святкування особливих дат та ін. - Розробка процедур і механізму регулярного інформування працівників про результати роботи організації.	- Відповідні плани заходів. - Інформаційні матеріали, які відображають результати роботи організації. - Чітке описання основних процедур, призначених підвищувати рівень прихильності працівників до своєї організації.
11.	Підсистема керівництва правовою роботою організації.	- Розробка документів правового характеру. - Юридична допомога персоналу і керівництву організації. - Розробка і виконання заходів по підвищенню трудової дисципліни. - Розробка контрактів і трудових договорів.	- Нормативні матеріали правової діяльності організації. - Діючі законодавчі акти. - Посадові інструкції. - Положення про трудову дисципліну. - Контракти, трудові договори. - Позови.