Основи роботи з табличним процесором

ЗМ 5. Лекція

СЕМЕСТР 1. МОДУЛЬ 2.

Прийоми створення електронних документів за допомогою текстового процесора.

ЗМ 4. Лекція

Ділова переписка — це невід'ємний елемент в роботі багатьох людей. Діловий лист чи лист до друзів або родичів можна написати за допомогою програми Word. Автоматизувати процес створення ділового листа дає змогу засіб Майстер листів.

Фрагментом тексту називатимемо символ, слово, речення один чи декілька абзаців. Над фрагментом тексту визначені такі основні дії: копіювання в буфер обміну (Copy), вирізання в буфер обміну (Cut), вставляння з буфера обміну (Paste), вилучення з тексту (Delete), вирівнювання, перетворення символів: збільшення, зменшення, завдання вигляду написання (товстий, курсив, підкреслений та їхні комбінації) тощо.

Буфер обміну, як вам відомо, призначений для зберігання фрагмента тексту з метою його копіювання чи переміщення як у межах документа, так і в інші документи.

Буфер обміну в більшості програм є одномісний — занесення у нього іншого елемента витирає його попереднє вмістиме. У програмі Word буфер є дванадцятимісним.

Виділений (вибраний) фрагмент тексту копіюють у буфер обміну одним із трьох способів:

· командою Копіювати з меню Редагувати;

· натисканням на кнопку Копіювати стандартної панелі;

· комбінацією клавіш Ctrl+Insert (або Ctrl+C, якщо програма налаштована на цю комбінацію).

Вміст буфера обміну можна вставити в текст у місце, де є курсор, одним із трьох способів:

· командою Вставити з меню Редагувати;

· натисканням на кнопку Вставити стандартної панелі;

· комбінацією клавіш Shift+Insert (або Ctrl+V).

Виділений фрагмент можна перемістити з тексту в буфер обміну також одним із трьох способів:

· командою Вирізати з меню Редагувати;

· натисканням на кнопку Вирізати;

· комбінацією клавіш Shift+Del (або Ctrl+X).

Виділений фрагмент вилучають з тексту, не заносячи в буфер обміну, натисканням на клавішу Del.

Електронні таблиці — це клас прикладних програм для опрацювання інформації, поданої в табличній формі. Вони дають змогу виконувати математичні розрахунки, робити необхідні текстові пояснення, робити графічні ілюстрації до математичних розрахунків.

Перша програма електронних таблиць VisiCalc була створена у 1979 році Дж. Брикклином. З тих часів з’явилося багато програм цього типу. Наприклад, Lotus 1-2-3, Super Calc, Quattro Pro та інші. Але лідером серед них є програма Excel корпорації Microsoft, яка входить до складу пакета Microsoft Office. А на Україні та в Росії Excel єдина електронна таблиця, яка реально використовується для операційної системи Windows.

До появи у 1979 році існували дві можливості автоматизації математичних обчислень — це використання калькулятора та складання програм для ЕОМ.

Недоліки такі: на калькуляторі багато ручної праці та обмеженість кількості операцій, а програмування потребувало багато часу та грошей.

Електронні таблиці ввібрали в себе преваги швидкого обчислення як на калькуляторі без попереднього програмування, так і велику кількість математичних операцій не тільки з константами, але із змінними, як при програмуванні на комп’ютерах.

При використанні електронних таблиць від користувача не потрібно мати фах у програмуванні та витрачати час на складання програм.

Завдяки наявності великої кількості математичних функцій Excel може задовольнити потреби будь-якого користувача. Цим пояснюється його популярність.

Ось неповний перелік можливостей Excel:

Ø велика кількість обчислювальних функцій (математичних, статистичних, фінансових, текстових, логічних, дата час, інженерних).

Ø засоби яскравого оформлення таблиць.

Ø ділова графіка, яка дає змогу відображати отримані результати у вигляді діаграм.

Ø можливість переміщення даних з одного додатка Windows до іншого. Наприклад, в Excel з текстового редактору Word, та навпаки.

Ø зручні засоби друкування таблиць та діаграм.

Якщо у користувача є потреба, він може запрограмувати власні алгоритми обробки за допомоги вбудованої в Excel мови програмування Visual Basic for Application (Візуальний бейсік для додатків).

Прикладом застосування мови VBA може бути

Ø створення додатків для швидкого виконання послідовності дій, що часто застосовується (якась таблиця, яку періодично треба створювати та заповнювати даними).

Ø утворення нової часто вживаної нестандартної функції.

Ø створення програмного модуля (обробки, гри, редагування, тощо).

Для зручного написання програм VBA має рекордер, який перекладає усі виконувані вручну послідовності в Excel на мову VBA.

1.2. Основні елементи електронних таблиць.

Отже, електронна таблиця (ЕТ) — це програма, призначена для опрацювання даних, наведених у вигляді таблиці бухгалтерського, економічного чи статистичного характеру, а також для автоматизації математичних обчислень.

ЕТ складається з клітинок (комірок, чарунок), що утворюють рядки і стовпці. Стовпці таблиці позначені буквами (А, В, С,..., Z, АА, АВ,..., AZ, ВА,...), а рядки цифрами (1, 2,...). Кожна клітинка має адресу, наприклад, А1 — адреса лівої верхньої клітинки. Стовпців може бути до 256, а рядків до 65536.

Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблиця міститься на робочій сторінці (аркуші). Сторінка має назву, наприклад, Лист 1, яка відображена на бірці внизу екрана. Декілька робочих сторінок утворюють робочу книжку, Книжка зберігається у файлі з розширенням xls (у випадку використання програми MS Excel).

У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати, а також формули для дій з даними. Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних.

Щоб виконати якусь дію над клітинкою чи її даним, клітинку потрібно виділити (вибрати, активізувати). Це роблять за допомогою клавіш зі стрілками або миші. Активна (виділена) клітинка має рамку з маркером, який є у правому нижньому куті. З нею можна виконувати дії, визначені в основному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, скопіювати чи перемістити дане в буфер обміну, очистити клітинку, відформатувати дане чи клітинку, вставити примітку.

Виділяти можна не лише одну, але й декілька клітинок (рядків чи стовпців).

Щоб ввести в клітинку дане, її виділяють, набирають дане на клавіатурі і натискають на клавішу вводу або на клавішу Tab. Під час введення дане можна редагувати. Введений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого.

Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе пропадає.

Якщо в клітинці вже є дане і його треба відредагувати, то клітинку вибирають і користуються одним із двох способів:

1) двічі клацають мишею;

2) натискають на клавішу F2.

Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна командами з меню: Редагувати => Очистити => Все.

Екран Excel схематично зображено на рисунку 1.1.

Рис 1.1. Основні елементи електронних таблиць.

Заголовок містить назву додатку та ім’я робочої книги.

Головне меню — дев’ять підменю: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.

Панелі інструментів використовуються для швидкого вибору команд.

Електронна таблиця — основа будь-якого табличного процесора. За прийнятою в Excel термінологією, вона називається робочим аркушем, або просто аркушем.

Сукупність аркушів, розміщених в одному файлі, називають робочою книгою. По замовченню аркуш в Excel називається “Лист1”. Аркушам можна давати будь-яке ім’я довжиною до 31 літери крім *: / \? [ ]. Аркушів у Excel може бути 255. По замовченню відображається три. Щоб змінити ім’я, вилучити, додати, копіювати, перемістити аркуші зручніше за все користуватися правою кнопкою мишки.

Дата добавления: 2014-12-07