Понятие документооборота

Требования к структуре и содержанию теста служебных документов

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументи­рованную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.

Содержание и структура текста документа строятся в зависи­мости от функционального назначения (вида) документа. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунк­туации, в официально-деловом стиле.

Текст документа может быть представлен в форме сплошного
связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лек­сически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распоряди­тельных документов.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже; показате­ли могут быть выражены цифрами.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста*: вертикальный - графы и горизонталь­ный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таб­лица печатается более чем на одной странице. Заголовки и подзаголов­ки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух основ­ных частей. В первой части указывается основание составления доку­мента, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоря­жения или просьбы. Вводная часть в документе иногда может отсутствовать.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обоснова­нии, текст может содержать одну заключительную часть: приказы и указания - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.

Тексты документов большого объема (доклады, отчеты, поло­жения, инструкции) могут делиться на разделы, подразделы и пункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы и подразделы долж­ны иметь заголовки, отражающие существо их содержания. Номер раз­дела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3 и т.д., номер подраздела - из двух чисел (1.1; 1.2), т.е. из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой. При более мелком делении текста со­храняется тот же принцип.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКА­ЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллеги­альности (постановления, решения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЕТ).

В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛА­ГАЕМ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содер­жание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание, подтвержде­ние фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключе­ние, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: старший ин­спектор имеет право; комиссия установила; институт разработал; в со­став объединения входят...).

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (например: считаем целесообразным включить в план; направляем заключение).

В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: предлагаю направить, считаю необходимым).

При ссылке в тексте на другие документы указываются их точ­ное наименование и дата издания.

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставля­ются в установленном месте бланка или перед заголовком документа.

В случае, когда направляется напоминание об ускорении ответа на ранее посланный запрос, кроме ссылки на номер и дату этого запроса, указывается краткое содержание.

Не допускается произвольное сокращение, кроме общеприня­тых, наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.

При составлении телеграмм текст их следует излагать в сжа­том виде, избегая союзов и предлогов, сокращений, переноса слов, ис­правлений; текст телеграммы не должен превышать 250 слов.

При систематическом составлении документов по однотипным
вопросам целесообразно использовать трафаретные тексты документов,
в которые в каждом конкретном случае вносятся необходимые добавле­ния.

Письма вышестоящих органов доводятся до подведомственных
организаций без изменения их текста при сопроводительном письме
Банка или в изложении.

Ответственность за содержание, правильную подготовку и
оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших,
завизировавших и подписавших документ.

Текст документов излагается, как правило, от третьего лица
единственного числа либо от первого лица множественного числа.

От первого лица единственного числа излагается текст правовых ак­тов, издаваемых на основе единоначалия (распоряжения, приказы и т.п.), а также документов, исходящих от конкретного лица (заявления, докладные записки и т.п.).

В правовых актах коллегиальных органов используется форма изло­жения текста от третьего лица.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприя­тий) помещаются в информационных документах, как правило, в конце
предложения, в распорядительных актах - как правило, рядом с глаго­лом или отглагольным существительным, через которые передается
предписываемое действие.

Например: "Деканату ф-та естественных наук представить к 10 июня 2006 года графики...»

Терминология документа должна соответствовать установлен­ной законодательными и другими нормативными актами. К терминам,
которые могут быть не понятны адресату, а применение их в тексте
документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках).
Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, стандартами, в частности, допуска­ются общепринятые сокращения наименований федеральных и террито­риальных органов власти.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным их уставами, по­ложениями. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует расшифровывать. Наименование должности допускается сокращать только в тексте документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не
допускаются. В тексте документа инициалы, как правило, располагаются
после фамилии, в реквизите "подпись" инициал имени ставится перед фамилией.

При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах и вы­писках инициалы следует располагать после фамилий. Перечисления в тексте выделяются с абзаца без проставления дефиса.

Глава 4.Понятие о документообороте предприятия

Под документо­оборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получе­ния (создания) и до момента завершения исполнения указанных до­кументов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять в документообороте предприятия три самостоя­тельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока: внутренние документы, исходящие документы и входящие. Указанные потоки формируются в процессе целенаправлен­ного и организованного перемещения между структурными подразделениями, должностными лицами предприятия, а также дру­гих предприятий.

Выделяют документооборот внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пре­делы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) предприятия, функ­ционирующей на правах самостоятельного структурного подразделе­ния. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом спе­цифики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осу­ществляет управление документационными потоками, а также их опти­мизацию.

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами. Соответствен­но, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содер­жание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.

Дата добавления: 2014-12-27