Общие положения при создании бланков

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа явля­ется отметка (колонтитул), проставляемая в правом ниж­нем углу каждой страницы документа и содержащая наи­менование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Глава 3. КОНСТРУИРОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве россий­ских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их пи­сали каллиграфы и они заготовлялись впрок "для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников".

Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии. В это время бланки использовались только для переписки, они включали наи­менование учреждения, одного или нескольких структурных подразде­лений, место для даты и регистрационного индекса, местонахождение учреждения. Адрес учреж­дения - автора документа в бланке не помещали. Внедрение в практику делопроизводства бланков избавило служащих от необходимости мно­гократно переписывать одни и те же сведения об учреждении. В это же время начинают создаваться бланки, содержащие обозначение долж­ности автора управленческого документа, которые в настоящее время принято называть должностными.

Согласно терминологическому стандарту, бланк документа - это "на­бор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменно­го документа." Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяю­щие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) ос­новное внимание естественно уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начерта­ние шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам склады­вается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престиж­ности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стре­мятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созда­нию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Анализ бланков современных организаций различных форм собствен­ности позволяет сделать вывод о значительной и зачастую не оправ­данной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организа­ции, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызыва­ют недоверие к документу из-за невозможности идентификации органи­зации-автора, недостатка справочной информации.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

- указывается только сокращенное наименование организации - ав­тора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсут­ствует определение организационно-правовой формы;

- организационно-правовая форма указана не полностью, или не
соответствует законодательно закрепленным формам, например: часто
пишут АО, не уточняя тип акционерного общества;

- надписи бланка сделаны на двух языках (например, русском и
английском), но содержат различную информацию об организации, что
затрудняет идентификацию автора;

- бланк "украшает" рисунок, который можно принять за эмблему, но
он таковой не является;

- бланк не содержит справочных данных об авторе, его местона­хождении; содержит их в минимальном объеме или они не соответству­ют данным о государственной регистрации организации;

- реквизиты бланка расположены произвольно, не соответствуют по
своему составу требованиям государственного стандарта;

- пестрота в оформлении: перенасыщенность излишними элемента­ми - линии, штрихи, вензеля, другие "художественные" украшения;

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по об­разцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные
традиции оформления документов и уместно только для совместных
предприятий. Рис.

Бланк придает информации официальный характер. Применение блан­ков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, уп­рощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Дли изготовления бланков в основном используют два формата бу­маги: А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм) Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Мень­ший формат предназначен для документов, текст которых имеет неболь­шой (до семи строк) объем, использовать для таких документов формат А4 нерационально. Кроме того, ГОСТ Р 6.30-97 допускает использова­ние для изготовления бланков форматов A3 (297x420 мм.) и А6 (105х148мм) Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60⁵, они совпа­дают со стандартом Международной организации по стандартизации.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей:

левое - не менее 20 мм,

правое и нижнее - не менее 10 мм,

верхнее - не менее 20 мм.

По рекомендациям государственного стандарта Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов фасками насыщенного цвета.

Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером. Наиболее старым и распрост­раненным способом изготовления бланков является, как уже отмеча­лось, типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших органи­заций, где не создается большое количество документов. Компьютер­ная форма бланка может быть легко изменена при изменении справоч­ных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, так как не возника­ет ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) дос­таточно просто.

При печати бланков, как правило, используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации" допускается печа­тать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбира­ют в зависимости от" длины" (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Государственным стандартом предусмотрено расположение рекви­зитов на бланках в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и вы­равнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73x88 мм в левом углу листа и вы­равниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площа­ди. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции и др.), адресования (в письмах, докладных записках), а также написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) делается при разработке бланка.

На бланках документов органов власти Российской федерации, а так­же на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Россий­ской Федерации. Изображение Государственного герба на бланках до­кументов регламентировано Положением о Государственном гербе Рос­сийской Федерации, утвержденным Указом Президента России от 30.11.93. Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угло­вом расположении реквизитов над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товар­ный знак, а также символическое графическое изображение - эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров", принятым в 1992 г. Помещение на бланке товарного знака не исключает наименования организации, не допускается и замена наименования организации - автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Наименование организации - автора документа печатается на бланке сначала полностью, затем сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого об­разована и действует данная организация. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны указывать на своих бланках их наименования. Допускается указание наименова­ния вышестоящей организации только в сокращенном виде, но оно так­же должно соответствовать официально принятому.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на бланке на двух языках - русском и национальном. Наи­менование организации на иностранном языке воспроизводится на блан­ке в том случае, когда оно закреплено в уставе или положении об органи­зации, оно располагается ниже наименования на русском языке.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Государствен­ное предприятие "Московский торговый дом". Также не принято отделять чертой отдельные составные части бланка. Например, наименование организации - от почтового адреса, почтовый адрес - от места для реги­страционного индекса и даты и т.д.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наиме­нования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В таблице приведены приме­ры образования фирменных наименований организаций различных форм собственности в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ.

Таблица

Организационно-правовая форма

Наименование организации

1.Полное хозяйственное товарищество     2.Хозяйственное това­рищество на вере (коммандитное)     3.Хозяйственное обще­ство с ограниченной ответственностью   4.Хозяйственное обще­ство с дополнительной ответственностью   5.Акционерные общества   6.Производственный кооператив     7.Государственные и муниципальные унитарные предприятия   8.Потребительский кооператив

Имена (наименования) всех участников и слова "Полное товарищество" либо имя (наименование) одного или нескольких уча­стников с добавлением слов "и компания".     Имена (наименования) всех полных това­рищей и слова "Товарищество на вере" "Коммандитное товарищество" либо имя (наименование) не менее чем одного пол­ного товарища с добавлением слов "и ком­пания" и слова "Товарищество на вере" или "Коммандитное товарищество".   Наименование общества и слова "с ограни­ченной ответственностью".   Наименование общества и слова "с допол­нительной ответственностью".   Наименование общества и указание на то, что общество является акционерным наименование кооператива и слова "Произ­водственный кооператив" или "Артель".   Наименование должно содержать указание на собственника имущества.   Наименование должно содержать указание на основную цель деятельности и слова "Кооператив" или слова "Потребительский союз" либо "Потребительское общество".

Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в сво­их наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммер­ческим организациям относятся:

- потребительские кооперативы (союзы, общества);

- общественные и религиозные организации (объединения);

- финансируемые собственником учреждения;

- благотворительные и иные фонды;

- объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках всех до­кументов (кроме писем) справа должен быть проставлен код организа­ции - автора документа по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО). ГОСТ Р 6.30-2003 предусматри­вает, кроме того, и проставление кода вида документа по Общерос­сийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

На бланках допускается располагать ограничительные отметки для реквизитов с переменной информацией. Реквизиты, в состав которых входит почтовый адрес, должны быть указаны в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Бланк письма содержит место для размещения даты и регист­рационного номера документа в той организации, где он создан, а также для даты и регистрационного номера того документа, на который дается ответ. В инициативных письмах ссылка на дату и регистрационный номер не заполняется.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, все реквизиты письма повторяются в бланке дважды на русском и иност­ранном языке, при этом не допускаются искажения наименования органи­зации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Для внутренних документов организации используется общий бланк. В его состав входят такие реквизиты: герб (эм­блема), полное и сокращенное наименование организации (с указанием вышестоящей), место составления или издания документа, место для проставления даты документа и его регистрационного номера – является одинаковым для всех видов документов. Указание на бланках всех до­кументов (кроме писем) места составления или издания документа яв­ляется обязательным в том случае, если затруднено его определение по названию организации.

Таким образом, назначение бланка документов с первых лет его при­менения в практике оформления документов и до настоящего времени остается практически неизменным. Назначение бланка состоит в под­тверждении официальности документа, который на нем создан, и харак­теристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не толь­ко облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представитель­ские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам.

Дата добавления: 2014-12-27