Основные операции компьютерных технологий

В управленческой, экономической, финансовой, правовой сферах

На машинных носителях информации и машинограммам

Требования к передаче данных

Требования к передаче данных на машинных носителях информации и распечаткам (машинограммам) определены государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" и обязательны для всех предприятий, организаций и учреждений, осуществляющих обмен документами на машинных носителях (дискетах, сидеромах и т.п.).

Документ на машинном носителе и распечатка приобретают юридическую силу после выполнения требований этого стандарта и подписания сопроводительного письма и должны содержать ряд обязательных реквизитов:

наименование организации-создателя документа;

местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или распечатки, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и распечатки имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

Понятия подлинника, дубликата, копии определены настоящим стандартом, а также государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Глава 4. Современные компьютерные технологии

Основные операции компьютерных технологий, применяемые в управленческой, экономической, финансовой, правовой сферах:

текстовая обработка;

табличная обработка;

статистическая обработка;

графическая обработка;

обработка файлов реляционных БД;

организация, накопление и хранение информации;

работа с промышленно функционирующими БД в конкретной сфере деятельности;

коммуникации (межперсональные, интерактивные и пакетные услуги доступа к ресурсам).

Основные задачи текстовой обработки – занесение текста, изменение текстовых фрагментов, порядка следования предложений и параграфов, форматирование текста, автоматическое разбиение текста на страницы. Современные ППП текстовой обработки предоставляют такие дополнительные возможности, как многооконная техника, изменение шрифтов и стилей печати, размещение текстов в несколько столбцов, использование окон с рисунками и графиками и т.п. Наиболее используемым в настоящее время текстовым редактором является Microsoft Word, но в некоторых организациях и учреждениях до сих пор еще используются такие редакторы, как Фотон, Лексикон и другие. Еще более развитыми ППП являются текстовые процессоры для использования в редакторском деле.

Основные задачитабличной обработки – хранение текста (заголовка таблицы, имя поля и т.п.), чисел, ссылки на расчетную формулу, по которой осуществляются вычисления, в каждой клетке таблицы, проведение расчетов на ПК в табличной форме. Табличная обработка обычно используется в сочетании с другими функциональными пакетами – графическими, обработки файлов и т.д. Такие ППП получили название “электронная таблица” или табличный процессор. Табличные процессоры получили очень широкое применение при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете, проектно-сметных работах и т.п. Наиболее используемым в настоящее время табличным процессором является Microsoft Excel, но в некоторых организациях и учреждениях до сих пор еще используются такие процессоры, как SuperCalc, Lotus, Exel и другие.

Основные задачистатистической обработки – изучение тенденции изменения числовых данных и оценка уровня достоверности результатов. Под статистической обработкой понимается использование методов однофакторного и двухфакторного анализа, статистических показателей (вариация, среднее, медиана, мода и т.д.), частотного распределения, корреляционного и регрессионного анализа и т.д. ППП статистической обработки, как правило, работают вместе с реляционной СУБД и обеспечивают форматирование отчетов с добавлением текстовой информации, формируют графики.

Наиболее распространенными ППП графической обработки являются деловая графика, графика в издательском деле, демонстрационная графика и инженерная графика. Основной задачей деловой графики является отражение в графическом виде закономерностей изменения числовых данных с построением столбиковых, линейных, круговых графиков, графика-гистограммы, графика рассеивания с возможностью добавления заголовков, условных обозначений и изменения масштаба по осям. Очень важным является оперативность построения графика, позволяющая реализовать принцип “что, если”. ППП графики в издательском деле имеет большую гамму цветов, расширенный набор шрифтов и гарнитур печати, повышенную разрешающую способность. Демонстрационная графика предназначена для совместного представления числовой, текстовой и образной информации для семинара, конференции, совещания. С помощью ППП демонстрационной графики оформляют слайды, эскизы, рисунки, “склеивают” и “разрезают” различные части изображения, формируют диаграммы и графики. ППП инженерной графики основаны на использовании таких элементов, как линии, окружности, дуги, а также ранее созданных чертежей. Такие ППП должны использовать специальную аппаратуру – оптические считывающие головки, световое перо, сенсорный карандаш и т.п.

Решение задач обработки, организации, накопления и хранения информации традиционно обеспечивалось за счет создания автономных файлов или БД, находящихся под управлением различных СУБД. Организация БД осуществлялась на основе или иерархической, или сетевой, или реляционной моделей данных. В настоящее время, как правило, используется реляционная модель данных, которая строится на использовании табличных методов и средств представления данных и манипулирования ими. Для реляционной модели данных наиболее используемыми СУБД являются: Microsoft Access, FoxPro, Clipper и т.п. СУБД позволяют форматировать записи, генерировать отчеты, вводить и редактировать данные по шаблону, сортировать данные, выполнять статистическую обработку, генерацию прикладных программ для работы с БД и т.д. В настоящее время в управленческой, экономической, финансовой, правовой сферах большая часть информации представляет собой неструктурированную информацию: документы, созданные самим пользователем средствами Microsoft Word и Microsoft Excel, скопированные с сервера ЛВС и из баз данных, размещенных на удаленных ПК в федеральных и международных сетях, полученные по электронной почте и на машинных носителях. Такие документы организованы и хранятся в виде каталогов и подкаталогов на АРМ пользователя или файл-сервере ЛВС. Обработка этих документов осуществляется средствами текстового редактора или табличного процессора, а доступ к ним–с помощью меню (проводника) или гиперссылок.

Ранее вышеперечисленные операции компьютерных технологий реализовывались за счет разработки и использования функциональных и типовых проблемно-ориентированных ППП. В настоящее время, как правило, вместо совокупности функциональных пакетов используют интегрированные пакеты, включающие необходимые наборы функций (например, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Lotus Notes, Office для Windows и т.п.).

В настоящее время широко используются промышленно функционирующие БД коммерческих организаций, которые содержат информацию по различным видам деятельности общества, организованы в виде различных автоматизированных систем и могут быть установлены на коммерческой основе в ЛВС или на ПК отдельных пользователей. Такими системами, прежде всего, являются: правовые системы, системы поддержки принятия решений, экспертные системы и т.п. В таких АС используется как структурированная информация (в виде реляционных БД, находящихся под управлением различных СУБД), так и неструктурированная информация (как правило, в виде гипертекстов и гипермедиа-документов). Эти системы всегда имеют СПО собственной разработки, обеспечивающее диалог пользователя с АС и обработку информации.

Дата добавления: 2014-12-27