График отсчета времени 1 страница

Понедельный график выполнения работ

Месяц _____________________ Год ______________

№	Неделя	Содержание работ	Выполнение
1.	1-7 октября
2.	8-14 октября
3.	15-21 октября

В каждой строчке таблицы записываются все планируемые на эту неделю мероприятия. После ее заполнения, вы сразу можете увидеть, равномерно ли распределены мероприятия. Может случиться так, что на одну из недель приходится в 2 или 3 раза больше работы, чем в остальные. Тогда есть смысл по-другому спланировать именно время выполнения этих работ. Причем, объем работ остается тот же, вы только перераспределяете их. В этом случае вы можете избежать ненужных перегрузок, и тем более, — практически неизбежных сбоев, которые происходят, когда в течение одной недели вам приходится выполнять намеченное в ущерб всем остальным делам.

3. Возможен и другой вариант составления графика учета времени. В этом случае указывается количество оставшихся до окончания планового срока дней (или недель), а также сам срок окончания работ или мероприятия. Идет как бы обратный отсчет оставшегося времени. Вспомните, как это делало Центральное Телевидение, когда информировало всю Россию о том, что до дня рождения А.С. Пушкина осталось 20 дней, затем 15, 10 и т.д. Вот в этом же стиле можно организовать учет дней, которые остались до намеченного мероприятия.

Приводим примерный вариант такого графика распределения времени.

№	Содержание мероприятия	Количество оставшихся дней (недель)	Точная дата завершения работы
1.	Составление списка возможных деловых партнеров	5 недель	4 октября
2.	Уточнение адресов и рабочих телефонов партнеров	4 недели	11 октября
3.	Достижение договоренности о предварительных встречах	3 недели	18 октября
4.	Составление плана беседы во время переговоров	2 недели	25 октября
5.	Проведение переговоров о совместной деятельности над проектом	1 неделя	1 ноября

Такое уточненное расписание (временной график) дают возможность оптимально распределить объем работы, не перегружая отдельные дни или недели, а спокойно и равномерно двигаться в намеченной цели.

4. Различные варианта учета времени не исключают оформления обычного плана, в котором указываются сроки выполнения того или иного мероприятия.

Мы это подчеркиваем специально, чтобы у вас не возникло ощущение, что при составлении графика выполнения работ, необязателен письменный план в полном объеме (см. Шаг № 5. Примерная схема плана работ).

Таким образом, шестой шаг позволяет вам, оптимально распределить время, как самый ценный резерв, который в отличие от других никогда и ни при каких обстоятельствах не восстанавливается. Такое распределение времени — залог успешной реализации намеченного плана.

Шаг № 7. Определение обязанностей

и их распределение в команде

Нельзя ошибаться в людях!

Лозунг японских дело­вых кругов

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Продумать обязанности, необходимые для реализации плана	Перечень обязанностей
2.	Описать основное содержание каждой обязанности	Описание обязанностей
3.	Распределить обязанности между членами команды, которые будут непосредственно заниматься реализацией проекта	Список членов команды с указанием обязанностей каждого

Комментарии. 1. Сначала нужно определить, какие именно обязанности требуется выполнять членам вашей команды для реализации составленного плана. Проще говоря, какие "должности" вам необходимо ввести, чтобы все мероприятия были реализованы точно и в срок. Не советуем придумывать "должность" для человека, лишь бы у него было чем заниматься. Все обязанности должны быть реальными, наполненными конкретным содержанием, которое продиктовано составленным планом работы над проектом. Перечень таких обязанностей (должностней) нужно сначала просто зафиксировать на бумаге, а потом приступить к описанию подробного содержания каждой из них.

2. Содержание каждой обязанности следует описать понятно и четко, таким образом, чтобы человек, берущий на себя ту или иную обязанность, хорошо представлял, что от него потребуется. Это касается как содержания работы, так и времени, которое она потребует. Именно конкретность и четкость описания обязанностей — залог того, что однажды кто-либо из членов команды не откажется ее выполнять, ссылаясь на то, что он об этом не знал.

3. Все обязанности нужно оформить письменно для того, чтобы потом можно было все объяснить тому человеку, который будет занят выполнением этих обязанностей. На первый взгляд, данная работа может показаться лишней, формальной, но в дальнейшем вы сможете убедиться, что такая подготовительная работа помогает членам команды понять друг друга, а каждому точно понять, что требуется именно от него во время работы над социальным проектом. Кроме того, в любой момент член команды может еще и еще раз обратиться к описанию своих обязанностей, уточнить какие-то не совсем ясные моменты или места. Так же опираясь на письменный текст, старший менеджер может потребовать объяснений в случае небрежного отношения одного из членов команды к своим обязанностям.

4. Распределение обязанностей между членами команды очень важный вопрос, над решением которого следует серьезно размышлять всей команде. Иначе, даже при правильно составленном плане и оптимальном распределении времени вы обречены на неудачу, так как все спланированное и записанное так и останется на бумаге. Ведь это все предстоит реализовать конкретным людям

5. Прежде всего, при распределении обязанностей следует учитывать желание самого человека, который имеет право взять на себя ту часть ответственности за общее дело, которая ему больше по душе, к которой он сам проявляет больший интерес, в том числе, может быть, и с профессиональной точки зрения, то есть рассматривает работу над планом проекта, как полезное для своей будущей профессии дело.

6. Не стоит пренебрегать и учетом индивидуальных особенностей членов вашей команды. Кто-то из вас отличается ярко выраженными способностями устанавливать контакт с людьми, находить общий язык с представителями различных возрастных и социальных групп и т.д. Наверное, будет разумно определить в качестве обязанности именно этому человеку установление контактов с потенциальными деловыми партнерами, информирование общественности о предстоящих планах вашей команды и затем по завершении работ — знакомство с вашими достижениями.

7. Кроме учета желаний и индивидуальных особенностей членов команды нужно проанализировать ситуацию с точки зрения наличия определенных знаний и минимального опыта с той или иной социальной деятельности. Например, составление бюджета следует поручить тому, кто имеет определенные экономические знания в этой области и (или) опыт составления такого документа. Иначе вы получите бюджет, который будет обречен на провал, то есть в самый ответственный момент окажется, что у вас нет необходимой суммы, хотя на бумаге все выглядит правильно.

8. При окончательном распределении обязанностей важно подчеркнуть и довести до сознания каждого члена команды, что после утверждения — каждый лично (персонально) отвечает за выполнение этой обязанности. И он будет отвечать перед командой за ее выполнение точно и в полном объеме.

9. Очень важно предусмотреть возможность взаимозаменяемости, то есть совмещения разных обязанностей, особенно тех, которые близки по своей сути. Это нужно на то случай, когда кто-то из членов команды не сможет в силу ряда обстоятельств (например, болезнь или отъезд из города) выполнять свои обязанности, а по плану — это мероприятие необходимо провести.

10. Наконец, следует предусмотреть возможность обмена обязанностями по истечении определенного времени. Это делается для того, чтобы дать членам вашей команды чувство свободы, разумеется, при внутреннем моральном долге перед командой. В самом деле, если кто-то из вас через 2-3 месяца вдруг почувствует, что он взялся не за свое дело, а до окончания работы над проектом еще долгих 6-7 месяцев, что ему делать? "Тянуть лямку", выполнять свои обязанности через силу?

11. Полезно иметь определенный резерв членов вашей организации, которые с необходимых случаях могли бы войти в состав вашей команды, как "дублирующий экипаж", который всегда готовится перед космическим полетом. Ведь мы все живые люди, и если что-то случится с одним из членов вашей команды, то, разумеется, остальные могут и должны его заменить. Но только на какое-то время. А если человек, например, уехал в другой город? Тогда возможно дополнить команду новым человеком (из имеющегося резерва).

Таким образом, седьмой шаг позволяет вам определить основные обязанности, необходимые для выполнения всего объема намеченных планом работ, а также тактично и правильно распределить их внутри команды с учетом, как желаний самого человека, так и его индивидуальных особенностей и имеющегося опыта и необходимых знаний.

Шаг № 8. Определение ресурсов и источников их получения

Исход крупных дел часто зависит от мелочей.

П. Рутт, психолог

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Составить список необходимых ресурсов (материальных, финансовых и людских)	Список необходимых ресурсов
2.	Определить объем необходимых ресурсов	Перечень ресурсов с указанием объема
3.	Составить список источников получения ресурсов	Список источников получения каждого вида ресурса

Комментарии. 1. Осуществление запланированных мероприятий, как правило, потребует определенных ресурсов, например, для изготовления листовки с призывом "Просим не сорить в нашей родной школе" нужна бумага, а также средства тиражирования (ксерокс, простая пишущая машинка и т.д.). Разумеется, все это необходимо предусмотреть, указав объемы требуемых ресурсов. Причем, как и все остальные разделы плана, этот раздел должен быть конкретным и четким, то есть с указанием "чего и сколько" нужно для выполнения данного пункта плана.

2. При составлении перечня необходимых ресурсов следует придерживаться технологического подхода, суть которого в том, чтобы мысленно представить себе все этапы выполнения конкретного мероприятия плана и определить, что же нужно для его успешной реализации. Самый простой пример, который демонстрирует суть технологического подхода и хорошо знаком практически каждому человеку — приготовление еды. Чтобы сварить вкусный борщ, хозяйка готовит … Не будем перечислять все составляющие, но, если чего-то вдруг не хватит во время варки, поздно бежать в магазин или на рынок. Надо готовить все заранее.

Следовательно, необходимо тщательно продумать все необходимые компоненты, перечислить эти ресурсы, чтобы во время реализации проекта не возникали постоянные сбои из-за отсутствия того или иного ресурса.

3. При определении объемов необходимых ресурсов не следует пользоваться принципом "Попроси 200 рублей, дадут 100", то есть не рекомендуется завышать цифры. Нужен оптимальный вариант расчета, хотя это также потребует определенных усилий и времени. С другой стороны, если вы из скромности укажете недостаточный объем того или иного ресурса, выполнение плана может оказаться под угрозой.

4. Важно понимать, что в качестве источника необходимых для выполнения плана ресурсов может быть не только ваша Организация или Молодежный Клуб. Можно обращаться в любую другую организацию, на фирму, к индивидуальным спонсорам, а также к тем людям, которые готовы поддержать вас различными доступными им способами. Но для этого им нужно объяснить основной замысел своего социального проекта, показать над какой актуальной для данного сообщества проблемой вы собираетесь (или уже работаете), убедить их в том, что это ваша общая задача и т.д.

Получение помощи со стороны это особое искусство, которым нужно овладевать в процессе самой деятельности по реализации проекта.

5. Возможен вариант поэтапного получения того или иного ресурса. Но в этом случае нужна твердая договоренность с тем партнером, который обязуется поставлять его небольшими партиями. Целесообразнее всего составить договор и подписать его, указав сроки и объемы поставок.

6. Помните, что ресурсом могут быть не только деньги или материальные ценности, но и информация, а главное — личное участие человека в подготовке и реализации проекта. Поэтому приглашайте тех людей, которые могут вам помочь, например, с публикацией тех же листовок.

Таким образом, восьмой шаг позволяет вам составить перечень необходимых ресурсов, рассчитать их объем и определить источники получения каждого вида ресурса.

Шаг № 9. Составление бюджета

Будьте честны перед самим собой.

Сенека

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
	Определить источники поступления денежных средств (доходов)	Конкретный перечень источников доходов с указанием сумм по каждому из них
	Составить список предстоящих расходов	Перечень предполагаемых расходов с указанием их величины
	Определить разницу между доходами и расходами	Рассчитать величину дефицита (недостатка денежных средств) или профицита (превышение доходов над расходами)

Комментарии. 1. Бюджет — это финансовый план, который отражает основные статьи доходов и расходов за определенный промежуток времени. Бюджет составляется в том случае, когда требуется учитывать поступающие денежные средства и фиксировать их расходование, то для того чтобы наиболее полно учесть все возможные расходы и доходы, и увязать их между собой.

2. Как правило, процесс составления бюджета включает три основные фазы:

а) постановка финансовых целей. Составление бюджета начинается с определения основных задач на предстоящий период и оценку затрат на их осуществление; В качестве примера, основная цель — покупка какого-либо имущества; определение стоимости покупки и включение ее в состав затрат;

б) оценка возможных доходов. Составляется перечень возможных доходов; определение их размеров и источников их получения;

в) планирование расходов означает определение основных статей затрат; выделение обязательных (фиксированных) затрат, сокращение которых нецелесообразно или невозможно;

3. Принципиально важно помнить о том, что денежные средства — это очень серьезный вопрос, которым интересуются государственные органы, прежде всего, налоговая инспекция (или полиция). Поэтому если вы предполагаете поступление денежных средств, особенно от сторонних организаций или частных лиц, они должны быть обязательно документально зафиксированы, оприходованы. И эта документация должна постоянно и надежно храниться.

4. Для фиксирования поступления денежных средств заведите отдельную бухгалтерскую книгу. Если объем денежных средств значителен, то целесообразно обучить одного из членов команды правилам бухгалтерского учета, а еще лучше — воспользоваться услугами профессионального бухгалтера, который поможет вам, во-первых, правильно и точно учесть все поступающие деньги, а, с другой, — избежать конфликтов с законом и правоохранительными органами.

5. Не менее важным является вопрос расходования имеющихся денежных средств (или тех, которые будут поступать). Этот раздел вашего бюджета требует такого же внимательного отношения, тщательного фиксирования каждой израсходованной копейки. Все израсходованные суммы должны быть подтверждены документально. Каждый акт расходования денег должен быть подтвержден чеком или другим документом.

6. Итогом составления бюджета является расчет его основного показателя — разницы между поступающими средствами и величиной предполагаемых расходов.

Если все сходится до последней цифры (копейки), то это оптимальный вариант, хотя в жизни встречающийся крайне редко.

Если вы запланировали расходовать больше, чем сможете получить, то это дефицит бюджета, недостаток денежных средств. В этом случае у вас останется невыполненным какой-то из пунктов плана, следовательно, это скажется на качестве реализации всего проекта.

Таким образом, девятый шаг позволяет вам определить источники получения денежных средств, распределить имеющиеся суммы в соответствии с планом работы над проектом, а также понять, хватит ли имеющихся денег.

Шаг № 10. Разработка системы оценки проекта

Нет систем оценки и поддержки — нет и

энтузиастов. Нет эн­тузиастов — нет успехов.

Т. Питерс, менеджер

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
	Определить основные критерии, подлежащие оценке	Перечень основных оцениваемых критериев
	Описать показатели оценки каждого критерия	Перечень показателей
	Описать способы оценки каждого показателя	Перечень способов оценки

Комментарии. 1. Это очень важный раздел подготовки проекта, так как в зависимости от того, что и каким образом вы будете оценивать, зависит отношение к результатам вашего проекта, как самой команды, так и других людей. Прежде всего, подчеркнем, что все пункты плана должны быть четкими, объемы представлены в конкретных цифрах, а сроки выполнения — точными датами. Это первое требование — конкретность критериев и показателей, которыми определяется степень достижения поставленной цели работы над выбранной социальной проблемой.

2. Каждый критерий должен иметь четкие показатели, в соответствии с которыми можно определить степень достижения максимально возможного результата.

Справка: Критерий (от греч. kriterion — средство для суждения), признак, на основании которого производится оценка чего-либо; мерило оценки. (Энциклопедический словарь)

3. Есть два основных вида показателей:

а) количественные (по количеству сделанного, например, посаженных деревьев, выпущенных листовок, проведенных бесед и т.д.);

б) качественные (по изменению состояния, качества того или иного объекта, который стал целью вашего проекта, например, чистота школьного двора).

Второй способ более сложный, так как его трудно замерить, например, количеством убранных бумажек или другого мусора. Но его также следует использовать, так как далеко не всегда возможно измерить изменения в социальной сфере с помощью одних цифр.

Нужно помнить и о том, что не все можно измерить, например, понимание людьми необходимости экономить воду или электричество. Но, тем не менее, в этом направлении надо работать, хотя это может быть самым общим критерием.

4. Использовать выбранные критерии и показатели нужно не только при окончательном анализе итоговых результатов социального проекта. Они важны и для периодической оценки промежуточных итогов. Такая промежуточная оценка помогает внести своевременные коррективы в разработанный план с учетом внешних обстоятельств, изменения состава команды, работающей над реализацией проекта и т.п.

5. При определении критериев и показателей оценки выполнения работы над проектом следует помнить принцип "делать все, что в наших силах".

Если вы в качестве показателей определите слишком простые дела, то вам самим быстро станет скучно, и проект превратится в фарс.

Но не стоит брать слишком высокую планку, то есть ставить себя с самого начала в ситуацию стресса. Это очень тонкий вопрос, решение которого может найти только сама команда. Нужно оптимальное сочетание возможностей команды и трудностей, с которыми вам предстоит столкнуться во время выполнения плана.

6. Оценка работы над проектом может осуществляться, прежде всего, самой командой во время общего сбора, когда каждый человек высказывает свою точку зрения, опираясь на сформулированные показатели и критерии. Для этого нужно одинаково понимать те понятия и термины, которые были использованы при формулировке показателей и критериев.

7. Право на отдельную оценку имеет старший менеджер, руководитель команды, так как он несет личную ответственность за реализацию проекта.

8. Кроме членов команды оценку вашей работы могут осуществлять эксперты, служащие государственных органов, представители тех предприятий и учреждений, с которыми у вас заключен договор о совместной деятельности по реализации проекта и т.д.

Таким образом, десятый шаг позволяет вам определить критерии и показатели, на основании которых можно оценивать результаты работы над социальной проблемой.

Шаг № 11. Обучение членов команды

Изучай и развивай работников

и подбирай для них наиболее приемлемую работу.

Принцип японского менеджмен­та

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
	Разъяснить обязанности каждого участника проекта	Понимание своих обязанностей каждым участником проекта
	Обучить членов команды, работающих над реализацией проекта	Наличие необходимых знаний и сформированных навыков

Комментарии. 1. Для повышения эффективности совместной работы команды над социальным проектом необходимо разъяснить обязанности каждому члену команды. Это может произойти на этапе определения обязанности (см. Шаг № 7).

Но целесообразнее остановиться на этом вопросе специально после окончательного согласования всех остальных пунктов и разделов плана. После предварительной подготовки плана у вашей команды будет полное представление о тех объемах работ, которые необходимо выполнить, и о сроках, которые установлены для этих работ. Именно после получения полной картины предстоящих дел члены вашей команды могут приступить к тщательному изучению тех обязанностей, которые каждый может взять на себя, определив часть персональной ответственности за успешное достижение цели социального проекта.

2. Возможно, а в некоторых случаях обязательно предварительное обучение членов команды, которые будут непосредственно заняты в проекте. Процесс обучения не должен ограничиваться только теоретическими занятиями. Максимальный эффект дают практикумы и тренинги. Например, научить ребят правилам интерьюирования можно и на лекции об этом способе проведения социологического исследования. Но лучше — после беседы и инструкции, потренироваться в своем Клубе, взяв интервью у нескольких человек, или дома, объяснив что вы делаете.

3. Вполне возможно обойтись без данного этапа, но только в том случае, когда все члены команды, работающей над проектом, имеют достаточный опыт. В противном случае, требуется специальная подготовка всех, кто будет принимать участие в проекте. Иначе вы не сможете избежать досадных сбоев и ошибок.

Таким образом, одиннадцатый шаг позволяет вам, разъяснив обязанности каждому члену команды, в случае необходимости, — обучить тех из них, кто в этом нуждается. Такое обучение — одно из условий успешной реализации намеченного плана.

Шаг № 12. Формирование общественного мнения

Не ставьте себя на пьедестал — неоткуда будет падать.

Кришнамурти, индийский философ

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Создание благоприятной среды для реализации социального проекта	Понимание общественностью и соответствующими органами сути предлагаемого проекта

Комментарии. 1. Выполнив всю подготовительную работу, можно приступать к формированию общественного мнения, как в рамках вашей общественной организации, Молодежного Клуба, так и за их пределами в масштабах поселка, города и т.д. Благоприятное отношение общественности к вашим планам во многом может определить их успех. В частности, во время информирования граждан о предстоящей деятельности вашей команды вы можете найти единомышленников, которые проявят желание помочь вам тем или иным способом. Разумеется, не следует отказываться от предлагаемой помощи.

2. Одним из эффективных способов работы с населением является просвещение. Для того чтобы познакомить население вашего региона с различными сторонами социальной проблемы, которая стала целью вашего социального проекта, и о планах вашего команды существует несколько приемов. Вот некоторые из них:

2.1. Использование листовок. Опросив часть жителей своего региона, вы получили представление о тех проблемах, которые их беспокоят. Если население, по вашему мнению, готово принять активное участие в их решении, смягчить их остроту, то подготовьте листовки и расклейте их в специально отведенных для этого местах. Обращаем особое внимание именно на этот момент. Расклеивать листовки можно только в специально отведенных местах (рекламные щиты и проч.). Иначе вы рискуете вступить в противоречие с законом, в частности, с административными Кодексом и другим решениями местного самоуправления. Не стоит с этого начинать работу по улучшению жизни своих земляков.

Что может быть материалом для листовок? Прежде всего, это сопоставление результатов опроса общественного мнения с мнением экспертов. Скорее всего, вы обнаружите, что жители недооценивают или наоборот преувеличивают некоторое социальные проблемы. Помогите людям разобраться в обстановке, используя листовки.

Не забудьте снять свои листовки через2-3 месяца. Иначе они начнут вызывать отрицательную реакцию у населения, то есть действуйте более оперативно. За это время ситуация может измениться (в лучшую или худшую сторону), следовательно, вам нужно обновить материал.

2.2. Проведение встреч и бесед с жителями. Прямое общение с жителями может дать очень быстрый результат, но для этого требуется специальная подготовка. Сначала определите, в чем состоит цель вашего выступления, например, таким способом — завершив предложение: "Когда я закончу говорить, аудитория..." (поймет, увидит, осознает, поддержит, согласится и т.д.).

Предварительно познакомьтесь с будущей аудиторией. Где и перед кем вам предстоит выступать? Что вы знаете о ваших будущих слушателях? Чем они интересуются или обеспокоены? Как они относятся (могут относиться) в теме вашего выступления?

Подумайте над тем, как вы собираетесь воспользоваться особенностями аудитории ради своей цели и как вы собираетесь преодолеть то, что может послужить помехой для вас?

Обязательно продумайте свое представление. Дайте тому, кто вас будет представлять, прочитать выразительную и, по возможности, с юмором написан­ную вашу характеристику (не только лично вашу, но и вашей команды, которая работает над данным социальным проектом).

Во время выступления покажите свое знание аудитории, подчеркните, что уважаете ее жизнен­ный опыт и традиции, понимаете отношение этих людей к изучаемой социальной проблеме и т.д.

Активно используйте повторение, чтобы заострить внима­ние слушателей. Помните, что не все сразу понимают ваши замыслы, кому-то из слушателей понадобится выслушать вас 2 или 3 раза, чтобы понять и согласиться с вашими аргументами. Поэтому усиливайте свою позицию, использую дополнительную аргументацию, видеозаписи, мнение специалистов, как местных, так и российских и зарубежных.

Не держите себя слишком серьезно. Естественно, что вы хотите произнести хорошую речь, но не преувеличивайте значение своего выступления.

2.3. Оформление подписных листов. Для изучения и формирования общественного мнения можно собирать подписи жителей, поддерживающих вашу инициативу, например, за правильную утилизацию отходов.

Подписной лист начните с обращения к адресату. Он должен быть составлен таким образом, чтобы человек мог видеть весь текст, под которым ставит свою подпись. Приведем примерный план листа.

Куда направляется послание.

Кому оно предназначено.

От кого

Мы нижеподписавшиеся, проживающие по адресу, убедительно просим

№	Фамилия, Имя, Отчество	Адрес: улица, дом, квартира, телефон	Паспорт	Подпись
1.
2.

и т.д.

Дата добавления: 2014-12-27