График отсчета времени 2 страница

Разумеется, все подписи должны быть подлинными, снимите ксерокопии с листа и отнесите их в местную администрацию или другую организацию, в компетенции которой решение данной социальной проблемы.

Секретарь в местных органах власти или другие лица, работающие с письмами, должны зафиксировать поступление вашего обращения, присвоив ему регистрационный номер и указав дату поступления. Запишите эти данные. Если вам не ответили, обращайтесь в средства массовой информации.

Старайтесь сразу не конфликтовать. Лучше, если различные инстанции и их сотрудники станут вашими союзниками. Однако, не рассчитывайте на быстрое понимание, соблюдайте все необходимые формальности при обращении в административные структуры.

Если Вы решили собирать подписи, то подумайте о личной безопасности, попросите взрослых сопровождать вас или обращайтесь к хорошо знакомым людям.

Таким образом, двенадцатый шаг позволяет вам, опираясь на составленный план, приступить к формированию общественного мнения, что является одним из важнейших условий успешной реализации проекта.

К сожалению, многие люди всю свою жизнь затрачивают на изучение начальных ступеней различных занятий. И не идут дальше…

Удостоверьтесь, что ваш проект хорошее, честное дело, и затем будьте непоколебимо верны ему. Вложите весь ваш ум, ваши силы, сердце и душу в практическую деятельность, и вы добьетесь успеха. Мобилизуйте всю вашу энергию, научитесь лишь однажды выполнять план во всей его полноте, и вы сделаетесь другим человеком.

Итак, приступаем к реализации проекта.

Раздел II. Реализация проекта

Кто начал, половину сделал.

Гораций

В этом разделе изложено содержание практических шагов, которые необходимо предпринять для того, чтобы выполнить намеченный план социального проекта, а также проинформировать общественное мнение о результатах работы команды.

Шаг № 13. Составление предложений по проекту

Нужно отказаться от добрых

слов и заниматься добрыми делами.

Гуань-цзы, философ

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
	Пересмотр составленного плана с учетом социальной ситуации	Окончательная редакция плана реализации проекта
	Составление краткого резюме о проекте	Текст резюме о проекте
	Составление предложений по совместной реализации проекта различным организациям	Варианты предложений о совместной деятельности
	Составление текста договора о совместной деятельности	Варианты договора

Комментарии. 1. Это первый практический шаг на пути реализации проекта. Он необходим для того, чтобы вы смогли еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию, оценить свои возможности, степень готовности своей команды, а также отношение местного сообщества к вашему проекту.

2. После корректировки плана и окончательного согласования всех пунктов и разделов, сроков и списка ответственных следует составить краткий текст своих предложений для будущих деловых партеров.

Во-первых, это поможет вам сконцентрироваться на сути предстоящей работы, еще раз четко представить себя тот объем работы, который предстоит сделать, и соотнести это со сроками, которые определены планом.

Во-вторых, нужно хорошо понимать, что вряд ли кто-то из ваших деловых партнеров будет знакомиться с полным текстом вашего плана. Поэтому нужно составить короткое резюме с указанием цели и основных задач, самых масштабных мероприятий, необходимых ресурсов и ожидаемых результатах.

Такой документ можно показывать всем, кто в принципе может стать вашим партнером в реализации задуманного плана. Он не должен быть более 1-2 страниц текста, напечатанный на машинке (или набранный на компьютере), разумеется, грамотным и стилистически выверенным.

3. Кроме текста резюме целесообразно составить конкретные предложения о совместной деятельности, которые могут стать предметом обсуждения с вашими деловыми партнерами. При составлении перечня таких предложений следует учитывать особенности и возможности будущего партнера. Например, почтовое отделение может вам помочь в распространении информации, но просить у этого учреждения бумагу или лопаты для субботника, вряд ли целесообразно.

4. Если вы намерены серьезно сотрудничать со своими партнерами, то следует тщательно подготовить основной документ, который будет юридической основой такого сотрудничества — договор. Примерный текст договора можно найти в многочисленных справочниках. Мы здесь приведем самый простой вариант, который может послужить примером для составления договора вашей команды с будущим партнером по реализации плана социального проекта.

Договор № ___

Город _________________________ Дата ____________________

Молодежный Клуб __________________________, лице _________________________________, действующий на основании Устава Клуба, с одной стороны, и предприятие (учреждение, фирма и т.д.) ___________________, в лице ___________________

_________________________, действующее на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

2. Обязательства сторон

Стороны принимают на себя следующие обязательства:

2.1. Клуб обязуется:

2.2. Предприятие обязуется:

3. Порядок расчетов

4. Ответственность сторон

5. Особые условия

6. Срок действия договора

Договор действителен в течение ________________________

Настоящий договор составлен в двух экземплярах (по одному для каждой стороны), имеющих одинаковую юридическую силу.

7. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

Подписи представителей сторон

Таким образом, тринадцатый шаг позволяет вам еще раз проанализировать лан предстоящей работы, составить небольшое резюме, которое послужит основой для переговоров с партнерами по совместной деятельности над проектом.

Шаг № 14. Поиск деловых партнеров

С того момента, когда предприниматель привлекает

людей в помощь своему делу, он выбирает себе компаньона.

Генри Форд-старший

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
	Определение списка организаций и лиц, способных помочь в реализации проекта	Список организаций и лиц
	Сбор информации о предполагаемых деловых партнерах	Информация о деловых партнерах
	Установление адресов, телефонов, предполагаемой даты переговоров	Подробная информация

Комментарии. 1. Сначала познакомьтесь со структурой местных органов власти. Какие отделы и комитеты работают в местной администрации? Чем каждый из них занимается? Какими полномочиями наделен?

2. Узнайте, какие общественные организации есть в вашем регионе? Какие цели они преследуют? По каким направлениям работают?

3. Уточните, какие предприятия есть в вашем регионе и как они связаны с данной социальной проблемой? Если это загрязнение окружающей среды, то обращаться следует в экологические комитеты и отделы.

4. Не забудьте про учебные заведения, прежде всего школы. Может быть в какой-то из них уже работают группы ребят над той же социальной проблемой, которую вы выбрали в качестве основной для своей команды.

5. Узнайте по телефонным справочникам адреса всех этих организаций и телефоны должностных лиц.

6. После определения круга возможных деловых партнеров, исходя из содержания той социальной проблемы, над которой вы работаете, переходите к составлению списка конкретных организаций и должностных лиц, куда вы пойдете в первую очередь.

7. Выясните, обладает ли человек, к которому вы собрались, достаточной властью, чтобы решать волнующие вас.

Таким образом, четырнадцатый шаг позволяет вам составить перечень деловых партнеров и определить, с кем из них вы будете проводить переговоры о совместной работе над социальным проектом.

Шаг № 15. Проведение официальных переговоров

Многие лю­ди могли бы удвоить свое влияние и

успех при помощи доброжелательной вежливости.

Ф. Рузвельт

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Определение долевого участия каждого партнера в реализации проекта	Текст договора (устная договоренность)
2.	Подписать договор о сотрудничестве	Подписанный текст договора

Комментарии. 1. До начала переговоров тщательно проанализируйте ситуацию и разработайте план предстоящей встречи. О чем вы хотели бы договориться? Что можете предложить? В чем нужно убедить партнеров по переговорам? План встречи, основные пункты разговора лучше написать, чтобы потом в ход встречи не тратить время и не отвлекаться на то, чтобы вспомнить все ли вопросы уже обсуждены. Еще лучше если вы свои предложения оформите письменно в виде резюме. Еще раз напомним, что это должен быть четкий лаконичный текст (не более 1-2 страниц), разумеется, без грамматических и стилистических ошибок.

2. Приходите на переговоры с ярко выраженным стремлением убедить партнера в необходимости реализации ваших предложений. Но при этом найдите возможность подчеркнуть, что, приняв ваши предложения, партнер только выиграет. Укажите, в чем именно. Иначе проти­воположная сторона будет долго сомневаться в необходимости сотрудничества с вами.

3. Твердо и настойчиво отстаивайте свою позицию, объяс­ните, что вы оба можете выиграть благодаря обоюдному согласию. Помните, что действительно успешные пере­говоры — это переговоры, результаты которых удовлет­воряют обе стороны.

4. Создайте на переговорах атмосферу доверия, расскажите о том, что вас заставило взяться за реализацию данного социального проекта. От человека, который относится к вам хорошо, вы получите неизмеримо больше.

5. Знайте точно, что вы хотите получить в ходе переговоров, добивайтесь этого и будьте готовы за это "заплатить". Определите тот нижний уровень, до которой вы можете отступать. Например, вы пришли в экологический комитет с предложением посадить в течение следующего месяца 200 кустарников в новом городском парке. Представитель комитета предлагает ограничиться 100 кустарниками. Разумеется, 100 это меньше, чем 200, но лучше, чем ничего. Вот эта цифра – 100 кустарников и может стать тем нижним уровнем, дальше которого вы уступать не намерены.

6. Сконцентрируйтесь на сути вашего проекта и разработанного плана по его реализации, но не на личностях. Не позволяйте своему "Я" проявляться. Например, вам не понравилась прическа партнера по переговорам, и вы решаете, что с этим человеком ни о чем не договориться.

7. Во время беседы внимательно слушайте своих партнеров и осторожно задавайте вопросы. Сосредоточьтесь не на том, что ваши собеседники хотят, а на том, почему они этого хотят.

8. Заключайте договор не на короткий, а на долгий срок. Вы же не хотите вскоре опять заниматься тем же самым, приходить и снова убеждать людей в том, что ваш проект необходим для города.

9. Если в ходе переговоров вы окажетесь в безвыходной ситуации или тупике, попросите сделать перерыв, а затем предложите новую информацию, дополнительные аргументы, сделайте еще одну (последнюю) уступку партнеру.

10. В заключении обязательно проверьте ясное и четкое понимание обеими сторонами достигнутой договоренности. Разумеется, это должно быть оформлено в письменном виде в двух экземплярах, скреплено подписями партнеров. Еще раз проверьте итоговый документ, убедитесь в том, что ли другая сторона правильно поняла его.

11. Если ваши ожидания не подтвердились в ходе переговоров, т.е. вы не смогли договориться с вашими партнерами, то обязательно выясните, почему так произошло. Это нужно для того, чтобы в будущем избежать такого результата. Может быть нужно лучше готовиться к переговорам? Или искать других партнеров?

Таким образом, пятнадцатый шаг позволяет вам найти поддержку в лице нескольких деловых партнеров, подписав с ними договор и совместной деятельности над вашим социальным проектом.

Шаг № 16. Получение необходимых ресурсов

Меньше сырья, больше ума.

Девиз итальянской школы менеджмента

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Своевременно получить необходимых для реализации проекта ресурсы	Наличие необходимых ресурсов в нужном количестве и указанное в плане время

Комментарии. 1. При получении необходимых ресурсов (денежных средств, материальных ценностей) обязательно ведите учет всего, что вы получили. Это понадобится для отчета в будущем.

2. Как вести учет денежных средств, смотрите в описании "Бюджет проекта". Еще раз подчеркнем, что любое движение (получение или расходование) должно быть обязательно зафиксировано и главное — документально подтверждено. Иначе у вас, вашей команды и организации в целом могут быть неприятности, в том числе и с налоговой инспекцией.

3. Любые материальные средства, получаемые для проведения того или иного мероприятия, указанного в плане, также нуждаются в учете. Для этого целесообразно вести книгу учета материальных ценностей, в которой указываются наименование полученного материального ресурса, его количество, источник получения, документ, подтверждающий законность этого акта передачи, а также способ использования и объем израсходованных ресурсов (по возможности подтверждающие документы).

Во-первых, это поможет вам постоянно быть в курсе, какие ресурсы и в каком количестве у вас есть в данный момент;

Во-вторых, во время обнаружить дефицит того или иного ресурса и успеть отреагировать, то есть начать его поиск и приобретение. Такая информация позволяет предупредить возможный срыв плана из-за недостатка чего-то необходимого для его выполнения;

В-третьих, у вас всегда будет под рукой необходимая документация, если потребуется кому-то объяснить, чего, когда и от кого вы получили, а главное — как и когда использовали. Эти вещи надо понять и принять сразу, иначе могут возникнуть определенные неприятности, например, когда вам потребуется объяснить расход полученной бумаги, а вы забыли, куда она девалась.

В-четвертых, такое тщательное ведение всей необходимой документации, как финансовой, так и материально-технической, позволят вам выработать полезную привычку всегда фиксировать свои действия, особенно если они связаны с получением или расходованием определенных ресурсов.

4. Во время работы над проектом может произойти непредвиденное. Этот случай даже имеет специальный термин "форс-мажор", то есть непреодолимые и непредвиденные обстоятельства, в которых нет вины ни одной из сторон, подписавших договор. Так вот, в таком случае у вас должен быть продуман запасный вариант действий, в котором предусмотрена возможность:

а) найти иной источник необходимого материального ресурса, например, обратиться к другому поставщику. Но его адрес, телефон и предварительная договоренность с ним об этом должна быть достигнута заранее;

б) найти замену недостающий ресурс другим, который вполне может его заменить без особого ущерба для качества проводимого мероприятия;

в) обойтись без отсутствующего материального ресурса, изменив план или сократив часть мероприятий, может быть, заменить одно мероприятие другим, для проведения которого не потребуется отсутствующий ресурс.

Таким образом, шестнадцатый шаг позволяет вам в соответствии с достигнутыми договоренностями получать необходимые ресурсы и использовать их для проведения плановых мероприятий.

Шаг № 17. Проведение плановых мероприятий

Когда вы работаете 24 часа в сут­ки

и 7 дней в неделю, удача приходит к вам сама.

Ар­манд Хаммер, американский бизнесмен

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Проведение указанных в рабочем плане мероприятиях по реализации проекта	Точное и полное выполнение плана всех пунктов плана

Комментарии. 1. Хорошо составленный план — это уже половина успеха. Но, тем не менее, он требует объединенных усилий всей команды, направленных на его выполнение. Прежде всего, постарайтесь не отступать от намеченного плана без особых причин. Возьмите себе за правило, что отступление от того или иного пункта плана — это чрезвычайная ситуация.

Одним словом, старательно добивайтесь выполнения намеченного. Но в жизни бывают различные ситуации, которые трудно предвидеть или учесть заранее, например, у вас по плану намечена встреча с представителем местной администрации для согласования совместных действий во время экологического митинга. В назначенный день вы узнаете, что этот человек заболел. Такое может случиться с каждым из нас. Помните, это "форс-мажор". А в остальном правило остается правилом — намеченное выполняется точно и в срок.

2. Взаимопомощь и взаимовыручка — это очень важные принципы взаимодействия вашей команды. Не стоит во время работы над проектом постоянно ссылаться на то, что "этот пункт плана не мой", "это не моя обязанность" и т.д. Действительно, вашего имени нет в графе "Ответственный", но ведь вы одна команда, поэтому при первой возможности узнайте, не нужна ли кому-то ваша помощь, если нужна, то чем вы можете помочь этому человеку или группе.

3. Частая ошибка, которую делают начинающие менеджеры — все берут на себя — по принципу "Я все лучше сделаю сам". Это не стоит делать по ряду соображений. Во-первых, вы — одна команда, и решать поставленные задачи следует сообща, работая всем коллективом; Во-вторых, менеджер должен обучать и помогать своей команде, а не отгораживаться от нее, считая, что только он имеет необходимый опыт.

4. Когда что-то не получается, умейте просить помощь. Это особенно необходимо в том случае, когда вы лично отвечаете за какой-то участок работы. Значит, если вы не справляетесь с ним и не говорите об этом своим друзьям по команде, то через какое-то время ваш просчет обнаружится. Но может быть уже слишком поздно. Лучше сразу скажите, что вам нужна помощь. Не смущайтесь того, что что-то не получается. Лучше раньше попросить поддержки, чем потом извиняться, что не успел, не смог, был занят или "болел". Ваши извинения примут, но время уйдет и дело пострадает.

5. Любой план требует корректив, он может быть доработан и изменен с учетом новых обстоятельств. Поэтому периодически, например, 1 раз в месяц, собирайтесь всей командой и анализируйте ситуацию, которая сложилась к этому времени с выполнением плана. Что уже сделано и с каким качеством? Что предстоит в ближайшее время и что для этого нужно подготовить? Какие разделы плана требуют корректировки, например, по срокам, а может быть требуется перегруппировка сил, усиление какой-либо группы за счет других и т.д. Одним словом, будьте оперативны при выполнении планов.

6. Не откладывайте выполнение намеченного на последний день. Это одна из самых типичных ошибок. У вас есть постоянный соблазн — "еще много времени, я все успею", но потом оказывается, что нужно успеть сдать зачет в школе, дома появились дополнительные обязанности, кто-то из членов группы заболел или уехал на соревнования, а до контрольного срока сутки и …

Чтобы такого не произошло, не откладывайте все на последний день. Лучше спокойно, размеренно и методично делать понемногу, тогда не будет спешки, суеты и нервозности, а главное — не пострадает качество вашей работы и не пропадет желание в дальнейшем заниматься социальными проектами "Новой цивилизации".

Таким образом, семнадцатый шаг позволяет вам непосредственно приступить к реализации намеченного плана, осуществлять все свои замыслы, и, решая одну задачу за другой, постепенно двигаться к достижению намеченной цели.

Шаг № 18. Оценка и контроль выполнения плана

Если какое-то дело предоставляется самому себе,

то можно с уверенно­стью сказать, что оно развалится.

Правила "Мерфологии"

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Осуществление количественной и качественной оценки проведенных мероприятий	Объективное представление о ходе реализации проекта

Комментарии:

1. Оценка проведенных мероприятий не должна быть только формальной. Прежде всего, то нужно для вас, чтобы в будущем проводить более серьезные проекты и на более высоком уровне.

2. Очень удобно пользоваться методикой "Лист контроля", которая позволяет отслеживать состояние подготовки каждого планового мероприятия и во время вмешиваться в ситуацию, если в этом есть необходимость.

"Лист контроля"

№	Содержание контроля	Дата	Дата	Дата	Дата
	Что нужно сделать?
	К какому сроку?
	Кто отвечает за выполнение?
	Что нужно для выполнения?

В каждом пункте этой таблицы записываются дополнительные меры, реализация которых позволит выполнить намеченный план.

Например, в строчке "Что нужно сделать?" при заполнении очередной даты указываются конкретные мероприятия (более частные), которые необходимо сделать именно к этой дате.

В строчке "К какому сроку?" — указываются даже деть и час выполнения этих частных дел.

В строчке "Кто отвечает?" — указываются дополнительные люди, которых в случае необходимости требуется подключить к выполнению данного мероприятия к указанному сроку.

В строчке "Что нужно?" — указываются дополнительные ресурсы, если они необходимы.

Эта работа может показаться лишней, но только на первый взгляд. Заполнение такого листа контроля помогает действительно контролировать выполнение плана и во время вносить необходимые коррективы

Таким образом, восемнадцатый шаг позволяет вам подвести промежуточные итоги своей деятельности, соотнести их с показателями, которые вы определили в качестве основы системы оценки вашей работы, то есть осуществлять контроль, без которого невозможно выполнить достаточно серьезную работу, тем более, командой.

Шаг № 19. Корректировка хода реализации проекта

Выход из безвыходного

положения там же, где вход.

В.Л. Леви, психолог

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
	Изменение плана по итогам оценки и контроля выполнения плановых мероприятий	Новая (откорректированная) версия плана

Комментарии. 1. Корректировка плана потребуется в том случае, если вы не смогли реализовать какие—либо из намеченных пунктов, например, из-за недостатка необходимого ресурса. Объективных причин, которые могут повлиять на выполнение намеченного плана, может быть достаточно много. Но для того, чтобы их заранее предусмотреть, необходимо более тщательная работа над составлением плана реализации проекта. Тем не менее, могут возникнуть обстоятельства, которые требуют внести определенные коррективы в составленный план. К этому нужно относиться с пониманием. И изменять план, не отказываясь на конечной намеченной цели проекта.

2. Изменения в план работы команды может вносить единолично сам менеджер, принимая ответственность на себя, но целесообразно посоветоваться и с остальными членами команды, чтобы не утратился интерес к той деятельности, которая предусматривается проектом.

3. Главное требование — корректировка не должна принципиально изменить ранее составленный план, особенно если обстоятельства не столь существенны. Но, с другой стороны, не следует во что бы то ни стало добиваться выполнения намеченного до последней детали, если изменились условия или социальные обстоятельства.

Таким образом, девятнадцатый шаг позволяет вам внести необходимые коррективы в реализацию плана работы над социальным проектом.

Раздел III. Итоги работы над проектом

Управлять, не властвуя, а помогая и информируя.

А. Сергеев, афорист

В этом разделе вы найдете советы, как проанализировать результаты работы вашей команды, а также как проинформировать общественность о том, что вы сделали, решаю социальную проблему местного сообщества.

Шаг № 20. Анализ результатов работы над проектом

Человек не река, чтобы не оглядываться назад.

Сервантес, писатель

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Проанализировать выполнение поставленных задач	Аналитические материалы
2.	Соотнести результаты с поставленной целью	Отчет о работе над проектом

Комментарии. 1. Любая завершенная работа нуждается в анализе ее процесса и результатов. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы увидеть реальный результат, по возможности объективно оценив достигнутое.

2. Основой такого анализа является система оценки, которая утверждена ранее. Опираясь на систему критериев и показателей, следует спокойно, всесторонне и обстоятельно обсудить то, что реально получилось, сравнивая с тем, что было запланировано командой на этапе подготовки проекта.

3. Сначала анализируется выполнение отдельных задач, качество крупных мероприятий, которые были запланированы командой. При этом обращается внимание на степень реализации плановых мероприятий, отдельно обсуждаются те обстоятельства, которые отрицательно повлияли на результаты проекта. Разумеется, не следует забывать и о том, что способствовало реализации плана с тем, чтобы в будущем использовать и эти обстоятельства.

4. Обязательным этапом является анализ соответствия поставленной цели и достигнутых результатов. При самом благоприятном исходе — это соотношение 100%, то есть план работы над социальным проектом выполнен по всем позициям, полученный результат полностью соответствует поставленной цели. Но это бывает не всегда. Если у вас получилось не все, не стоит делать "организационных" выводов, то есть полностью отказываться от дальнейшей практики реализации социальных проектов.

5. В ходе анализа следует отметить вклад каждого члена команды в общий результат работы. Разумеется, нужно подчеркнуть усилия каждого человека, даже если он не смог в полную силу в течение всего времени работать вместе с командой.

6. Основным аналитическим документом является отчет команды о работе над социальной проблемой. Работе над отчетом следует уделить достаточно много внимания. Не следует рассматривать эту работу как потерянное время. Это очень хорошая школа менеджера, который из отчета может получить много полезной информации и сделать важные выводы для работы над следующим проектом.

Таким образом, двадцатый шаг позволяет вам внести необходимые коррективы в реализацию плана работы над социальным проектом.

Шаг № 21. Информирование общественности

о результатах работы

Только признание порождает ощущение успеха.

Ж. Лабрюйер

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Сообщение с помощью СМИ общественности и государственных органов об итогах социального проекта	Представление жителей местного сообщества о деятельности Скаутской Организации, отряда, патруля

Комментарии. 1. Средства массовой информации (газеты, радио, телевидение) могут помочь вам в реализации намеченного социального проекта.

Во-первых, через СМИ можно оповестить всех граждан о предстоящем проекте или пригласить их в указанное время и указанное место для откровенного разговора о проблемах вашего региона.

Во-вторых, СМИ могут помочь в том случае, если местная администрация никак не реагирует на ваши предложения или требования.

В-третьих, через СМИ можно оповестить всех жителей о том, что ваш проект успешно реализуется,

В-четвертых, газета или местное телевидение могут стать настоящей "школой" или "университетом", с трибуны которых вы сможете разъяснять различные социальные проблемы.

Дата добавления: 2014-12-27