КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Порядок обработки и регистрации входящих документов
Учет объема документооборота. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В суммарный показатель объема документооборота учреждения системы Банка России включается количество зарегистрированных документов (входящих, исходящих и внутренних). При этом учет документооборота ведется по каждой из названных категорий документов. При необходимости в учреждении может вестись учет общего количества документов, включая их копии. В этом случае показатель объема документооборота оформляется в виде дроби, где в числителе - число зарегистрированных документов (т.е. суммарный показатель объема документооборота), а в знаменателе - общее число документов (в том числе нерегистрируемых) и их копий. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие, а также, при необходимости, внутренние документы. Письма граждан учитываются самостоятельно. Служба ДОУ регулярно (не реже 1 раза в квартал) представляет руководству учреждения сведения об объеме и составе документооборота. Данные об исполнении документов и информация о состоянии исполнительской дисциплины докладываются руководству ежемесячно. На основе анализа документооборота готовятся предложения о мерах по совершенствованию работы с документами. По поручению руководства учреждения служба ДОУ осуществляет подготовку и анализ сведений об объеме и составе документооборота по отдельным структурным подразделениям, видам документов, другим критериям. При отсутствии автоматизированных технологий делопроизводства и документооборота служба ДОУ или экспедиция осуществляют ежедневный учет документооборота, на основе которого готовят сводные статистические сведения.
Вопрос 2. Регистрация документов как процесс создания банка данных о документах организации для последующего контроля и справочной работы. Правила регистрации и индексации документов. Порядок работы с документами, имеющими гриф ограниченного доступа. Контроль за исполнением документов: основные задачи и виды контроля; принципы и методы организации; основные этапы контроля. Прием и первичная обработка поступившей корреспонденции (в том числе доставленной фельдъегерской службой, курьерами учреждений и организаций, а также переданной по телеграфу, факсу, электронной почте и другими установленными способами доставки документов) осуществляется экспедицией или службой ДОУ под расписку с проставлением даты приема и штампа экспедиции или службы ДОУ. Порядок и график приема корреспонденции согласовывается с соответствующими службами доставки документов. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным. Не принимаются документы (пакеты), если указан другой адресат, а также в случае невозможности точного определения адресата. Документы, полученные структурными подразделениями при приеме посетителей, передаются в установленном порядке на регистрацию. Первичная обработка поступающих документов. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия всех вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. Вскрываться должны все конверты и бандероли, за исключением адресованных «лично». При этом сотрудники служб ДОУ (экспедиций) осуществляют проверку поступивших документов с описью вложений в конверт и проставляют в описи отметку о проверке (подпись сотрудника, обрабатывающего пакет, и дату).
При отсутствии вложений в пакетах составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю пакета, другой - подшивается в дело. Акт подписывается работниками службы ДОУ (экспедиции), в присутствии которых вскрывался пакет, и руководителем службы ДОУ (экспедиции). Акт составляется также в случаях несоответствия вложений, указанных в описях к этим пакетам (несоответствие регистрационных номеров, дат, наименований адресатов). Неподписанные документы или документы, к которым полностью или частично отсутствуют приложения, не подлежат регистрации и возвращаются отправителю. В этом случае составляется соответствующий акт. один экземпляр которого направляется вместе с документами отправителю, другой экземпляр подшивается в дело в службы ДОУ (экспедиции). Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату. Денежные билеты и монета, а также другие ценности, обнаруженные в вскрываемых пакетах, передаются в кассу по акту. Акт об обнаружении ценностей составляется в 3-х экз., подписывается работниками службы ДОУ (экспедиции), в присутствии которых вскрывался пакет, и руководителем службы ДОУ (экспедиции). Один экземпляр акта направляется в кассу, другой - в подразделение, которому адресованы поступившие документы, третий подшивается в дело. После вскрытия пакетов и бандеролей упаковочные конверты, в которых поступают решения, постановления, определения судебных органов, исполнительные листы, исковые заявления, судебные повестки, а также письма граждан, в случае если адрес и фамилия заявителя указаны только на конверте. Конверты вместе с документами направляются в структурные подразделения. Иные упаковочные конверты после их вскрытия при необходимости сохраняются в службе ДОУ (экспедиции) не более одного месяца. Описи вложений к конвертам с общей корреспонденцией хранятся в службе ДОУ (экспедиции) в соответствии с установленными сроками хранения. Прием телеграфной корреспонденции производится службой ДОУ под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи телеграммы. Если телеграмма не получена адресатом служба ДОУ направляет запрос предприятию связи, обслуживающему учреждение системы Банка России.
Порядок приема и обработки документов, поступающих по электронной почте и специальным каналам связи, определяется соответствующими документами Банка России. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Регистрации не подлежат: - поздравительные открытки и телеграммы, пригласительные билеты; - печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники); - рекламные материалы: - письма граждан и организаций без подписи и адреса: - сообщения, поступившие по электронной почте на персональные адреса работников (а не на официальные адреса, используемые для передачи определенных категорий организационно-распорядительных электронных документов в системе Банка России). Регистрации в службе ДОУ не подлежат также: - информация, переданная по факсу для сведения (в том числе факсы с досылкой документа); - материалы статистической отчетности, в т.ч. в электронной форме, поступающие непосредственно в подразделения и обрабатываемые в них. Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности. Документы, присланные в конвертах с пометкой «лично», по решению должностного лица, в адрес которого они поступили, могут передаваться на регистрацию в порядке, установленном в учреждении системы Банка России.
Дата добавления: 2014-12-29; Просмотров: 744; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |