Экспедирование документов

Отправка незарегистрированных исходящих документов запрещается.

Документы, предназначенные для отправки, сдаются на отправку в экспедицию или службу ДОУ под расписку в реестре передачи документов полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о способе доставки.

Документы должны быть отправлены в день их получения экспедицией или службой ДОУ в соответствии с согласованным графиком передачи отправлений службам доставки.

Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Обработка и отправка документов осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725), а также правилами оформления и обработки корреспонденции, утвержденными специальными службами доставки (Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, Главным центром специальной связи, специальными экспресс-службами).

Отправляемые документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдаются в соответствующую службу доставки.

Отправка общей корреспонденции осуществляется в отдельных конвертах с обязательным составлением описей вложений к ним.

При формировании сводных пакетов общая корреспонденция вкладывается в отдельные от расчетных документов пакеты. Отправка общей корреспонденции в сводных пакетах в открытом виде (без вложения в отдельные конверты) не разрешается.

Опись вложений в конверт составляется в двух экземплярах: один экземпляр вкладывается в конверт вместе с документами, другой хранится в экспедиции (службе ДОУ) в течение установленного срока. Порядок и форма заполнения описи вложений в конверт приведены в приложении 8 к настоящей Инструкции.

Экспедиция или служба ДОУ осуществляют сверку описи вложений в конверт и реквизитов отправляемых документов.

Хранящиеся в экспедиции описи вложений, а также реестр передачи отправлений службам доставки являются доказательством отправки корреспонденции.

Необходимость отправки документов с использованием конкретного вида доставки (почта, заказная почта, фельдъегерская связь, спецсвязь, нарочным и др.) определяется исполнителем.

Заказной почтой отправляются документы, для которых использование этого вида доставки определено нормативными актами. При этом на соответствующих документах исполнители проставляют в верхнем правом углу надпись «заказная». Надпись «заказная» переносится и на конверт. Перед заклейкой конвертов работник экспедиции обязан поставить номера вложений на конвертах с заказной корреспонденцией, проверить наличие всех вложений, правильность и точность написанного адреса.

Подготовленные к отправке конверты с документами взвешиваются, маркируются и сдаются на отправку предприятию связи или представителю фельдъегерской службы.

Пакеты с документами, имеющими пометку «ДСП», оформляются в соответствии с установленными правилами и передаются на отправку представителям фельдъегерской службы либо отправляются адресатам через почтовые отделения заказной почтой.

Документы, отправляемые с нарочным курьером, передаются адресату под расписку в реестре, журнале передачи или на копии документа.

В случае возврата ранее отправленной корреспонденции службы ДОУ (экспедиции) обязаны информировать подразделения-исполнители о фактах и причинах возврата документов.

Порядок передачи документов внутри учреждения.

Передача документов, зарегистрированных службой ДОУ, между структурными подразделениями осуществляется через службу ДОУ.

Передача зарегистрированных в структурном подразделении документов другому структурному подразделению осуществляется работниками структурных подразделений.

Документы передаются с соответствующей отметкой в САДД ТУ, других используемых регистрационных формах (журналах, регистрационных карточках) или на втором экземпляре (для внутренних документов). Цель указанного порядка передачи документов - быстрое и точное определение местонахождения документа.

Передача на исполнение в другое подразделение входящего документа, имеющего резолюцию руководителя учреждения или его заместителя, осуществляется на основании новой резолюции лица, давшего поручение.

. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего резолюции руководства учреждения) в подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом подразделении, его следует в 2-дневный срок передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.

Дата добавления: 2014-12-29