Подшивка (переплет) дела

Дата дела.

Оформление обложки дела.

Оформление отдельных реквизитов дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в именительном падеже и полное наименование организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже).

Индекс дела, заголовок, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России переносятся на обложку из утвержденной номенклатуры дел организации.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, порядковый номер каждого тома (части), а также, при необходимости, заголовок тома (части).

Например: заголовок дела в номенклатуре обозначен как «Годовые бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров», а заголовок конкретного тома - «Бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров за 1998 год. Том 15. Камышинский РКЦ» или «Бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров за 1998 год. Том 15. Бухгалтерский отчет Камышинского РКЦ за 1998 год».

На обложках дел. содержащих копии документов, указывается в конце заголовка (после точки) слово «Копии». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Датой дела являются даты начала (заведения) и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также дел, содержащих распорядительную, расчетную и иную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При оперативном хранении таких дел (до передачи в архив) разрешается указывать на обложке только год.

Датой дел, состоящих из плановых или отчетных документов, является период за (на) который они составлены.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются документы (например, приложения и т.п.) за другие годы, на обложке дела (под датой) делается запись: «имеются документы за... год (ы)».

Для журналов регистрации приказов, распоряжений и т.д. датой дела будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

На обложках томов (частей) дела проставляются крайние даты документов, включенных в данный том (часть).

При обозначении полной даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

.Подшивке или переплету подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, личные дела, лицевые счета по зарплате сотрудников.

Дела постоянного хранения, интенсивно используемые с расшивкой дел, рекомендуется не переплетать, а хранить в скоросшивателях до сдачи в архив. При этом на обложке скоросшивателя должны быть указаны все необходимые реквизиты.

Документы, составляющие дело, подшиваются за левое поле на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, рекомендуется хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов дела производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором арабскими цифрами. Нумеровать листы чернилами, пастой, цветными карандашами и т.п. не разрешается.

Каждый том (часть) дела, состоящего из нескольких томов (частей), должен иметь самостоятельную нумерацию листов.

Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

. Заверительная надпись (лист-заверитель) дела составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах (при возможности) - на последнем чистом листе, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+», количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов;

- наличие пропущенных номеров;

- наличие поврежденных листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (за верхнюю часть) на внутреннюю сторону обложки дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копии) отмечаются в новых листах-заверителях, при этом старая Заверительная надпись не уничтожается и не перечеркивается.

Внутренняя опись составляется в случае наличия в деле документов, требующих особого учета.

.Внутренняя опись составляется работником структурного подразделения, в деятельности которого было сформировано данное дело.

В учреждениях системы Банка России составление внутренней описи обязательно для следующих категорий дел:

1) личные дела;

2) личные карточки работников;

3) приказы по основной деятельности, распоряжения;

4) протоколы заседаний постоянного действующего коллегиального органа, стенограммы совещаний, заседаний комиссий.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции), которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

По согласованию с архивом учреждения разрешается не составлять внутреннюю опись распорядительных документов в деле, содержащем менее 10 документов (30 листов).

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена подлинников копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи, при этом дается ссылка на документ, послуживший основанием для замены (изъятия) и т.п. документа.

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или уничтожения в установленном порядке) дела хранятся в структурных подразделениях учреждения по месту их формирования.

Ответственность за сохранность документов и дел возлагается на руководителей и секретарей (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений.

Дела в структурных подразделениях хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются по годам в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Копия номенклатуры дел помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

Хранить документы в неприспособленных шкафах или в столах запрещается.

Учет дел в период их оперативного хранения в структурных подразделениях ведется по номенклатурам дел.

Изъятие из дел подлинников документов правоохранительными, судебными, налоговыми и т.п. органами допускается в исключительных случаях и производится в установленном порядке при наличии на их запросе положительной резолюции руководителя учреждения. На место изымаемого документа подшивается заверенная печатью копия, а также копия документа, на основании которого производилось изъятие (протокола, акта изъятия и т.п.). Факт изъятия документа должен отражаться во внутренней описи документов в деле. Подлинник документа, на основании которого производилось изъятие, передается в архив учреждения и хранится там в деле фонда..

Дата добавления: 2014-12-29