Формирование и оформление дел

Основные требования к формированию дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется секретарем структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива учреждения..

При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;

- документы временного. - хранения группируются в дела в соответствии со сроками хранения;

- если на экземплярах документа имеются пометы, визы и т.д., то в дело включаются все экземпляры, содержащие пометки (визы).

- при формировании дел. содержащих международную корреспонденцию, в дело включается один экземпляр списка (реестра) отправлений международной корреспонденции с отметкой о получении их отделением связи;

- в дело группируются документы одного календарного года за исключением переходящих и личных дел, дел по регистрации, лицензированию, надзору, санированию кредитных организаций и т.п., документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, а также дел, отражающих деятельность международных или иностранных организаций;

- дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не должно содержать
более 250 листов (толщина не более 4 см); количество листов и толщина дел временного
(до 10 лет) хранения, не передающихся в архив учреждения, может превышать
указанные нормы;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дополнительные экземпляры, черновики.

Подлинники и копии документов формируются, как правило, раздельно. Копии и подлинники связанных по содержанию документов, если они касаются решения одного вопроса, могут формироваться в одно дело.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по фамилиям авторов или корреспондентов, расположенным в алфавитном порядке.

. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

. Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат.

Приказы по основной деятельности и распоряжения формируются в самостоятельные дела.

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих меньшие сроки хранения.

Протоколы заседаний группируются в делах по номерам.

Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри - пунктам повестки заседания.

Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ - ответ помещается за документом - запросом).

Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы к отчетам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Лицевые счета сотрудников расчетно-кассового центра группируются в самостоятельные дела, отдельно от лицевых счетов работников главного управления (национального банка).

. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются р дела в соответствии с номенклатурой дел. При большом объеме документов с пометкой «ДСП» их целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с общими правилами формирования дел.

Порядок формирования юридических дел кредитных организаций определяется специальными нормативными актами Банка России.

При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу обозначаются название учреждения и его структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, полный заголовок, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России.

Дата добавления: 2014-12-29