Требования к составлению номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения 10 и 11 к настоящей Инструкции).

В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или учреждения в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством учреждения.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 12-1-54 цифра 12 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 - индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой «Для служебного пользования», то к индексу дела добавляется аббревиатура «ДСП».

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки «Для служебного пользования» («ДСП»).

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, Банка России, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального учреждения. Затем располагаются заголовки дел. содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка (например, «Юридические дела кредитных организаций (по каждой организации»). Использование общего заголовка допускается также для группы дел. содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты РКЦ (по каждому РКЦ)».

В номенклатуру включаются заголовки дел открытого хранения с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП»). В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных и совершенно секретных дел.

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - «ведется в электронном виде»).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения. Об этих изменениях необходимо в срок не более 1 недели письменно информировать службу ДОУ учреждения.

. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

в заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;

в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название. Например: «Переписка с кредитными организациями о представлении отчетов».

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов по Перечню Банка России;

точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за III квартал 1999 года».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения.

В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив.

. Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях, установленный Перечнем.

Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЦЭК учреждения по представлению ЭК учреждения.

.В графе 5 указывается номер статьи Перечня учреждения.или Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура «ТП» (без кавычек).

В графе 6 «Примечание» службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, и на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись (приложение 12 к настоящей Инструкции) номенклатуры.

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».

Составление номенклатуры дел структурного подразделения

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения учреждения возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями Инструкции пол ДОУ.

Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование заведующему архивом (ответственному за архив) учреждения. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем учреждения один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в службе ДОУ и является составной частью сводной номенклатуры дел.

По окончании делопроизводственного года секретарь структурного подразделения подводит итог заведения дел в подразделении и заполняет графу 3 и итоговую запись номенклатуры (приложение 12 к настоящей Инструкции). Копия итоговой записи или сведения о количестве заведенных дел представляются в службу ДОУ учреждения для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел.

Составление сводной номенклатуры дел учреждения.

Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел учреждения системы Банка России составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 11 к настоящей Инструкции).

В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел службы ДОУ. так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел секретариатов руководителей учреждения (если они не входят в состав службы ДОУ) и номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3- месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, после чего утверждается руководителем учреждения.

Сводная номенклатура дел учреждения подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России.

Рис.1.образец номенклатуры дел.

Дата добавления: 2014-12-29