КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Подготовка и передача дел в архив
Составление и оформление описей дел. На завершенные делопроизводством и на переходящие, незаконченные дела, подлежащие передаче в архив учреждения, составляются описи. Описи дел структурного подразделения учреждения системы Банка России составляются по установленной форме (приложения 15 и 16 к настоящей Инструкции) и представляется в архив через год после завершения формирования дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений Описи дел структурных подразделений составляются секретарями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства) структурных подразделений под методическим руководством архива. В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив. Отсутствующие в номенклатуре, но имеющиеся в наличии дела включаются в опись структурного подразделения. Описи составляются на все дела, образовавшиеся в процессе деятельности структурного подразделения учреждения, подлежащие передаче в архив, заведенные в каждом календарном году.
Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 10 лет) хранения; - дела по личному составу; -дела, специфические для учреждений системы Банка России (регистрационные дела кредитных организаций: дела по вопросам надзора за деятельностью кредитных организаций и т.д.), ведущиеся в течение нескольких лет. В архиве учреждения составляются сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу (приложения 17 и 18 к настоящей Инструкции). Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел; - заголовок дела (тома, части); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части) - для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения: - срок хранения дела (для дел временного хранения); - номер статьи (для дел временного хранения); - примечание (хранение дела в подразделении, фамилия ответственного за хранение дела, оставленного в подразделении, и т.д.). Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером. Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы. К индексу или порядковому номеру дела, содержащего сведения ограниченного распространения «Для служебного пользования» добавляется аббревиатура «ДСП». В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами «то же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
В графе 4 указывается дата дела, в графе 5 — количество листов в деле или его томе, части. В графах 6 и 7 указываются срок хранения дела и номер статьи по Перечню Банка России или Типовому перечню. Графа 8 описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям или другой организации со ссылкой на акт, об уничтожении со ссылкой на акт, о присвоении делу номера по годовому разделу описи дел постоянного, долговременного хранения или по личному составу. Систематизация дел в описи структурного подразделения определяется архивом учреждения. Рекомендуется систематизировать дела в описи структурного подразделения в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел организации. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Переходящие дела включаются в описи по начальным датам. Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе «Примечание» делается отметка о том, что дело переходящее, указывается подразделение, в котором оно хранится и фамилия ответственного за хранение. «Регистрационные», «наблюдательные» и т.п. дела кредитных организаций, ведущиеся в подразделениях лицензирования банковской деятельности (подразделениях безопасности и защиты информации), подразделениях по организации банковского санирования и т.п., то есть дела, делопроизводство по которым продолжается в течение длительного времени, включаются в описи по дате завершения их делопроизводством (дате отзыва лицензии у кредитной организации). При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов). В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Пример: В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с № 1 по № 15, из них: литерный № 9а, пропущены №№ 7, 8. Описи дел структурного подразделения подписываются составителем, согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения. Описи дел постоянного хранения, временного (сроком свыше 10 лет) хранения и по личному составу расчетно-кассового центра подписываются составителем, а затем утверждаются руководителем расчетно-кассового центра. Описи до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией (ЭК) территориального учреждения Банка России. Описи дел РКЦ - источника комплектования государственного архива - подлежат рассмотрению ЭПК госархива.
Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Опись дел РКЦ составляется в трех экземплярах. Один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК территориального учреждения Банка России, на котором она была рассмотрена и одобрена, второй экземпляр хранится в архиве РКЦ, третий экземпляр передается по требованию в государственный архив, источником комплектования которого является РКЦ. Описи представляются в архив учреждения одновременно с передаваемыми на хранение делами. До этого проекты описей дел представляются в архив для проверки правильности их составления. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, подготовка которого возлагается на архив учреждения (в РКЦ - на лицо, ответственное за архив). Описи дел по личному составу учреждений с небольшие объемом данной категории дел могут составляться за несколько лет со сквозной порядковой нумерацией дел. .
Дата добавления: 2014-12-29; Просмотров: 1239; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |