Управление процессом приобретения материальных ресурсов

Процесс приобретения материальных ресурсов включает ряд логически взаимосвязанных видов работ:

- составление заявок;

- анализ заявок;

- выбор поставщика;

- размещение заказов;

- определение метода закупок;

- контроль за выполнением заказов;

- завершение процесса приобретения – приемка материальных ресурсов.

Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они одержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них. Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения.

Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе закупок с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов. Методами анализа являются функционально-стоимостной анализ и конструирование стоимости. В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы:

1.Могут ли более дешевые материалы удовлетворять потребности производства?

2. Оправданы ли эти потребности?

3. Могут ли другие виды материалов удовлетворять потребности производства?

4. Можно ли упростить конструкцию производственного изделия?

5. В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы?

Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках, а должна анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказа. Службе закупочной логистики известны предложения поставщиков и конкурентные цены.

Выбор поставщиков (см. пункт 2.3.3)

Размещение заказов, приобретение материалов осуществляется разными способами в зависимости от вида материала. Основными методами закупок являются:

- приобретение одной большой партии за один раз (оптовые закупки);

- регулярные закупки отдельными партиями в течение определенного периода;

- ежедневные (ежемесячные) закупки. Этот метод используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов;

- получение материалов по мере необходимости;

- единичные закупки. Материалы заказываются в том случае, если он требуется.

Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем.

Закупки могут осуществляться следующим образом.

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления каждой партии; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

- полный перечень товаров;

- количество товара, имеющегося на складе;

- требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

- количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

- оплачивается только поставленное количество товара;

- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода — покупка эпизодически используемых товаров и (или) когда их невозможно получать по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток метода — в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкие партии заказов и множество поставщиков.

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются службой закупок. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями договора. Важное значение имеет приемка материалов в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

- нужного качества;

- в нужном количестве;

- в обусловленное время;

- за оговоренную цену.

Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика необходимых документов, в которых указывается количество и время поставки.

Дата добавления: 2014-12-29