Выбор поставщиков и перевозчиков

Изучение рынка поставщиков и продуцентов и планирование процесса закупок и поставок представляет собой цепочку взаимосвязанных действий (рис. 6). Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки.

Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были своевременно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договоры с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.

Переход к рыночным отношениям в сфере закупок и поставок характеризуется следующим:

- множественностью источников поставки и закупки;

- свободным ценообразованием;

- экономической ответственностью сторон;

- равноправием партнеров по закупочно-потребительской деятельности.

В результате саморегулирования процессов закупки и поставки сырья, материалов и комплектующих возрастает роль договоров, контрактов и других документов, регламентирующих эти процессы.

Таким образом, проблема заключается в том, чтобы, не теряя методологических и технических приемов калькуляции и обработки заявок, находящихся в распоряжении специалистов по материально-техническому снабжению, «встроить» их в систему рыночных отношений. Естественнее всего это сделать с помощью принципов логистики, рассматривающих движение материальных потоков от поставщиков и далее до потребителя как единое целое.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке начинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

Классификация возможных поставщиков приведена на рис. 6.

Таким образом, разнообразие потенциальных поставщиков требуемой продукции делает весьма актуальной проблему выбора тех из них, которые могли бы с наилучшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность.

Рис. 6. Разновидности поставщиков, обеспечивающих производственно-сбытовую деятельность

Процесс выбора поставщика может быть разделен на три этапа:

- выявление потенциальных поставщиков;

- анализ выявленных поставщиков;

- определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.

Схематично процесс решения этой проблемы показан на рис. 7.

Имеется два основных критерия выбора поставщика: (I) стоимость приобретения продукции или услуг и (2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.

Качество обслуживаниявключает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Конкурс поставщиков

Выставки и ярмарки

Переписка и контакты

Услуги фирм

Реклама и каталоги

По финансовому статусу

Сроки экстренных заказов

Резервные мощности

Управление качеством

Снабжение запчастями

Психологический климат

По специализации

По месторасположению

По значимости поставок

По надежности поставок

По ценовым показателям

Рис. 7. Процесс выбора поставщика

В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60. К ним относятся:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие у поставщика резервных мощностей;

- организация управления качеством продукции у поставщика;

- психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

- риск забастовок у поставщика;

- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей
в течение всего срока службы поставленного оборудования,

- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) как распространенная форма поиска потенциальных поставщиков проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю, так как поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем, а потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

- инструктирует участников торгов о процедуре торгов;

- дает описание закупаемых товаров или услуг;

- устанавливает критерии для оценки предложений;

- определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Открытые торги.

Объявления о проведении открытых торгов (ОТ) публикуются покупателями в газетах или специализированных журналах. Поэтому часто такие торги называют публичными. Однако понятие «ОТ» происходит не от того, что об их проведении даются открытые публикации, а в связи с возможностью участия в них всех желающих фирм. Обычно ОТ проводятся при размещении заказов на массовые товары, относительно несложное оборудование и услуги, которые могут предложить многие фирмы. Продавцы выкупают условия торгов.

В последние годы устроители торгов стали в некоторых случаях поднимать стоимость выкупа до нескольких тысяч долларов, стремясь тем самым отсечь от участия в торгах слабые фирмы.

Закрытые торги.

Приглашение к участию в таких торгах рассылаются их устроителями наиболее известным поставщикам и подрядчикам, имеющим достаточно высокий авторитет на внутреннем и международном рынке. Получив такие предложения, продавцы выкупают условия торгов у тендерных комитетов. Закрытые торги (ЗТ) обычно проводятся на поставки дорогостоящего современного оборудования с высокими техническими характеристиками и на сложные подрядные работы, требующие высокой квалификации.

Иногда ЗТ проводят в 2 этапа: 1 – открытые предквалификационные торги, 2 – закрытые торги.

На основе анализа представленных материалов тендерные комитеты определяют круг фирм, которых они допускают к участию в закрытых торгах.

К установленному тендерным комитетом сроку закрытия торгов их участники готовят комплексные технические и коммерческие предложения.

С целью сохранения коммерческой тайны участники торгов передают свои предложения в последние минуты перед закрытием торгов. После закрытия торгов участники не имеют права менять условия своих предложений.

В день закрытия торгов тендерные комитеты организуют публичное вскрытие предложений в присутствии всех участников торгов. Такие торги называют гласными.

При проведении негласных торгов тендерные комитеты не проводят публичного вскрытия предложений и не объявляют ни состава участников, ни предложенных ими условий.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара.Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

- наименование товара;

- количество и качество товара;

- цену;

- условия и срок поставки;

- условия платежа;

- характеристику тары и упаковки;

- порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Твердая офертанаправляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

Свободная офертане включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационныематериалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческие письма или запросы, главной целью которых является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая по­явится в ответном предложении.

Основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с гибкой ценой.

Факторы, учитываемые при выборе перевозчика:

- надежность и качество обслуживания;

- перечень предоставляемых услуг;

- скорость доставки;

- соблюдение графика доставки;

- возможность обеспечения сохранности перевозимой продукции;

- стоимость обслуживания (транспортных услуг);

- финансовое положение перевозчика;

- место, занимаемое в рейтинге перевозчиков;

- возможность совместной перевозки различных видов про­дукции;

- возможность доставки в требуемый пункт;

- работа с претензиями.

Проводится ранжирование факторов и подбирается соответствующий вид транспорта. При выборе перевозчика учитываются также географическое расположение заказчика и частота отправления грузов в его направлении рассматриваемыми видами транспорта. Нередко прибегают к комбинированию транспортных средств на одном пути следования (интермодальные перевозки).

Факторы, учитываемые при оценке транспортного предприятия:

- финансовое положение и кредитная история транспортного предприятия (анализируется с помощью годовых отчетов и коммерческих рекомендаций);

- условия перевозки грузов;

- состояние транспортных средств;

- безопасность перевозок и наличие соответствующих письменных инструкций;

- степень компетенции менеджеров и контролеров по обеспечению безопасности перевозок и дорожного движения, а также уровень их полномочий;

- сохранность данных, особенно при передаче сведений заказчику о предстоящей перевозке груза;

- статистические данные и показатели перевозчика по хищениям и повреждениям перевозимых им грузов;

- степень подготовленности менеджеров;

- уровень текучести кадров предприятия;

- процедуры набора персонала (ведется ли работа с претендентами на занятие вакантных должностей, запрашиваются ли характеристики с предыдущего места работы);

- общее состояние дисциплины, отношение к нарушениям;

- наличие у транспортного предприятия стандартов обслуживания потребителя, сертификата соответствия международному стандарту ИСО 9001, а также программ качества обслуживания.

Степень проработки влияния указанных и других факторов на обеспечение требуемого уровня безопасности при транспортировке зависит, прежде всего, от особенностей груза, который необходимо доставить получателю.

В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.

Дата добавления: 2014-12-29