Система Золушка

Система LanDocs

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображении, звука и т.д.).
4. Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
6. Поддержку нескольких версий одного документа.
7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов.
8. Интегрированный вызов офисных приложении для просмотра, редактирования и печати документов.
9. Организацию архивирования документов.
10. Гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
11. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Программно-технологический комплекс " Золушка-WIN. Электронная канцелярия " состоит из 3-х функциональных компонент программных систем:

• "Служебная корреспонденция" характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель;
• "Решения и распоряжения" отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности;
• "Письма граждан" характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система " Золушка-WIN. Служебная корреспонденция " предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.

Система обеспечивает:

1. Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке.
2. Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу.
3. Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов).
4. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям.
5. Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения.
6. Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.
7. Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ).
8. Формирование истории движения документов.
9. Организацию доступа к электронным копиям документов.
10. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Однако ни одна система электронного документооборота не может заменить документооборота традиционного и существует параллельно с ним, поскольку электронные версии документов не могут являться гарантией юридической достоверности информации.

Типичной особенностью всех изученных систем электронного документооборота является долговременный, трудоемкий ввод и максимально ускоренный поиск информации. Принято считать, что внедрение систем эффективно при годовом объеме документооборота свыше 10 тысяч единиц документов в год.

Дата добавления: 2014-12-29