Номенклатура дел. Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности

Формирование дел

Дело – "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"¹.

Формирование дела – "группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела"².

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

• номинальный (по видам и разновидностям документов) – приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
• предметно-вопросный (по содержанию). Например: "Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)";
• авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: "Протоколы собраний трудового коллектива фирмы "Заря" за 1998 год" или "Документы о совместной деятельности с фирмой "Икс" (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)";
• корреспондентский;
• по грифу ограничения доступа к документу (13).

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов – вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов ("письма отдельно, факсы отдельно") и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:
• исполненные документы;
• правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;
• один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);
• документы одного года (за исключением переходящих дел³).
2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию ("План работы… на 1998 год", "Отчет о работе… в 1998 году" должны храниться в делах 1998 года).
3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке"¹.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

• постоянные реквизиты "единого" бланка:
• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
• переменные реквизиты "единого" бланка:
• дата (09);
• регистрационный номер (10);
• место составления или издания документа (12);
• заголовок (17);
• текст (19);
• подпись составителя (21);
• гриф согласования (22)²;
• гриф утверждения (15).

В заголовке номенклатуры дел указывают "на_____год". Например:

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.

Индекс дела	Заголовок дела (тома,части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и №статей по перечню^6	Примечание

Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например:

1. 01. Дирекция
2. 02. Бухгалтерия и т.д.

В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.

В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее – распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
• заголовки типа "Общая переписка", "Материалы разные" и т.п. не допускаются.

Дата добавления: 2014-12-29