Общие вопросы создания бухгалтерских информационных систем

МЕТОДОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Процесс компьютеризации бухгалтерского учета потребовал соз­дания соответствующей методологии ее проведения, включающей подготовительные мероприятия, обследование объекта, система­тизацию данных обследования и их анализ, разработку технологи­ческих решений и их внедрение.

Опыт внедрения систем обработки данных показывает, что существуют две принципиально разные технологии компьюте­ризации бухгалтерского учета. Первая, долгое время домини­ровавшая в нашей стране, заключается в том. что между фор­мулированием постановки задачи, разработкой технического проекта и его внедрением возникали паузы, причем первый и второй этапы могли быть выполнены разными специалистами. Очевидно, что недоработки, допущенные в постановочной час­ти, переходили в технический проект, поскольку к тому време­ни, когда дело доходило до этого этапа, постановщик, как правило, был занят другой задачей.

Вторая технология характерна для ведущих западных раз­работчиков. Она более продуктивна, поскольку предполагает создание бригады, которая ведет разработку от начала до вне­дрения. В бригаду входят постановщик, системщик, несколько программистов-прикладников, администратор, секретарь, на­учный руководитель разработки. Такой состав дает возмож­ность сократить сроки разработок и обеспечить нормальное внедрение. В сложившихся экономических условиях лишь еди­ничные организации (в основном те, деятельностью которых является разработка программных продуктов) могут позволить себе содержать такие бригады.

Один из выходов в создавшейся ситуации - применение так называемой прототипной технологии, суть которой можно свести к следующему. По обоюдному согласию разработчик не представ­ляет заказчику документ "Постановка задачи", хотя по мере про­ектирования формулирует его для себя. После обследования предметной области, в ходе которого разработчик готовит пере­чень задач, он определяет последовательность их решения и формы выходных ведомостей. Далее разрабатываются программ­ные решения, реализующие прототип основного меню и меню других уровней. При выборе того или иного режима вместо расче­тов и обработки данных на экране монитора высвечивается про­тотип ведомости, которая будет сформирована в результате вы­полнения (в будущем) данного режима. После этого разработчик знакомит пользователя с созданными прототипами, и тот при не­обходимости делает уточнения и изменения, которые оперативно вносятся в прототипы, осваивает разработанный диалог, чтобы не испытывать впоследствии страха перед системой. Он становится как бы единомышленником разработчика. Именно такой подход использовался при разработке АРМ бухгалтеров по различным участкам учета, которые рассматриваются в данной книге как учебные.

К подготовительным мероприятиям относятся разъяснение сущности автоматизации учетных работ, заключение договора с проектной организацией, ознакомление в общих чертах с производственным процессом хозяйственных подразделений предприятия, с работой бухгалтерии. Если они проводятся сто­ронними специалистами, то привлекаются обычно и бухгал­теры предприятия.

После подготовки начинается обследование объекта автомати­зации, изучение учетной информации и особенностей организа­ции производственно-хозяйственной деятельности. Одновременно с этим проводится сбор данных об объемах вычислительных ра­бот, систематизируются действующие классификаторы, формы первичных и сводных документов, ценники, таблицы, инструкции и положения по организации учета и т. п. Эти материалы позволяют определить уровень состояния учета и вычислительных ра­бот и решить вопрос об наиболее эффективном использовании компьютерной техники.

Эффективность функционирования разрабатываемой системы зависит от полноты охвата циркулирующей в системе информа­ции, что может быть выявлено только при тщательном и всесто­роннем обследовании потоков информации, степени обособлен­ности и интеграции, характера движения, повторяемости и воз­можности их регулирования. Цель такого изучения заключается в исключении дублирования, а также в установлении механизма связи первичной, промежуточной и результатной информации, представленного в виде алгоритмов обработки.

Одной из целей обследования является сбор данных, необхо­димых для определения основных параметров и характеристик действующей на предприятии системы обработки информации. Существует несколько методов обследования объектов автомати­зации, причем наиболее распространенными являются анкетный, опросный, расчетный и аналогии.

Анкетный метод (или саморегистрации) заключается в том, что обследование проводится с помощью анкет, заполняемых конкретными работниками без участия обследователя. При оп­росном ответы регистрируются на рабочем месте исполнителя. Расчетный метод сводится к определению трудоемкости учет­ных работ и применяется в тех случаях, когда вместо точного подсчета показателей можно вывести их расчетным путем. Ме­тод аналогии - сокращенный, при его применении результаты обследования учетной информации одного предприятия или подразделения распространяются на все аналогичные структу­ры. При обследовании часто приходится использовать одно­временно несколько методов, причем наиболее часто опрос, при котором на каждого исполнителя заполняется опросный лист или другие документы (карты обследования, таблицы и т.п.). Кроме того, существуют такие методы, как обследование на основе опроса работников различных служб и руководите­лей подразделений, ознакомление с обязанностями сотрудни­ков, данными первичных документов, результатной информа­цией, сущностью выполняемых работ и задач.

При проведения обследования объект автоматизации может рассматриваться в следующих аспектах: информационном, техно­логическом, организационном, методологическом и техническом. Первый по видам работ характеризует используемые первичные и выходные документы, состав файловой системы, структуры файлов, наличие и содержание нормативно-справочной информации. При втором определяются перечень и характеристика задач, по­рядок их выполнения и решения, уровень автоматизации.

Третий предполагает анализ данных о структуре подразделе­ния - состав, схему подчиненности, должностные обязанности со­трудников, четвертый - изучение существующих инструкций, нормативных документов, регламентирующих работу отделов, пя­тый - состав имеющейся вычислительной техники и ПО.

В результате обработки материалов обследования необходимо выявить следующие данные: объем вычислительных работ, техноло­гический процесс ведения учета, структуру аппарата бухгалтерии, оборот каждого вида первичных документов, перечень используемых классификаторов, группировочных и отчетных регистров.

Рассмотрим в качестве примера перечни данных, которые мо­гут быть использованы при обследовании объекта автоматизации. Данные вносятся по экономическим задачам, видам работ и функциям управления.

Дата добавления: 2014-12-29