Первичные документы и документооборот

В качестве носителей разовой исходной информации в системе бухгалтерского учета используются преимущественно обычные документы. Несмотря на прогресс в системе автоматизации уче­та, обойтись без первичных документов на ближайшую перспек­тиву не представляется возможным. Поэтому проблема их совер­шенствования является весьма актуальной. Для этого существует множество способов и технических средств, в том числе: унифи­кация и типизация форм; применение способа однократной запи­си; сокращение количества экземпляров; заготовка бланков доку­ментов с помощью ПЭВМ; выписка документов с помощью компьютера.

На таких участках, как учет материальных ценностей, основ­ных средств и готовой продукции, а также расчеты с персона­лом по оплате труда, используются преимущественно типовые формы первичных документов, что позволяет повысить эффек­тивность обработки данных. В соответствии с Законом "О бух­галтерском учете", применяемые организациями и предпри­ятиями первичные учетные документы должны быть составле­ны по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Указанные альбомы разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Ми­нистерством финансов.

Важность унификации и типизации первичных учетных доку­ментов имеет существенное значение для снижения трудоемкости создания и обработки таких документов, особенно при использо­вании средств вычислительной техники. Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как размещена в них ин­формация. На практике применяют анкетный, зональный, табель­ный (табличный) и комбинированный способы.

Анкетная форма характеризуется тем, что реквизиты, которые используются для обработки, размещают последовательно по вертикали (один под другим), а названия этих реквизитов - обыч­но слева от них. При зональной форме документ расчленяется на участки (зоны) для размещения определенных групп реквизитов, имеющих логическую или математическую зависимость. Табель­ная (или табличная) форма представляет собой дальнейшее раз­витие зональной, но отличается тем, что для записи каждой груп­пы реквизитов предназначено несколько строк вместо одной. От­дельные зоны напоминают таблицы, которые составляют ее осно­ву. Для комбинированной формы характерны различные принци­пы размещения реквизитов.

Опыт показывает, что наиболее рациональны комбинированные формы документов. Можно рекомендовать следующее примерное размещение реквизитов в документе: постоянные (название доку­мента, предприятия), переменные справочно-группировочные (цех, табельный номер, склад), количественно-суммовые (коли­чество, цена, сумма), подписи (сдал, принял, руководитель пред­приятия, главный бухгалтер), печати.

Важно отметить, что в соответствии с Законом "О бухгалтер­ском учете" первичные документы, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм, должны включать следующие обязатель­ные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При разработке (или переработке) индивидуальной формы до­кумента вначале определяют необходимый минимальный состав реквизитов, выбирают форму построения, формат и наиболее подходящий стандартный размер. Формат документа[4] определя­ют путем расчета площади бланка по горизонтали (общее коли­чество граф) и вертикали (количество и высота строк).

При использовании документов, содержащих данные, относя­щиеся к различным группировочным признакам, целесообразно ввести данные в компьютер один раз и затем многократно ис­пользовать (принцип однократной записи), а также сократить ко­личество экземпляров документов.

Известно, что бланки первичных документов печатаются в ос­новном типографским способом. Однако можно использовать и печатающие устройства персонального компьютера, что целесо­образно при заготовке нетиповых форм.

Ряд первичных документов (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения), в которых постоянно изменяется их содержательная часть, не лишено смысла выписывать с ис­пользованием компьютера. При этом их данные должны (могут) одновременно заноситься в базу данных, обеспечивая ведение электронной картотеки и значительно сокращая трудоемкость по­иска, выписки и регистрации документов.

Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т.е. с разработкой порядка прохождения документа по всем инстанциям и испол­нителям. Первый этап включает такие операции, как выписка документа, его оформление и др. В бухгалтерии происходит проверка документа на полноту заполнения и арифметическая обработка - это второй этап. Последний этап связан с хране­нием документов в бухгалтерии и со сдачей их в архив. В от­дельных случаях некоторые из этапов могут быть объединены, например, при выписке документа на компьютере могут объе­диняться первые два.

Дата добавления: 2014-12-29