Внедрение проекта

Составление технических инструкций

Для удобства работы и быстрейшего обучения пользователя на каждую операцию технологического процесса необходимо раз­работать техническую инструкцию, в которой указывают порядок обработки учетных данных. В соответствии с перечнем операций технологического процесса могут составляться ин­струкции по подготовке первичных документов, приемке, кон­тролю и регистрации принятых документов в бухгалтерии, по работе во всех режимах АРМ бухгалтера на соответствующем участке учета. В технических инструкциях даются подробные указания операторам о характере и технологии выполнения ра­бот, а также элементарные знания по эксплуатации компьюте­ра и т.д. Инструкции составляются на специальных бланках или хранятся на винчестере ПЭВМ, а при необходимости выво­дятся на экран или распечатываются.

Инструкция по подготовке первичных документов для сдачи в бухгалтерию составляется для каждого заказчика (цеха, отдела) с учетом обрабатываемых документов. В ней содержатся требова­ния к заполнению и оформлению первичных документов, условия о сроках сдачи их в течение месяца и дате последней сдачи, о порядке оформления сдачи, количестве документов в пачке, по­рядке нумерации и т.д. В табл. 2.7 приведена примерная инструк­ция по подготовке первичных документов для расчетов с персона­лом по оплате труда и для передачи их в бухгалтерию.

Инструкция по приемке, контролю и регистрации принятых до­кументов разрабатывается, как правило, для однотипных доку­ментов (наряды, рапорты о выработке, приходные и расходные требования по учету материалов). Она должна содержать сведе­ния о порядке приемки, методе контроля первичных документов, порядке регистрации и выдачи в работу.

Таблица 2.7

	Инструкция	по подготовке
Цех-сдатчик	первичных документов для сдачи в бухгалтерию	№ 01/1
Работа		Расчеты с персо­налом по оплате труда
	Шифр	Наименование	Лист №	Всего листов
Операция		Подготовка рабо­чих накопитель­ных нарядов	-
	Шифр	Наименование	Оборудование

Примечания:

1.Рабочие накопительные наряды сдаются два раза в месяц (16-го числа - за первую половину месяца и 1-го числа до 10 часов утра - за вторую половину).

2.При заполнении первичных документов работники цеха должны записать все показатели и шифры, не допуская по­марок и подчисток, проставлять их в отведенных для этого графах и только арабскими цифрами.

3.Наряды сдаются скомплектованными в пачки из расчета не более 100 документострок в пачке.

4.На каждую пачку выписывается сопроводительный листок.

5.Документы должны быть обернуты бандеролью, к первому документу должен быть приклеен сопроводительный листок.

6.На сопроводительном листке следует проставлять: номер пачки, цеха, участка, наименование документов и их количе­ство.

7.Документы сдаются по журналу сдачи, в котором после при­емки бухгалтер должен расписаться.

8.Поперек сопроводительного листка последней пачки за от­четный месяц следует написать цветным карандашом или фломастером, что она последняя.

9.Все дефектные документы, возвращенные подразделению при приемке, сдают в следующих пачках обычным порядком.

Инструкция по суммированию и контролю должна содержать сведения о суммируемых показателях первичных документов, по­рядке работе, порядке записи итогов и методе контроля сумми­рования.

В инструкции по регистрации контрольных чисел указывается

порядок получения и регистрации контрольных чисел, а также, для каких целей используются контрольные числа (табл. 2.8).

Таблица 2.8

Инструкция по регистрации контрольных чисел № 01/5
Работа		Расчеты с персоналом по оплате труда
Шифр	Наименование	Лист №	Всего листов
Операция		Регистрация контрольных чисел по рабочим нарядам	ПЭВМ
Шифр	Наименование	Оборудование

Инструкция по контролю и выпуску группировочных и отчетных сводок должна содержать сведения о методике контроля полу­ченных итогов, порядке оформления и передачи регистров и от­четных сводок заказчикам.

Инструкция по работе в различных режимах АРМ содержит сведения о порядке ввода данных, составлении сводок, работе с классификаторами, закрытии месяца и т.п.

Примечания:

1.Полученные по каждой пачке документов контрольные итоги (заработной платы и нормированного времени) записывают­ся в соответствующие графы журнала приемки и контроль­ных чисел.

2.По окончании записи в журнале по всем пачкам за отчетный период следует просчитать общие итоги по графам "сумма" и "нормированное время".

3.Полученные общие итоги используются следующим обра­зом: итог графы "сумма" сверяется с итогом графы "сдельно" ведомости распределения заработной платы по видам оплат, а итог "нормированного времени" сверяется при получении накопительных данных по рабочим-сдель­щикам за месяц.

При выполнении тех или иных операций на персональном ком­пьютере пользователь в большинстве случаев руководствуется правилами, подсказанными ему в процессе диалога, который обычно строится на основе меню. При этом технологическая карта может составляться разработчиком в обычном порядке, однако присутствие заготовленной при проектировании помощи пользо­вателю практически в каждом экране делает целесообразным это только для операций с плохой инструкционной поддержкой на эк­ране или для технологически сложных операций.

При изменении положений инструкций (порядка сдачи доку­ментов, методики их обработки, программ настройки) в них вно­сятся соответствующие исправления, а в отдельных случаях со­ставляются новые инструкции.

После составления проекта и его утверждения приступают к за­вершающему этапу - его внедрению. Этот процесс включает про­ведение подготовительных мероприятий и внедрение основных положений и рабочей части проекта.

К подготовительным мероприятиям относятся размножение клас­сификаторов учетных номенклатур в виде справочников, печатание бланков измененных форм первичных документов, пробное состав­ление накопительных регистров и отчетных сводок на компьютере, инструктаж работников тех служб и отделов, которые будут сдавать первичные документы и получать отчетные сводки.

Внедрение проекта на любом предприятии может быть осу­ществлено по различным схемам.

По первой схеме на протяжении определенного периода одни и те же учетные работы выполняются одновременно вручную и автомати­зированным способом. Когда бухгалтеры освоятся с ведением учета на персональном компьютере, ручное ведение учета отменяется. Этот вариант распространен достаточно широко, хотя и ведет к перегруз­ке учетных работников, так как одну и ту же работу приходится вы­полнять дважды (значительная трудоемкость).

Вторая схема предполагает внедрение проекта автоматизации последовательно по отдельным объектам (цехам, отделам, скла­дам) без выполнения этих работ вручную. Здесь учитывается опыт, накопленный на предыдущих участках, и совершенствуются положения проекта. Такая схема затягивает этап внедрения и применяется обычно при приобретении персональных ЭВМ.

При третьей схеме предусматривается автоматизация одно­временно по всем объектам без выполнения этих работ вручную (полное внедрение). Здесь требуется тщательно продуманные подготовительные мероприятия и высокий уровень подготовки бухгалтеров, работающих на компьютере. Обычно такое внедре­ние проекта применяется в тех бухгалтериях, где имеются компь­ютеры и ведутся работы по их эксплуатации. Из рассмотренных схем она наиболее эффективна, поскольку сокращаются сроки внедрения при минимальных затратах.

Внедрение проекта обычно начинают с первого числа месяца, причем предварительно разрабатывают и доводят до сведения поль­зователей соответствующие классификаторы. Если шифры являются постоянными для данного вида документов, то целесообразно отпе­чатать в них типографским способом вид оплат, коды складов и т.п. Если внесены изменения в формы первичных документов, то они также должны быть заново отпечатаны и переданы пользователям. Одновременно проводится инструктаж о порядке заполнения доку­ментов и сроках сдачи их в бухгалтерию. Пользователей также зна­комят с содержанием разрабатываемых на компьютере группировочных ведомостей и отчетных сводок. Если сводки предназначены для подразделений предприятия, то проводится инструктаж исполните лей о порядке использования этих регистров. Отчетные сводки должны быть тщательно выверены, так как ошибки, допущенные в этот период, наносят большой вред, вызывая недоверие работников к автоматизации в целом.

В период внедрения необходимо следить за тем, чтобы строго со­блюдались сроки сдачи первичных документов на обработку в бух­галтерию, осуществлялся контроль принятых документов в части их оформления и выполнялись предусмотренные проектом инструкции. После окончания отчетного периода необходимо подвести итоги вне­дрения, проанализировать выявленные ошибки и недостатки и при­нять меры к их устранению (уточнение сроков сдачи первичных до­кументов и составления отчетных сводок, изменение отдельных по­ложений инструкционных карт, шифров, программ настройки и т.п.). После этого следует внести исправления в проект. О сдаче-приемке проекта составляют акт. С этого момента проект является руководя­щим документом, по которому организуется работа на данном участ­ке учета. Срок внедрения проекта в среднем составляет полтора-два месяца, считая с момента внедрения классификаторов и до оконча­ния отчетного периода.

Дата добавления: 2014-12-29