Автоматизация бухгалтерского учета

Основные классы бухгалтерских информационных систем

Классификационные признаки бухгалтерских информационных систем

Увеличение трудоемкости учетных процедур, невозможность многих хозяйственных субъектов содержать большой штат бухгалтеров и доступность цен на персональные компьютеры обусловили спрос на бухгалтерские информационные системы. Предлагаемые в настоя­щее время на российском рынке информационные системы бухгал­терского учета весьма разнообразны по охвату реализуемых функ­ций, принципам построения, составу дополнительных услуг, техни­ческому и методическому сопровождению, отраслевой ориентации. В отличие от мемориально-ордерной или журнально-ордерной для ав­томатизированных форм ведения учета (таблично-автоматизирован­ная и автоматизированно-диалоговая) практически не существует никаких стандартов и нормативов. Поэтому многочисленные про­граммные решения во многом не похожи друг на друга как по пред­ставлению исходных данных и выходных форм, так и по принципам использования, способам настройки и привязки бухгалтерских сис­тем к учетной политике конкретных предприятий. При рассмотрении современных бухгалтерских информационных систем целесообразно акцентировать внимание на особенностях реализации в них следую­щих способов: ввода, хранения и первичной обработки исходных учетных данных (книга учета хозяйственных операций и порядок ав­томатизированной обработки первичных документов), получения и представления результатной информации, обеспечения цикличности учетных процедур (модель учетного периода), настройки программ на особенности организации учета конкретного хозяйственного субъекта.

При рассмотрении бухгалтерских информационных систем выделяются следующие классификационные признаки.

По характеру решаемых на предприятии задач и его деятельности обычно рассматривают бухгалтерские информационные системы, ориентированные на промышленные, торговые транспортные, строительные и другие предприятия.

По уровням управления системы бывают ориентированы на общегосударственные, межотраслевые, отраслевые, межрегиональные, региональные внутриорганизационные уровни.

По видам собственности выделяют государственные, муниципальные, акционерные, кооперативные, частные и другие системы. В зависимости от вида собственности[6] и уровней управления[7] система учета может иметь существенные различия. Одни предприятия и организации обязаны предоставлять бухгалтерскую отчетность вышестоящим структурам, а другие ежемесячно осуществляются формирование Главной книги на основе объединения Главных книг своих филиалов.

В зависимости от размеров хозяйственного субъекта (численность кадров и мощность фондов) выделяют информационные системы бухгалтерского учета для малых, средних и крупных предприятий.

На особенности организации бухгалтерских информационных систем влияет также территориальное расположение хозяйствующего субъекта в Российской Федерации, так как виды и ставки налогов в разных регионах могут существенно отличатся. Кроме того, регионы имеют определенную сложившуюся специфику. Например, при оплате труда существуют выплаты районных и северных надбавок.

По характеристике заказчика выделяют бухгалтерские информационные системы, ориентированные на высший, средний и оперативный уровни управления (АРМ бухгалтера для ведения участка производственного учета и АРМ главного бухгалтера).

Иногда, в качестве классификационных признаков могут рассматриваться количество используемой в финансово-бухгалтерском разделении компьютерной техники, состав решаемых в бухгалтерии задач, затраты на содержание обслуживание участков учета.

По типу функционирующей операционной системы (клоны MS DOS, Window 95, Unix) и типу пользовательского интерфейса выделяют бухгалтерские информационные системы, использующие командный (DOS) интерфейс, например работающие под управлением операционной системы MS-DOS, и системы, ориентированные на SILK- и WIMP- интерфейсы.

Командный интерфейс ориентирован на эксплуатацию в символьном экранном режиме (таблица ASCII, включающая 256 символов) с заранее определённым количеством элементов меню и подменю при отсутствии возможности использовать традиционный многооконный режим, т.е. активизацию произвольного количества окон на экране монитора.

WIMP-интерфейс расшифровывается следующим образом: W – Windows (окно), I – Image (образ), M - Menu (меню), P – Pointer (указатель). Это типичные Windows-приложения, запускающиеся на выполнение из-под оболочки Windows или операционной системы Windows-95. Неотъемлемой частью такого интерфейса является ориентация приложений на использование в течение всего сеанса работы манипулятора “мышь” или его аналогов.

SILK – интерфейс расшифровывается так: S – Spich (речь), I – Image (образ), L – Language (язык), K – Knowledge (знание). При его использовании на экране по речевой команде происходит перемещение от одних поисковых образов к другим с помощью смысловых семантических связей.

В настоящее время проводятся работы по созданию общественного интерфейса, который должен включать в себя лучшие решения WIMP – и SILK- интерфейсов. Предполагается, что при его использовании не нужно будет разбираться в меню. Экранные образы однозначно укажут дальнейший путь. Перемещение от одних поисковых образов к другим будет проходить при использовании смысловых семантических связей.

Классификация бухгалтерских информационных систем по типу пользовательского интерфейса позволяет говорить о системном и прикладном интерфейсах. И если последний связан с реализацией некоторых функциональных информационных технологий, то первый – это набор приемов взаимодействия с компьютером, который реализуется операционной системой или ее надстройкой.

По типу настройки и привязки к требованиям конкретного пользователя выделяют бухгалтерские информационные системы, имеющие собственный макроязык и ориентированные на пользователя, и такие, внесение изменений в которые может производить только программист на основе корректировки исходного кода программного продукта. Макроязыки, в свою очередь, подразделяются на языки, предназначенные для подготовленного среднего пользователя, а также для специалистов высокой квалификации, имеющих знания в области алгоритмизации и программирования.

По использованию выделяют, во-первых, универсальные информационные системы бухгалтерского учета, ориентированные на применение в различных предприятиях и организациях, а во-вторых, и специализированные, имеющие жесткую привязку к нюансам учета конкретной предметной области и созданные на основе потребностей определенного хозяйственного субъекта.

Авторские разработки бухгалтерских информационных систем и автоматизированные решения выполняются компьютерными фирмами, специализирующимися на проектировании и разработке экономических информационных систем и соответствующего программного обеспечения. Они могут быть отечественной разработки или иностранной.

Среди бухгалтерских информационных систем есть такие, которые позволяют вести учет по международным стандартам, но в большинстве своем они не пригодны для этого. Бухгалтерские информационные системы могут быть ориентированы на однопользовательские и многопользовательские режимы работы. В них могут использоваться или не использоваться генераторы отчетных форм. В некоторых из них применяется дискретная технология на основе обмена данных через дискеты, что значительно затрудняет ведение общей информационной базы, а в других (сетевых), - локальная вычислительная сеть и модемная связь. Системы, работающие в условиях функционирования ЛВС, могут быть многоуровневыми по распределенной обработке данных либо ориентированными на доступ к данным с использованием языка запросов на основе технологии «сервер-клиент». Небезынтересным признаком классификации бухгалтерских информационных систем может служить также их стоимость и объемы продаж.

Анализ используемых бухгалтерских информационных систем позволяет привести их классификацию по их основным функциям:

■ для финансового (синтетического) учета и формирования бухгалтерской отчетности в малых предприятиях;

■ для финансового и управленческого учета в малых предприятиях.

■ для сводного и производственного учета (основных средств, материальных ценностей, расчетов по оплате труда и т.д.) в крупных и средних предприятиях.

Программные продукты первых двух групп предназначены для малых предприятий, для которых характерны небольшие объемы работ, приходится на финансовый учет, а на ведение производственного учета затрачивается гораздо меньше времени. Это связано с упрощением алгоритмов решаемых задач по управленческому учету.

Программные продукты второй группы позволяют охватить значительно больший круг функций и, по существу, создать автоматизированный офис для бухгалтерии малого предприятия.

Программные продукты третьей группы предназначены для предприятий крупного и среднего бизнеса и включает полный комплекс программ для финансового и производственного учета и отдельные программные решения для различных участков учета.

В настоящий момент российский рынок программного обеспечения характеризуется значительным количеством бухгалтерских информационных систем. В России и странах ближнего зарубежья в области разработки автоматизированных систем специализируется несколько сотен предприятий и фирм. Значительная их часть располагается в Москве. Предлагаемые ими программные решения различаются по принципам построения, функциональным возможностям, требованиям к пользователям[8]. Несмотря на существенные отличия, среди информационных систем бухгалтерского учета, инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы), комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест, комплексные системы бухгалтерского учета, требующие авторской установки (заказные системы) и модули для ведения отдельных участков учета. Приведенные ниже характеристики классов основываются на материалах конкурсов программного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов, ежегодно проводимых на протяжении последних пяти лет журналом «Бухгалтерский учет» и фирмой «Бизнес – Программы – Сервис», а также на работах Е. Л. Шуремова в области автоматизации бухгалтерского учета.

Мини-бухгалтерии ориентированы на малый и средний бизнес и рассчитаны для одной ПЗВМ. Они предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом учетной номенклатуры, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Автоматизированные решения данного типа позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий ввод и корректировку бухгалтерских проводок, выполнение расчетов и вывод на печать оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и первичных документов. Основной особенностью данного класса является формирование единого журнала хозяйственных операций, получение Главной книги, баланса, отчетных форм. Функции натурального учета в системах данного класса обычно не поддерживаются или выполняются в упрощенном виде. Программные решения ориентированы на бухгалтерские отделы небольших предприятий, состоящих из одного-двух человек.

Интегрированные системы бухгалтерского учета обеспечивают ведение всех основных учетных функций и разделов, реализованных обычно в рамках единого АРМ, который предназначен для небольших бухгалтерий. Автоматизированный учет строится на основе записей, в той или иной степени интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Основные особенности: единый журнал операций, получение Главной книги, баланса, отчетных форм и реализация на основе единого программного модуля, отражающего разделы учета. Единственным модулем, который может быть вынесен отдельно, и использоваться автономно, является раздел по расчетам с пе5рсоналом по оплате труда (учета труда и заработной платы).

В интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а путем усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые, как правило, включается различная дополнительная информации, необходимая для специфики количественно-суммового и инвентарного учета. Вводится как бы единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая принцип двойной записи. Основу ее составляет проводка, дополненная разнообразной информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета.

Программные продукты этой группы ориентированы на функционирование в небольших хозяйственных субъектах, хотя нередко используются на средних и даже крупных предприятиях. По сравнению с мини-бухгалтериями они обладают большей глубиной аналитического учета и развитой реализацией функций натурально-стоимостного и инвентарного учета. Интегрированные системы поставляются разработчиками, как в локальном, так и в сетевом варианте.

Инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы) – имеют характерную особенность – их программные продукты способны гибко настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. При этом пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки учетных данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы. макеты ввода первичной информации и правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Базовые возможности программных продуктов. Как правило, невелики, поэтому инструментальные системы незначительно превосходят мини- бухгалтерии, а некоторые из них уступают им по набору функциональных возможностей.

Бухгалтерские конструкторы основываются на некой общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных участков явно не выделена. Однако при умелом использовании специальных средств настройки АРМ можно «заставить» решать чрезвычайно большой перечень задач бухгалтерского учета. Но для этого пользователь должен иметь представление об основах алгоритмизации и уметь составлять формулы и небольшие программы для описания расчетов на встроенном в такие системы макроязыке программирования. Оттого насколько подробно и полно пользователь системы разберется во всех тонкостях и возможностях программного продукта, зависит успех использования на предприятии конкретной бухгалтерской информационной системы. Следует отметить также, что освоение программирования на макроязыке инструментальной системы значительно проще, чем на универсальном или специализированном.

Комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест состоят из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных АРМ, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета, достаточно полно и глубоко отражающих их специфику и рассчитанных главным образом на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерам разделены и персонал имеет различную бухгалтерскую и компьютерную квалификацию. Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение развернутого аналитического учета на основе ввода данных с первичных документов и формирования проводок. Сформированные локальными подсистемами учетные записи. Дополненные определенным набором аналитической информации, через дискеты или по каналам локальной вычислительной сети передаются в головной модуль системы, где они используются для получения итоговых величин остатков и оборотов синтетических и общих для всей системы аналитических счетов, а также для печати соответствующих выгодных форм. Каждый АРМ имеют интерфейс обмена данных.

В то же время локальные подсистемы данного класса безо всяких ограничений могут использоваться и малыми предприятиями с одним- двумя бухгалтерами. Обычно в такие комплексы входят отдельные АРМ для решения задач производственного и финансового учета, имеющие ярко выраженную специфику отражения хозяйственных операций по участкам обработки данных.

Характерной чертой комплексов АРМ является модульная структура построения. Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты системы, а при возникновении необходимости докупить и другие. Модульный принцип организации бухгалтерской информационной системы предполагает наличие узлов связи между самостоятельно функционирующими частями. В зависимости от особенностей обработки финансово-бухгалтерской информации количество связующих узлов может быть различным. Центральным связующим узлом в таких системах, как правило, является APM, обеспечивающий ведение сводного аналитического и синтетического учета и отчетности, базирующийся на едином журнале хозяйственных операций. Подсистемы сводного учета на базе бухгалтерских APM имеют много общего с мини-бухгалтериями. Основное различие заключается в том, что в АРМ сводного учета обязательно должны быть средства приема проводок от других входящих в ком­плекс локальных АРМ, а мини-бухгалтерии ограничиваются функ­циями приема и передачи информации от рабочих мест.

Еще одной отличительной чертой комплексов бухгалтерских АРМ можно назвать то, что в них не закладывается общая модель пред­ставления бухгалтерской информации: каждая подсистема специ­фична по своим функциям, структуре вводимой информации и вы­ходных форм. Как правило, системы данного типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой бухгалтерии.

Помимо собственно бухгалтерских АРМ, в систему могут быть включены АРМ руководителя предприятия, хотя чаще всего он представляет собой АРМ менеджера или сотрудника коммерче­ского отдела, АРМ по учету личного состава предприятия, а также инструментарий для ведения делопроизводства. Следует отме­тить, что АРМ по учету кадров очень часто является важной со­ставляющей в системах данного класса и имеет тесную взаимо­связь с АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда.

Рассмотренные комплексы АРМ можно считать универсальны­ми системами автоматизации учета, ориентированными на ши­рокое тиражирование, которые, как правило, не модифицируются разработчиками при внедрении на конкретном объекте. Следует отметить, что поставщики бухгалтерских конструкторов в ре­кламных целях только этот класс программных продуктов относят к универсальным, способным решать большинство задач бухгал­терского учета. В действительности, к ним можно причислить и комплексы бухгалтерских АРМ, и интегрированные системы, и даже мини-бухгалтерии. С точки зрения полноты охвата функций бухгалтерии комплексы АРМ и интегрированные системы являют­ся более совершенными и универсальными, чем бухгалтерские конструкторы, поскольку они готовы к эксплуатации (ведению ос­новных разделов учета) сразу после установки на компьютер. Ин­струментальные же системы для выполнения многих функций, из­начально существующих в программных решениях рассмотренных выше классов, часто требуют довольно сложной и длительной процедуры настройки.

Комплексные системы бухгалтерского учета, требующие ав­торской установки, имеют все особенности предыдущего клас­са, но разбиваются на подклассы отдельных АРМ, соответст­вующих разделам или группам разделов учета. Из-за сложной организации алгоритмов расчетов и обработки на рынке пред­лагаются отдельные разрозненные АРМ по наиболее трудоем­ким участкам учета, таким, как расчеты с персоналом по опла­те труда, учет движения товарно-материальных ценностей и запасов, учет затрат. Характерной особенностью систем дан­ного класса является ориентация на крупные предприятия и высокая стоимость.

Модули для ведения отдельных участков учета не являются программными продуктами, предназначенными для широкого ти­ражирования. Их создают применительно к требованиям конкрет­ного заказчика. Это могут быть и комплексы АРМ, и интегриро­ванные, и инструментальные системы. Системы данного класса не подлежат массовому тиражированию и в каждом конкретном слу­чае требуют выполнения большого комплекса пусконаладочных работ: установки и настройки программных средств на компью­терах заказчика; модификации программных решений в соот­ветствии с его пожеланиями; доработки или разработки отдель­ных модулей; обучения персонала работе с системой; выработки типовых регламентов обработки учетных данных и обязательное последующее сопровождение (поддержка). Их использование таких систем ввиду значительной трудоемкости пусконаладочных работ и высокой стоимости эффективно только на крупных пред­приятиях.

Локальные АРМ являются подмножеством предыдущего клас­са, так как их разработчики предлагают не полную систему авто­матизации, а лишь некоторые модули, позволяющие решать на компьютере отдельные задачи учета. Существует немало про­граммных продуктов, предназначенных исключительно для авто­матизации расчетов с персоналом по оплате труда или складско­го учета. Очень часто такие АРМ имеют большую самостоятель­ную ценность, поскольку позволяют эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков учета. Они могут исполь­зоваться в бухгалтериях и управленческих службах предприятий наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют потребностям предприятия.

Говоря о классах бухгалтерских информационных систем, следует выделить два противоположных подхода к их разработке. Первый за­ключается в создании инструментальных систем и средств, допол­няющих комплексную систему и ориентированных на конечного пользователя, второй - инструментария, предназначенного для ре­шения проблем разработчика и рассчитанного на программистов и разработчиков АРМ высокой квалификации.

Рассматривая классы бухгалтерских информационных систем следует отметить важность вопросов, связанных с затратами на их приобретение и сопровождение. Несмотря на универсальность отдельных представителей класса систем с индивидуальной при­вязкой, не всегда целесообразно их приобретать, так как дора­ботка и перепроектирование АРМ в соответствии с потребностя­ми предприятий, особенно крупных, может занять много времени, а быстродействие уменьшится, поскольку они будут содержать избыточную информацию в файловой системе и алгоритмах рас­четов и обработки информации. Кроме того, система учета и обработки финансово-бухгалтерской информации является, как отмечалось выше, весьма динамичной из-за постоянных измене­ний законодательства, налоговой системы и методологии органи­зации бухгалтерского учета. Следовательно, приобретение гото­вого АРМ связано не только с финансовыми затратами на покуп­ку, привязку и внедрение, но и с оплатой за последующие внесе­ния изменений в АРМ и его сопровождение. Есть вариант приоб­ретения АРМ с исходными текстами программных модулей, что обойдется дороже на начальном этапе, а после привязки можно обязать специалистов, входящих в штат предприятия, самим вно­сить изменения. Но это нецелесообразно, так как хороший спе­циалист-программист за время, потраченное на знакомство со всеми нюансами исходных текстов, сам мог бы разработать иде­альный для данной системы АРМ. Многое в данном вопросе, без­условно, зависит от его подготовленности.

В современных экономических условиях одним из требований ря­да предприятий России является ведение учета по международным стандартам. Но лишь немногие АРМ предоставляют пользователю такие возможности. Наиболее известными из них являются про­граммные продукты фирм "Инфин" и "Монолит-инфо".

Существует мнение, что автоматизация бухгалтерского учета с параллельным соблюдением российских и международных стан­дартов возможна лишь на основе использования западных про­граммных средств, локализованных для России, таких, как Scala, SunAccount, Chempion, Comptel, Platinum. Поставщики указанных экономических информационных систем в качестве одного из ос­новных их преимуществ перед российскими разработками вы­деляют именно это. Наибольшее распространение в России полу­чили программные комплексы Scala шведской фирмы Beslutsmo-deller и Platinum американской компании Platinum Software Corp.

В последнее время на российском рынке программных продук­тов появилась интегрированная система масштаба предприятия PRO/MIS, предназначенная для управления материально-финан­совыми потоками и обеспечивающая решение задач автоматиза­ции финансово-хозяйственной деятельности крупных и средних предприятий.

Западные системы имеет модульную структуру и с точки зрения приведенной выше классификации относятся к комплексным бухгал­терским АРМ. Они позволяют вести двойной план счетов (по россий­ским и международным стандартам), предоставляя возможность ор­ганизовать параллельный учет в рублях и иностранной валюте и производить автоматический пересчет данных. Аналитический учет построен по так называемым центрам продукта, центрам проекта и центрам затрат, т.е. каждый счет может рассматриваться с точки зрения конкретных продуктов, проектов и статей затрат.

Западные информационные системы бухгалтерского учета не по­лучили широкого распространения в России поскольку слишком сложны и объемны, имеют высокую стоимость (десятки и даже сотни тысяч долларов) и длительный срок внедрения (год и более), требу­ют больших затрат на обучение и сопровождение, вызывают трудно­сти с адаптацией к условиям существующей учетной практики.

Раздел II

ГЛАВА 4

Дата добавления: 2014-12-29