Организация учета с использованием автоматизированной формы

Помимо традиционных форм ведения учета при использовании пер­сональных компьютеров, можно применять и автоматизированную[9], которая базируется на системе автоматизированных рабочих мест бухгалтера. Переход к ней весьма ответственное мероприятие, тре­бующее от руководства и исполнителей четкого понимания целей, задач и открывающихся перспектив использования бухгалтерской информационной системы в общей системе управления.

В качестве примера рассмотрим роль и место бухгалтерской информационной системы (рис. 4.4) в общей информационной системе хозяйственного субъекта, определим принципы ведения бухгалтерского учета на основе использования АРМ специалиста по отдельным учетным работам. В соответствии с методологией сбора, обработки и передачи данных выделены уровни, на кото­рых возникает и обрабатывается информация.

На каждом уровне иерархии организованы автоматизирован­ные рабочие места специалистов - учетчиков, кладовщиков, та­бельщиков, экономистов, аналитиков, бухгалтеров, обеспечиваю­щие многоуровневую обработку информации с использованием локальной вычислительной сети и модемной связи.

Система характеризуется использованием на предприятии и в его структурных подразделениях информационных технологий. Функциональный подход реализуется с помощью системы АРМ, которые включают функциональную информационную технологию либо частично, либо полностью.

Технология обработки характеризуется законченным циклом дви­жения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования аналитической информации для руководства.

В рассматриваемой системе каждый уровень иерархии харак­теризуется соответствующей детализацией обработки информа­ции и формирует данные для вышестоящего уровня. Весь цикл сбора и обработки информации замыкается на верхнем - I уров­не. Именно здесь происходит принятие решений, определяющих политику, которую должно проводить предприятие. Рассматри­ваемая модель системы обеспечивает руководство необходимой информацией, исключая ее избыточность.

На уровне Vl (нижнем) выполняется сбор и регистрация пер­вичной информации, возникающей в структурных подразделени­ях, с использованием АРМ специалистов, занимающихся первич­ным учетом: табельным учетом отработанного времени и неявок, первичным учетом готовой продукции и ее реализации (а также оказанных услуг и их оплаты), первичным материальным учетом. Здесь же имеется инструментарий для подготовки различных справок и документов.

На основании АРМ "Табельный учет" (АРМ-ТУ) автоматизиро­ван процесс ведения табеля учета рабочего времени и неявок на работу, что обеспечивает, помимо ликвидации рутинной работы, получение данных для расчета заработной платы по различным системам и видам оплаты труда.

АРМ кладовщика по учету материальных ценностей на складе обеспечивает автоматизированное ведение количественного уче­та материальных средств структурного подразделения и позволя­ет, кроме получения оперативной информации по запросам поль­зователя о состоянии хозяйственного инвентаря по видам, груп­пам учета, материально-ответственным лицам и операциям движения, формировать необходимую информацию в виде инвен­таризационных описей и других справочных электронных форм при проведении ежегодных инвентаризаций основных средств, материальных ценностей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), Из данного АРМ информация передается на верхние уровни в АРМ по учету МБП и по учету основных средств и нематериальных активов, а также в АРМ бухгалтера по учету за­трат на производство.

АРМ по учету выработки рабочих в цехе применяется при ис­пользовании в первичных подразделениях сдельной системы оп­латы труда и передает информацию о сдельных видах оплат и произведенных начислениях по каждому работающему в бухгал­терию - в АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда.

АРМ кладовщика по учету готовой продукции формирует све­дения о выпущенной продукции и переданной на склад, а также об отгруженной и реализованной продукции.

Если основной деятельностью предприятия является выполне­ние каких-либо работ или оказание услуг, то вместо АРМ кладов­щика по учету готовой продукции на складе используется АРМ по учету услуг (работ), оказанных (выполненных) данным структур­ным подразделением предприятия (его филиалом).

В течение отчетного периода, продолжительность которого может занимать любое время, в базу (таблицу) данных заносится информация по каждой услуге, по каждому предприятию, с кото­рым осуществлялась работа (хозоргану), и по каждому платель­щику. После завершения ввода и выверки сумм выставляются счета-фактуры и формируются требуемые отчетные документы и справки. Таким образом автоматизируется вся технологическая цепочка - от заявки на выполнение работ до выдачи плательщику счета-фактуры.

Данные, формируемые на уровне Vl поступают на уровень V. Информация об объемах отгруженной продукции, оказанных услу­гах и их оплате, а также динамике тарифов за эти услуги переда­ется экономистам для формирования фонда оплаты труда, а так­же в АРМ по учету затрат на производство и калькулирование себестоимости работ (услуг), в котором аккумулируются данные в целом по предприятию.

Уровни с V - I сосредоточены непосредственно в управленчес­ких структурах предприятия.

На уровне V формируются учетные регистры, в которых акку­мулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. Объекты учета отражаются в первичных учетных документах с помощью натуральных, трудовых и денеж­ных показателей, поэтому можно полно и точно отразить и про­контролировать отдельные хозяйственные операции и их резуль­таты.

Уровень IV включает информацию о состоянии безналичных денежных средств на основе использования АРМ бухгалтера по учету банковских операций (состояние расчетных, спецссудных, валютных счетов), расчетов по кредитованию с использованием АРМ бухгалтера по учету кредитных договоров. На данном уровне осуществляется учет затрат на производство и калькулирование себестоимости услуг, а также пообъектный учет капитальных вло­жений. Учет затрат на предприятии, работающем в условии ры­ночных отношений, - основа всей его системы управления. От то­го, насколько эффективно выбрана соответствующая методика автоматизации учета затрат, зависит качество показателей, отра­жающих себестоимость, прибыль и финансовые результаты.

Бухгалтерская информационная система позволяет свести к минимуму дублирование технологических операций по вводу ин­формации и высвободить сотрудников для выполнения других ра­бот. Табель ведется в электронном виде в структурных подразде­лениях и представляется в группу УТЗП бухгалтерии, где бухгал­тер-расчетчик не вводит, а только проверяет данные, а затем на­жатием клавиши осуществляет их подкачку в АРМ УТЗП. Исклю­чение дублирования предусмотрено и при организации автомати­зированной обработки других компонентов производственного и финансового учета. Так, АРМ по учету кассовых операций ориен­тирован на совместное использование в финансовой группе бух­галтерии и кассе предприятия. На основании командировочного удостоверения в финансовой группе из данного АРМ выписыва­ется расходный кассовый ордер на получение наличных денег. После его утверждения у руководства работающий направляет­ся в кассу, где на экране монитора кассира высвечивается список фамилий работающих, на которых выписаны приходные и расходные кассовые ордера за данный отчетный день. При получении оформленного кассового ордера кассир выдает ра­ботающему наличные денежные средства и нажатием клавиши отмечает, что данная хозяйственная операция произошла. По­сле этого она считается зарегистрированной, и информация заносится в базу данных.

В любой момент времени заинтересованные лица могут полу­чить сведения о наличии денежных средств в кассе предприятия. Ежедневно в конце рабочего дня кассир формирует "Отчет касси­ра" и печатает пронумерованную страницу за отчетный день в "Книгу кассовых операций", которая накапливается полистно в те­чение года, а затем прошивается и опечатывается печатью пред­приятия. Одновременно автоматически производится передача данных в АРМ бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, чтобы исключить дублирование. На основании этих данных еже­месячно формируется результатная информация. Аналогичным образом осуществляются операции при внесении наличных де­нежных средств в кассу. Такая технология позволяет осуществ­лять эффективный контроль ситуации, при которой приходные и расходные документы за отчетное число выписаны, а денежные средства не выданы из кассы или не внесены в нее.

АРМ бухгалтера по учету банковских операций взаимосвязан с АРМ по выписке платежных поручений, что позволяет исключить повторный ввод (вначале при выписке платежных поручений, а затем при вводе данных с банковской выписки) и осуществлять контроль за расходной частью счетов в банке. Пользователь про­веряет исполнение выписанных ранее платежных поручений на основании поступившей по модемной связи выписке и ее бумаж­ному аналогу. Данный АРМ взаимосвязан также с АРМ бухгалтера по расчетам с покупателями и заказчиками и обеспечивает кон­троль поступлений на счета в банках.

Контроль своевременной оплаты выставленных счетов по ос­новной деятельности и выявление неплательщиков осуществляет­ся в АРМ бухгалтера по расчетам с покупателями и заказчиками, куда из АРМ по первичному учету оказанных работ (услуг) пере­даются данные о плательщиках и ожидаемых поступлениях.

Таким образом, пользователю предоставлен удобный инстру­ментарий контроля наличных и безналичных денежных средств. Во всех АРМ при передаче данных осуществляется контроль ошибок. На протяжении всего сеанса работы пользователю пре­доставляется возможность активизировать режим помощи.

Уровень III предназначен для ведения сводного учета и фор­мирования отчетности на основе данных аналитического и синте­тического учета, поступивших с нижних уровней. В результате об­работки информации производится формирование Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета, оборотного и сальдового баланса. На основании данных Главной книги форми­руется баланс и отчетные формы.

Уровень II обеспечивает организацию внутреннего аудита, что позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стан­дартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законода­тельство, новые способы ведения учета, вырабатывать предложе­ния по ведению учетной политики, осуществлять налоговое пла­нирование, т.е. изыскивать законные возможности минимизации налоговых выплат, осуществлять камеральную проверку отчетных форм. АРМ бухгалтера по расчетам с бюджетом и фондами по­зволяет производить проверку данных с налоговыми и финансо­выми органами, осуществлять контроль по уплате налогов в бюд­жеты различных уровней. С помощью АРМ внутреннего аудитора можно осуществлять эффективный контроль ведения всех участ­ков производственного и финансового учета. Еще одной особен­ностью этого уровня является наличие гипертекстовых справочно-правовых баз, например "Гарант", "Консультант", "Кодекс", "Дело и право" и т. п., содержащих исчерпывающую информацию по юридическим, финансовым, бухгалтерским вопросам.

На уровне I функционирует АРМ финансового директора. По запросу в любой момент времени пользователи могут оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации о парт­нерах и конкурентах, хозорганах, плательщиках, банках, заклю­ченных договорах и их оплате, автотранспорте, результатах ин­вентаризации основных средств, материальных ценностей и МБП, о личном составе и заработной плате, делопроизводстве, место­расположении интересующего клиента с визуальным отображени­ем на электронной карте города, о состоянии кредитных линий, расчетном, валютном и других счетах в банках, дебиторской и кредиторской задолженностях, суммах, взятых в подотчет, а так­же различные экономические показатели и динамику их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, про­гнозы, справочно-правовые данные.

На уровне I осуществляется анализ и прогнозирование, чтобы обеспечивать формирование аналитической информации для приня­тия управленческих решений. Данные финансового учета использу­ются при планировании и прогнозировании экономической политики

предприятия, определении основных направлений развития, финан­совом менеджменте и полном экономическом анализе информации (по финансам, по результатам ревизий и инвентаризаций, по произ­водственно-хозяйственной деятельности).

Взаимодействие блоков АРМ данной системы, как и любой другой, построенной по модульному принципу, осуществляется через узлы связи. Система позволяет минимизировать использо­вание бумажных носителей и ориентирована на использование нового типа документа - электронной таблицы (видеограммы).

В соответствии с представленной выше информацией структу­ра бухгалтерии может выглядеть примерно таким образом, как показано на рис. 4.5.

Как видно из схемы, руководство работами по функциониро­ванию АРМ осуществляет заместитель главного бухгалтера по ав­томатизации учета. Бухгалтерия становится автоматизированным офисом, резко сокращается время обработки данных. Все это способствует улучшению качества учета, повышению его опера­тивности и сокращению трудоемкости. Изменяется вся обработка учетных данных - она сосредоточивается на рабочих местах ис­полнителей. Отпадает также необходимость в подготовке бумаж­ных носителей. Кроме того, высвобождаются работники бухгалте­рии, которые могут быть использованы для выполнения других работ либо вообще будут не нужны. Бухгалтеры, работающие на компьютере, должны получать более высокую заработную плату, что будет стимулировать быстрейшее внедрение АРМ.

ГЛАВА 5

Дата добавления: 2014-12-29