Технология обработки учетной информации

Технологический процесс в условиях автоматизации учета пред­ставляет собой совокупность машинно-ручных операций по обра­ботке исходной информации, содержащейся в первичных доку­ментах и других носителях, с целью получения результатной ин­формации. К технологии обработки экономической информации предъявляется ряд требований: минимальные затраты труда, ма­териальных ценностей и денежных средств; быстрота обработки и своевременность изготовления отчетных сводок; рациональная загрузка операторов; простота документооборота.

Технологический процесс может строиться по функционально­му[5], предметному и смешанному принципам. Для первого харак­терно выполнение бухгалтерами определенных операций по всем участкам учета (например, ввод данных с рабочих нарядов, требо­ваний по учету материалов). Второй принцип предусматривает организацию отдельных рабочих мест по видам работ (расчеты с персоналом по оплате труда, учет материальных ценностей, что требует специализации бухгалтерского персонала), а третий предполагает построение обработки данных с использованием первых двух принципов: приемка документов и формирование от­четных сводок ведется по предметному принципу, остальная об­работка - по смешанному.

Наиболее часто используется в бухгалтериях предметный принцип построения технологического процесса: прием первич­ной документации и ее формирование, арифметическая обработ­ка, формирование контрольных итогов, сортировка (индексиро­вание) данных, введенных с первичных документов, составление группировочных и отчетных сводок, их контроль и выпуск.

Конечно, необходимо стремиться к тому, чтобы данные вводи­ли в компьютер в местах первичного учета, а затем информация по каналам связи в электронном виде поступала в бухгалтерию, и бухгалтера не тратили бы время на повторный ввод, а только производили сверку контрольных чисел с контрольными данными печатных форм, подписанных ответственными лицами по местам первичного учета. Однако при невозможности по каким-либо при­чинам организовать работу описанным способом необходимо ориентироваться на традиционную технологию.

Первой операцией технологического процесса является прием первичной документации и ее формирование для машинной обра­ботки. Устанавливается порядок кодирования документации, под­готовки и сдачи ее по различным участкам учета из подразделе­ний. На практике применяют три основных варианта комплектов­ки первичных документов: вся работа производится самими работниками подразделений, либо бухгалтером, либо частично в подразделении, а частично бухгалтером. Для сдачи документов по учетным работам целесообразно использовать первый и второй варианты, при которых документы комплектуют в пачки работники подразделений и бухгалтеры, а в бухгалтерии осуществляется тщательный, отвечающий требованиям автоматизации контроль.

Для установления четких взаимоотношений между подразде­лениями и бухгалтерией документы сдаются под расписку по журналу следующей формы (табл. 2.5):

Таблица 2.5

Сдано	Номер пачки	Наименование докумен­тов	Количество	Расписка в приеме	Приме­чание
Дата	Час

При приемке документов проверяют их количество и качество заполнения. Дефектные документы к обработке не принимают до тех пор, пока сдатчик не внесет необходимые исправления. Для учета поступивших и сдачи выполненных работ в бухгалтерии ве­дется журнал по форме, представленной в табл. 2.6.

Контрольные числа (графы 6-9) создаются в процессе обра­ботки документов и используются для проверки группировочных регистров и отчетных сводок. Графы 10-12 заполняются при возврате документов в подразделение. В журнале приемки докумен­тов и контрольных чисел открывается отдельный лист на каждое подразделение или каждый участок учета. В некоторых бухгалте­риях вместо журнала по аналогичной форме ведут карточки.

Таблица 2.6

Заказчик ________________

Дата добавления: 2014-12-29