Накопительные (группировочные) регистры и отчетные сводки

Необходимость составления накопительных (или группировочных) регистров вызвана тем, что данные некоторых первичных доку­ментов необходимо сгруппировать на аналитическом уровне - по номенклатурным номерам, табельным номерам, субсчетам и т.п. Это позволяет постепенно накапливать данные в течение месяца, а при наступлении отчетного периода сократить сроки формиро­вания отчетных регистров.

По назначению сводки подразделяются на основные (сводки аналитического характера и синтетического учета - журналы-ор­дера, ведомости по дебету счетов и др.) и вспомогательные (справочные). По периодичности составления сводки бывают еже­дневные, еженедельные, на каждую декаду или месяц, на квартал или на год. По характеру печати цифрового материала они разде­ляются на построчные (полностью повторяют содержание первич­ных документов) и итоговые.

Сводки могут печататься на рулоне или отдельных листах (блан­ках). Выдаются они в одном, двух и более экземплярах. Для этой це­ли применяют метод копиручета (с помощью копировальной бумаги): печатают первый экземпляр, а затем размножают (например, на ксе­роксе), а также печатают несколько экземпляров путем специальной настройки программы печати или повторения печати.

Приведенные выше признаки сводок предъявляют определен­ные требования к проектировочной работе. Задача разработчика состоит в том, чтобы определить содержание разрабатываемых форм, установить минимальный состав показателей и реквизитов, определить количество экземпляров, число степеней итогов, ха­рактер печати, сроки изготовления и т.п.

Каждый сводный документ должен иметь целевое использование, т.е. для каждой ведомости и сводки должна быть обоснована необхо­димость их применения в процессе обработки информации. Всегда следует стремиться к минимизации количества регистров, т.е. сокра­тить процесс вывода на печать промежуточной информации. С ис­пользованием информационных технологий ведения учета пользова­тель должен научиться работать с экраном, выверять и находить требуемую информацию. При объединении в одну общую нескольких родственных сводок, имеющих одинаковые реквизиты, но предназна­ченных для разных служб, могут возникать проблемы поиска "золотой середины", поскольку трудно уместить необходимые рекви­зиты на стандартном листе.

После определения содержания регистра разрабатывается его форма с точным заголовком (наименование формы и шифр). Далее в соответствии с требуемыми реквизитами и показателями определя­ется количество граф, их заголовки и расположение в сводке (с точ­ки зрения удобства для чтения и последующего использования). Же­лательно, чтобы они соответствовали расположению граф в накопи­тельных регистрах или первичных документах, на основании которых составляется сводка. Сводки должны иметь законченный вид и быть доступны для сотрудников, которые не знают специфики автомати­зированной обработки учетной информации.

По завершении разработки форм отчетных сводок и определе­ния входной информации целесообразно наглядно представить взаимосвязь первичных документов, накопительных и отчетных сводок. Подобные принципиальные схемы или информационные модели помогают пользователям в последующей работе.

Дата добавления: 2014-12-29