Организация и ведение нормативно-справочного фонда

Классификаторы экономической информации

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного символа – это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На практике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная (повторная) и комбинированная.

Порядковая применяется для малопозиционных стабильных номенклатур (позициям присваиваются порядковые номера). По такой системе стоится код категорий работников, складов и т.п. недостатком здесь является то, что при дополнении номенклатуры новыми позициями шифры располагаются с нарушением первоначально установленной классификации. Кроме того, при выбытии отдельных позиций нарушается порядок расположения шифров.

Серийная предусматривает шифровку отдельных позиций номенклатуры в пределах серий номеров, выделяемых для разных групп (позиций), причем часть номеров резервируется на случай расширения номенклатуры. С ее помощью, например, можно построить код фамилий работающих (серия номеров отводится каждому цеху), видов оплат и удержаний (одна серия номеров для оплат и вторая – для удержаний).

Серийная система до последнего времени была одной из самых распространённых, что объясняется её экономичностью (охватывает позиции имеющейся номенклатуры и имеет минимальный резерв номеров) и лёгкостью построения кода. Серия номеров, как правило, должна оканчиваться цифрой 9 (для лучшего запоминания). К недостаткам относится трудность запоминания шифров и сложность шифровки многопризначных номенклатур, так как значительно расширяется серия свободных номеров.

Десятичная (позиционная) система кодирования используется при необходимости зашифровать несколько признаков номенклатуры. Тогда для характеристики каждого признака отводится определённое количество десятичных разрядов. Например, на виды оборудования код можно строить по десятичной системе, когда каждый разряд шифра охватывает ступени классификации (класс, группу, подгруппу, тип и типоразмер станка), чтобы одновременно определить его признаки. В связи с этим десятичная система особенно удобна для многопризначных номенклатур.

К её достоинствам относится стройность и логичность построения, чёткое выделение каждого признака номенклатуры, лёгкость запоминания и удобства использования для группировки по определённым признакам, а к недостаткам – длина кода. Однако при существующих ресурсах персональных компьютеров это не является принципиальной помехой, поэтому позиционная система сейчас широко распространена.

Шахматная система кодирования используется в тех случаях, когда необходимо зашифровать два признака номенклатуры. При этом каждый шифр характеризует две позиции: старшего признака и младшего. Для удобства пользования такой код целесообразно строить в виде таблицы шахматной формы (по горизонтали располагаются позиции одного признака, по вертикали – другого).

Натуральная система кодирования (система повторения) применяется обычно тогда, когда позиции номенклатуры уже выражены цифрами или цифровыми шифрами (например, масса изделия, размеры и т.п.). Таким образом строится классификатор размеров материала, сменности, расстояния и т.п., поскольку код нагляден и легко запоминается. Основным недостатком здесь является сложность внесения изменений.

При комбинированной системе классификатор строится одновременно по нескольким ранее описанным системам (порядковой и серийной, десятичной и серийной и т.п.), т.е. представляет собой синтез и внешне построен по десятичной системе. Например, классификатор фамилий работающих можно сделать таким образом: первый знак обозначает номер цеха (отдела), три последующих (по сериям) – табельные номера основных и вспомогательных рабочих, инженерно-технических работников и т.д.B данном примере шифры отделов построены по порядковой системе, а табельных номеров – по серийной. Комбинированные коды представляют наиболее гибкую систему шифрования, поэтому они получили распространение: так строится, например, классификатор заказов материальных ценностей по развернутой номенклатуре и др.

Совокупность классификаторов призвана обеспечить возможность автоматизации всех учетных работ, полное и качественное ведение текущего бухгалтерского учета, составление форм отчетности, проведение анализа и контроля производственно – хозяйственной деятельности предприятия.

Заметим, что одни классификаторы применяются на нескольких участках учета, другие - на одном. Первые называются обще-бухгалтерскими, вторые – локальными.

К общебухгалтерским относятся, например, классификаторы синтетических счетов, цехов подразделений, к локальным – классификаторы видов оплат, удержаний и т.д. Примерный перечень классификаторов, необходимый для автоматизации учетных работ с помощью персональных ЭВМ, приведен в приложение 1.

Рассмотрим принципы построения отдельных классификаторов учетных номенклатур, чаще всего используемых в задачах по бухгалтерскому учета.

Классификатор цехов и отделов предприятия создается по порядковой или серийной системе (не более трех знаков). При использование серийной системы все цеха и отделы группируются по производственному принципу: основное производство, вспомогательное, непромышленные хозяйства, заводоуправление.

Важнейшее значение для автоматизации всех разделов учета имеет разработка классификатора бухгалтерских счетов, субсчетов и кодов аналитического учета (полных счетов бухгалтерского учета). Здесь первые два знака обозначают обычно номера синтетических счетов (согласно плану счетов, утвержденному Министерством финансов СССР приказом № 56 от 1 ноября 1991 г.), последующие знаки - шифры аналитического учета (субсчета, статьи затрат, заказы, виды изделий и т.п.). Полный код содержит четыре - восемь знаков.

Рекомендации по построению полного классификатора бухгалтерских счетов приведены в приложение 2.

Рациональное построение классификатора полных счетов бухгалтерского учета, особенно его аналитических признаков, позволяет получать на персональном компьютере все необходимые данные. В некоторых случаях, если позволяют условия, шифры ' j счетов, субсчетов и кодов аналитического учета можно заранее напечатать в первичных документах, что улучшает качество веде­ния учета и сокращает трудоемкость регистрационных работ.

Классификатор инвентарных объектов основных средств строится по порядковой или серийной системе (не более четырех-пяти знаков). Серия номеров отводится для кодирования основ­ных средств соответствующих цехов или видов основных средств.

Нормы амортизационных отчислений в разработке ново­го классификатора не нуждаются. Здесь можно воспользовать­ся пятиразрядным классификатором, который имеется в спра­вочнике "Единые нормы амортизационных отчислений на пол­ное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР", утвержденных постановлением СМ СССР № 1072 от 22 ноября 1990 г.

Операции движения основных средств кодируются по раз­рядной системе: первый знак обозначает вид операции, второй -разновидность.

Классификатор оборудования разрабатывается в тех случаях, когда необходимо давать сводки для отдела главного механика.

Классификатор материальных ценностей обычно строится по комбинированной системе в пределах шести - девяти знаков. Например, на ряде предприятий применяют семиразрядный код: два высших знака обозначают группу материала, третий - под­группу, четвертый - вид материала, остальные - марку, сорт, размер и другие признаки. Заметим также, что номенклатура ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов представляет со­бой часть общезаводского кода.

Номенклатура-ценник - это перечень всех номенклатурных номеров, включая наименование материалов, цены и другие при­знаки. Особое внимание здесь уделяется установлению учетных цен, в качестве которых могут применяться плановые цены на ма­териалы или действующие в промышленности оптово-отпускные цены поставщиков. Какие из них применять в качестве учетных, решают на предприятии самостоятельно.

При разработке системы учетных цен на материальные ценно­сти целесообразно руководствоваться следующим: если цены на однородные материалы различаются незначительно, то устанав­ливают единую среднюю цену, а учетные цены на материалы, имеющие массовое обращение, округляют в пределах экономиче­ски допустимых приближений. Учетные цены ставятся напротив соответствующей единицы измерения по каждому номенклатур ному номеру. По материалам, имеющим две единицы измерения, записываются две цены.

Номенклатура-ценник необходима многим работникам разных подразделений предприятия (бухгалтерии, складов, отдела снаб­жения, цехов и др.), поэтому ее необходимо размножить, сбро­шюровать и раздать соответствующим подразделениям.

Классификатор поставщиков строится по серийной систе­ме, причем серия номеров отводится группе однородных постав­щиков.

Классификатор единиц измерения организуется по порядко­вой системе и не превышает одного знака, например: килограм­мы - 1, штуки - 2 и т.д.

Классификатор виновников и причин выбытия предме­тов из эксплуатации является десятичным и двузначным (разряд десятков - виновники выбытия, единиц - причина выбы­тия).

Классификатор операций движения материальных ценностей основан на серийной системе и содержит два зна­ка (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Классификатор операций движения материальных ценностей

Наименование операций или видов остатка	Шифр основной операции	Шифр сторнировочной операции
Приход	10-29
Поступление со стороны
Поступление в порядке внутренне­го перемещения
Возврат на склад
Поступление из переработки
Прочий приход
Расход	30-49
Отпуск в производство и на экс­плуатационные нужды
Отпуск на сторону организациям своей системы
Отпуск на сторону организациям не своей системы
Отпуск в порядке внутреннего перемещения
Прочий расход
Остатки дебетовые	50-69
Остаток книжный
Остаток по инвентаризационной ведомости
Остатки кредитовые	70 -89
Остаток книжный
Остаток по инвентаризационной ведомости

Классификатор готовых изделий, создаваемый обычно по комбинированной системе, содержит три-пять знаков (один-два для характеристики вида или группы изделий, и два-три для обо­значения порядкового номера изделия).

Классификатор групп и категорий персонала предпри­ятия строится по порядковой системе в пределах одного знака. В пределах категорий персонала и в соответствии с действующими тарифно-квалификационными справочниками по отрасли де­лается классификатор профессий (по серийной системе). Серия номеров присваивается каждой букве алфавита, шифр профес­сии содержит два-три знака, например: автоматчик - 01, аккуму­ляторщик - 02, вальцовщик - 10 и т.д.

Классификатор фамилий работающих (табельных номеров) делается чаще всего по одному из следующих трех вариантов. При первом (по серийной системе) серия номеров с учетом резерва на случай увольнения, перемещения и т.д. отводится каждому цеху (отделу), а каждому работающему присваивается определенный та­бельный номер. При втором варианте (также по серийной системе) за категорией работающих закрепляется серия номеров, так что при переводе работника из одной категории в другую ему присваивается табельный номер соответствующей серии. При третьем варианте (комбинированное построение кода) первые два знака обозначают номер цеха, последующие два-три - табельный номер.

Классификатор льгот по подоходному налогу строится по порядковой системе в пределах одного знака. Он необходим для автоматизации исчисления налогов с помощью ПЭВМ. Например, шифр 1 обозначает, что трудящемуся предоставляется льгота в сумме одной минимальной заработной платы, шифр 2 - в разме­ре двух минимальных заработных плат и т.д.

Классификатор видов оплат кодируется по серийной сис­теме. Он содержит два-три знака, серия номеров отводится для характеристики видов оплат. Аналогично кодируются удержания из заработной платы.

Классификатор покупателей обычно строится по серийной системе и содержит два-три знака. Серия номеров отводится для группы покупателей (фондодержателей) одного ведомства или министерства.

Классификатор операции обработки изделий можно за­шифровать серийным или порядковым кодом. Шифры состоят из двух-трех знаков и характеризуют операции, которые проходит изделие при обработке по технологическому процессу.

Классификатор статей калькуляции строится по десятичной системе и имеет два знака, первый из которых обозначает статью расхода, а второй - ее разновидность в пределах данной статьи.

Классификатор причин и виновников доплат (за отклоне­ния от нормальных условий работы) создается по десятичной сис­теме и состоит из двух знаков, первый из которых обозначает причину, а второй - виновника доплат (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Классификатор причин и виновников доплат

Причина доплат	Виновник доплат	Шифр
Крепость материала выше за­проектированной	Поставщик Отдел материально-технического снабжения ОГТ	10. 17
Несоответствие оборудования	Администрация цеха Мастер ОГМ ОГТ	22 23 26 28
Несоответствие инструментов и приспособлений	Администрация цеха Мастер Инструментальный цех	32 33
Замена станочной обработки	Администрация цеха Мастер	42 43
Изменение технологии и до­полнительные работы, не пре­дусмотренные технологией	Администрация цеха Мастер ОГТ ОГМ
Использование отходов и бра­ка вместо полноценного мате­риала	Рабочий Администрация цеха Мастер
Исправление брака	Поставщик Рабочий Администрация цеха Мастер
Ошибки в чертежах и техниче­ской документации	ОГТ ОГК
Организационные неполадки	Администрация цеха Мастер ОГМ

Классификатор видов брака строится по порядковой сис­теме. Он характеризует такие виды дефектов, как трещины, не­мерность деталей, коррозия, вмятины и т.д.

Классификатор виновников и причин брака продукции коди­руется чаще всего по десятичной системе в пределах двух знаков. Высший разряд кода обозначает виновника, а низший - причину брака. Виновником могут быть рабочие, администрация цеха, по­ставщики материалов, а причинами - неисправность оборудования, неправильный инструктаж рабочих, несоответствие качества и сорта материала, нарушение технологического режима и т.п.

При необходимости могут применяться и другие классифика­торы, не указанные в приложении 1, которые пользователь разра­батывает самостоятельно, используя соответствующую систему кодирования.

Известно, что в учетной информации большой удельный вес за­нимают нормативно-справочные данные (НСД), относящиеся к условно-постоянной информации. При использовании персональ­ных ЭВМ целесообразно наряду с созданием системы классификаторов разработать методику организации и ведения норматив­но-справочного фонда. Для этой цели надо определить состав информации, отобрать исходные документы для создания масси­вов НСД, создать массивы на жестком магнитном диске, выбрать систему программного обеспечения и организовать ведение мас­сивов.

Нормативно-справочный фонд включает нормативные и специ­альные массивы. К первым относятся, например, первичные и сводные нормативы, ко вторым - справочные, расценочные и таб­личные.

Нормативная информация занимает важное место в ин­формационном фонде и представляет систему научно обосно­ванных нормативов. Она подразделяется на первичные, к кото­рым относятся пооперационные нормативы трудовых затрат, материальных подетальных затрат и др., и сводные (вторич­ные), в качестве которых используются, например, различные сводные нормы расхода материалов (специфицированные на изделие и т.д.), подетальные нормы трудовых затрат (по цеху, заводу). Последние могут быть рассчитаны непосредственно на ПЭВМ на основе первичных нормативов и некоторых специ­альных данных.

Специальная постоянная информация подразделяется на следующие виды: расценочную - содержит цены на мате­риалы, готовую продукцию, полуфабрикаты; справочную - данные, носящие расшифровочный характер (справочники на­именований предметов, различных признаков), планово-дого­ворная и учетная информация; табличную - заранее вычислен­ные величины и коэффициенты, например нормы амортизаци­онных отчислений, сведения о ставках подоходного налога с сумм заработной платы и др. Планово-договорная информация включает планы выпуска изделий (на год, квартал), плановые (сметные) расходы и т.д. Постоянная учетная информация ха­рактеризует те или иные объекты, предметы и ресурсы, кото­рые длительное время остаются без изменения, а сведения о них многократно используются в учете производственно-хозяй­ственной деятельности предприятия (о личном составе, трудо­вых ресурсах предприятия, основных средствах, постоянных видах удержаний).

В отдельных случаях возможно объединение разных видов по­стоянной информации, например расценочной и справочной, справочной и табличной. Виды некоторых постоянных массивов и их состав приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Дата добавления: 2014-12-29