Автоматизация расчетов по депонированной заработной плате

АРМ "Учет депонентов" (АРМ УД) предназначено для автоматиза­ции расчетов, ведущихся бухгалтером по депонированной зара­ботной плате. Его целесообразно использовать вместе с АРМ УТЗП, что позволяет иметь общую базу лицевых счетов, а также быстро и без ошибок депонировать заработную плату. Депонентские карточки нумеруются автоматически, имеется возможность получения нестандартных сводок и списков.

Если работники не получили начисленную заработную плату в установленные сроки, то в платежных ведомостях против их фа­милий кассир проставляет штамп "депонировано". На общую сум­му депонированной заработной платы согласно платежным ведо­мостям делается запись: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", кредит счета 76/2 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Депоненты по заработной плате". При выдаче депонированной заработной платы составляется запись: Дебет счета 76/2, Кредит счета 50.

Для автоматизированного учета вначале создается массив ос­татков депонированной зарплаты по номерам депонентских карто­чек и сумм депонированной зарплаты, а в дальнейшем группиров­ка данных ведется только по карточкам. Ежемесячно массив остатков по депонированной зарплате пополняется новыми запи­сями. Входная оперативная информация при депонировании зар­платы содержится в платежных ведомостях, а при выдаче - в кар­точках депонентов, т. е. в расходных кассовых ордерах (рис. 7.8). На период внедрения используется книга депонентов для созда­ния массива остатков и справочник лицевых счетов, который ве­дется в АРМ УТЗП.

Таблица 7.15

Структура записи файла "Депонированная зарплата за месяц"

Позиции	Тип	Длина знака
Табельный номер Сумма депонирования Номер платежной ведомости Номер корреспондирующего счета	С N С С	(берется из АРМ УТЗП) 8,2

Таблица 7.16

Структура записи файла "Депонированная зарплата за все время"

Позиции	Тип	Длина знака
Табельный номер	С	(УТЗП)
Сумма депонирования	N	8,2
Номер платежной ведомости	С
Номер корреспондирующего счета	С
Номер депонентского ордера	N
Дата прихода на депонент	D
Дата снятия с депонента	D

Информация из платежных ведомостей фиксируется в файле REESTR, содержащем суммы депонированной заработной платы за текущий месяц (табл. 7.15). Впоследствии, на основе сведе­ний, введенных с расходных кассовых ордеров, происходит кор­рекция текущего файла по выданным депонентам, данные из ко­торых перебрасываются в файл ARHIV (табл. 7.16) и исчезают из файла REESTR.

Главное меню АРМ УД содержит две функции "Реестр" и "Архив" (рис. 7.9). При вызове первой бухгалтер депонирует на­численную заработную плату и получает всю необходимую отчет­ность и депонентские карточки. Эта функция используется только после выдачи зарплаты до закрытия месяца в АРМ УТЗП, так как при депонировании берутся суммы из базы данных этого АРМ.

При выборе режима "Депонирование зарплаты" формируется список мест выдачи, о чем выводится сообщение, динамично изо­бражающее процесс формирования списка. После окончания это­го весь список изображается на экране. За последний месяц мо­жет быть программно сформирована платежная ведомость, при этом в правой части экрана будет показана информация о депо­нированной заработной плате, а в нижней подсчитываются кон­трольные итоги по ведомости и за весь месяц.

При выполнении режима "Реестр невыданной зарплаты" фор­мируется ведомость по всем депонентам за последний месяц, при этом настройка с уточнением, что печатать, в какой последо­вательности и в каком порядке, какие подводить итоги, происхо­дит при инсталляции. Однако настройка может быть изменена, а полученный текст быть отредактирован и сохранен. После выхода из режима ведомость ставится в очередь на печать. Если все устройства готовы, то печать может быть произведена автоматически, даже если пользователь работает уже в другом АРМ.

Третий режим обеспечивает печать карточек и депонентов в отличие от всех остальных печатей в реальном режиме времени. В случае печати одновременно двух ордеров выдаётся соответствующее сообщение (рис.7.10).

Печать

Печатаются депонентские ордера

13 % напечатано Осталось 87%

Куличева А.В. Таб. № 1007

Коновалова Н.П. Таб. № 1008

ФИО т.н. печатаемых депонентов

Напечатана часть двух ордеров

Напечатана часть всех ордеров

Рис. 7.10. Экранная форма режима «Печать»

Четвёртый режим «Добавить в архив» выполняется после печати реестра и карточек, так как все последующие операции с депонентами проводятся в режиме «Архив».

Функция «Архив» имитирует работу бухгалтера с книгой депонентов. Она даёт возможность отсортировать по любому признаку весь список, найти нужные карточки, просмотреть контрольные итоги по всей книге, закрыть любую карточку нажатием одной клавиши (предварительно указав дату снятия), а так же получить нужную ведомость за любой месяц или год. Кроме того, можно удалить карточки и редактировать без контроля.

В режиме «Информация» высвечиваются сведения о состоянии базы (рис. 7.11)

Информация

О файле ARHIVE базы данных УДЗП

Всего записей: 74 Включено: 67

Депонировано: 13232.99 руб.

Снято: 0.00 руб.

Размер файла: 3663 byte

Уволенных: 0

Сколько человек уже работает у Вас

Сумма по всем депонентам и выданная сумма

Активный фильтр (если установлен)

Число записей в архиве (если стоит фильтр, то еще и число

выделенных записей)

Рис. 7.11. Сведения о состоянии базы

Режим «Фильтр» позволяет пользователю задать поисковое предписание для отбора нужной информации. При входе в него высвечивается системное приглашение, представленное на рис. 7.12. Далее необходимо заполнить пропуски в нем. Фильтр на текущий реквизит можно установить по четырем отношениям: больше, меньше, равно, не равно. После выбора отношения пользователь задает требуемое значение поисковой переменной (т.е. дескриптора).

Фильтр Выделить группу записей с ______ Номерами карточек депонентов =<

Рис. 7.12. Активация режима фильтр

Режим «Редактирование» позволяет отредактировать сформированные ранее записи, например при изменении табельного номера сотрудника. В этом режиме происходит контроль всех изменений.

Режим «Сортировка» обеспечивает упорядочение информации по любому реквизиту (по умолчанию), в том числе по текущему. Перед печатью рекомендуется сортировать записи файла по фамилиям, табельным номерам, номерам карточек, дате, номеру платежной ведомости (возможны другие варианты).

«Добавление» представляет собой режим, позволяющий добавить группу карточек. При этом происходит контроль значений реквизитов. Уволенные сотрудники удаляются из базы и при депонировании необходимо вводить их фамилии (табельные номера будут помечены специальным символом).

Рис. 7.13. Активация режима удаление

В режиме «Поиск» работа происходит следующим образом: после ввода искомого значения, если оно будет найдено (для символьных переменных значение можно задавать не полностью, например, для фамилии), курсор перейдет на него, иначе – останется на прежней записи. Поиск происходит сверху вниз, так как если искомая запись находится выше, то она не будет найдена. Поэтому перед проведением поиска нужного переместится на первую запись, используя клавишу быстрого перемещения. Режим «Удаление» выполняется с предъявления пользователю запроса (рис. 7.13), а затем происходит собственно удаление.

Режим «Печать» выполняется всегда на дату, указанную пользователем (для годовой формы – год, для месячной - месяц). Печать всех документов, кроме депонентского ордера, происходит в отсроченном режиме, т.е. параллельно работе компьютера. При наличии фильтра есть возможность распечатать выделенный список. Ведомости могут быть упорядочены режимом «Сортировка». Режим «Дата» используется для установки даты перед печатью или оформлением расхода.

ГЛАВА 8

Дата добавления: 2014-12-29