Проверка выполнения корректирующих действий

Аудит

Заключительное совещание

Совместные встречи группы

Если аудит проводится группой аудиторов, может потребоваться проведение совместных встреч группы, цель которых – подтвердить выполнение аудита в намеченном объеме. На таких встречах можно суммировать все обнаруженные недостатки, рассмотреть и проанализировать несоответствия.

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На заключительном совещании присутствуют все те, кто был на вводном собрании, правда, это не всегда возможно.

Перед заключительным совещанием группа встречается для определения готовности к отчету о результатах аудита руководству проверяемой стороны. Проекты отчетов должны быть составлены до заключительного совещания.

Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы. На этом совещании руководству проверяемого участка сообщаются результаты аудита, и определяется необходимость проведения контрольных аудитов. Аудиторы должны предоставить всесторонний отчет о результатах аудита, не ограничиваясь перечислением несоответствий. Все положительные наблюдения стоит отметить.

Проведение совещания должно включать следующее:

1. Благодарность проверяемым за оказанное содействие в работе.

2. Повторное представление группы.

3. Краткое заключение по объему аудита.

4. Разъяснение причины, цели аудита и метода, который был использован.

5. Заявление о том, что аудит проводился на основе выборки, и, соответственно, выявлены не все несоответствия.

6. Повторное разъяснение вопросов, связанных с конфиденциальностью.

7. Просьбу о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

8. Сообщение каждого члена группы по его участку аудита. Только факты.

9. Приглашение принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.

10. Согласование сроков окончания корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, действий по проверке выполнения корректирующих действий.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) - за ним должна незамедлительно последовать печатная копия.

При проведении внутренних аудитов все собрания должны иметь неформальный характер, за исключением аудитов в многонациональных организациях.

При проведении аудита члены группы ответственны за:

1. Проведение аудита в полном объеме.

2. Составление отчетов о несоответствиях только на основе достаточных и точных объективных доказательств.

3. Плановое проведение аудита, включая использование необходимых ресурсов.

После истечения согласованного срока руководителю группы ауди­та следует проверить выполнение корректирующих действий, чтобы проконтролировать, что корректирующие действия предприняты, что они оказались и будут оставаться эффективными в будущем, что они надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан.

Никакой аудит не может считаться завершенным, если вышеуказанные действия не были выполнены с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита договориться по поводу соответствующих корректирующих действий. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.

По достижении срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены. Если этого не произошло, он должен выяснить причину невы­полнения и принять меры для ускорения процесса. Крайне важно убедиться в правильности выполненного действия, чтобы его итоги способствовали повышению эффективности и работоспособности системы в будущем. Этот момент очень трудно проверить с большой точностью, но, работники, испытавшие на себе результаты этих корректирующих действий, будут точно знать, стала ли их работа легче или наоборот - сложнее в результате этого действия, а также и то, необходимо ли вообще это действие.

Частью задачи руководителя группы аудита является проверка выполнения корректирующих действий после истечения согласованного срока. Если это по каким-то причинам не сделано, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

Пока не будет проведена проверка выполнения корректирующих действий и их эффективность, вся работа по аудиту может представлять собой не более, чем пустую трату денег и времени.

Дата добавления: 2015-01-03