Состав и назначение организационно-распорядительных документов

ДОКУМЕНТОВ

ТЕМА 4. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

Идентификатор электронной копии документа

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Деятельность организации фиксируется в различных видах документов. Независимо от вида экономической деятельности в любых организациях (на предприятиях, в учреждениях) используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность, которые представляет собой систему организационно-распорядительной документации (управленческой документации).

Управленческий (организационно-распорядительный) документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

История управленческих документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности.

Организационно-распорядительные документы — это письменные документы, которые создаются при решении административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Без создания организационно-распорядительной документации деятельность хозяйствующих субъектов не возможна. Организационно-распорядительная документация устанавливает правовой статус организации, её структуру, штатный и численный состав работников, регламентирует порядок деятельности и управления; координирует вопросы управления; закрепляет вопросы правового и имущественного характера и т.д. Состав организационно-распорядительных документов представлен на рисунке 4.

Организационно-распорядительные документы

I группа Организационно-правовые документы  

II группа Распорядительные документы  

III группа Справочно-информационные материалы  

Рисунок 4 – Состав организационно-распорядительных

документов

Система организационно-распорядительной документации включает в себя три группы документов, каждая из которых занимает определенное значение. Наибольшую значимость в составе организационно-распорядительных документов занимают организационно-правовые (являются основополагающими для осуществления деятельности) и распорядительные документы (регулируют и координируют вопросы управления и др.). Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительных документов занимают второстепенное положение, они играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В состав организационно-распорядительной документации кроме организационно-правовых, распорядительных документов и справочно-информационных материалов также могут быть включены и документы по личному составу. Их принято выделять в отдельную группу документов.

При оформлении организационно-распорядительной документации следует руководствоваться методическими нормами действующего законодательства. Основополагающим нормативным документом в области составления и оформления управленческой документации на современном этапе является ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит информацию о составе и правилах оформления реквизитов документов.

Также одним из основных нормативных технических документов, регламентирующих порядок документирования управленческих процессов на современном этапе, является ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28–ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489–1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489–1:2001 «Information and documentation – Records management – General»).

Дата добавления: 2014-12-23