Штатное расписание

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия; структура подразделения; задачи; функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными подразделениями. Положения о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

– положения о структурных подразделениях;

– положения о коллегиальных совещательных органах: руководящих (совет директоров, совет акционеров, правление) и специализированных: (ученый совет, научно-технический совет и др.);

– положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) положения.

Целью разработки данного организационного документа (положения) является рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и их работниками.

Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами этого документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписывают руководители подразделений и утверждаются вышестоящими органами управления (руководителем или коллегиальным совещательным органом).

Основная часть положения о структурном подразделении должно включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения. В данном разделе указывают полное официальное наименование подразделения, дату, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Помимо вышеуказанного, в данном разделе определяют, является ли данное подразделение самостоятельным (наличие и учет имущества на отдельном балансе), обособленным (со стационарными рабочими местами на отдельной территории).

2. Основные задачи подразделения. В этом разделе перечисляют задачи, которые должны быть решены в процессе деятельности структурного подразделения, характер и направления этой деятельности.

3. Функции подразделения. Данный раздел отражает перечень действий или работ, которые должны быть выполнены подразделением в процессе осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью соответствовать специфике деятельности подразделения.

4. Организационная структура подразделения. Наименование этого раздела может быть и другим (например, «Структура» или «Структура и штатная численность»). В данном разделе отражают организационную структуру подразделения, которая может быть представлена в виде схемы или отражена в виде текста путем перечисления, например: «В состав подразделения входят: отдел маркетинга, отдел сертификации качества, отдел по работе с клиентами и др.». Структура подразделения в ходе деятельности может меняться, в этом случае в положение должны быть внесены изменения. Также в этом разделе может быть приведен порядок утверждения положения, штатная численность.

5. Права подразделения. В данном разделе определяют полномочия работников структурных подразделений по выполнению возложенных на них обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной им компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

6. Ответственность. Данный раздел положения предусматривает критерии оценки работы и меры персональной ответственности работников подразделения. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работ. Ответственность работников определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Отдельно может быть предусмотрена ответственность руководителя структурного подразделения в случае невыполнения подразделением или его работниками своих обязанностей.

7. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. В этом разделе должна быть отражена информация о формировании, получении и обработке документов структурным подразделением. Указывают, с какими именно подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливают периодичность и сроки представления информации; порядок ее представления и рассмотрения возникающих разногласий.

Порядок оформления положений о структурных подразделениях аналогичен порядку оформления положения об организации (учреждении).

Штатное расписание — внутренний организационно-правовой документ предприятия (учреждения, организации), в котором отражается его структура, штатный, численный и должностной состав, а также указываются должностные оклады работников.

Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками. Штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью происходит обоснование расходования денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. Для работодателя данный документ выполняет следующие функции:

1. Позволяет четко проследить организационную структуру (наличие структурных подразделений).

2. Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии).

3. Позволяет проследить систему оплаты труда работников в подразделениях.

4. Устанавливает и закрепляет размеры надбавок.

5. Облегчает отслеживание вакансий при осуществлении подбора персонала на данные вакансии.

На основании штатного расписания определяется плановый фонд оплаты труда сотрудников, трудовыми договорами которых предусмотрена повременная форма оплаты труда, производится начисление и выплата заработной платы.

Штатное расписание оформляется на общем бланке формата А4 организации с нанесением всех обязательных реквизитов документа (наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, печать). Бланк данного вида документа унифицирован (форма Т–3, код по ОКУД 0301017).

В заголовке к тексту указывают год, на который составляется штатное расписание. Печать организации проставляется на грифе утверждения. Текст штатного расписания оформляют в виде таблицы, графы которой должны содержать коды и наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада работников, надбавки к должностному окладу (персональные и прочие), должностные оклады работников, формирующие месячный фонд заработной платы и примечания.

Как правило, штатное расписание оформляют в начале каждого финансового года на будущий календарный год, либо после первоначальной государственной регистрации предприятия перед началом деятельности. Подготовка штатного расписания проходит в два этапа:

Первый этап. Составление проекта штатного расписания.

Ответственность за подготовку штатного расписания возлагается на финансово-экономические службы и службы по управлению персоналом. В небольших коммерческих фирмах этим, как правило, занимается руководитель предприятия. В крупных организациях (на предприятиях и в бюджетных учреждениях, если за ними закреплено право самостоятельно определять свою структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.

Второй этап. Утверждение штатного расписания.

После одобрения руководителем или вышестоящим органом управления организации (предприятия, учреждения) проекта штатного расписания издается приказ о его утверждении за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Непосредственно штатное расписание проходит процедуру визирования (согласования) руководителями структурных подразделений. Штатное расписание также подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. В практической деятельности, зачастую, руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с грифом «УТВЕРЖДЕНО».

В процессе экономической деятельности в штатное расписание периодически вносят изменения. Причинами изменений могут быть:

– индексация (увеличение) должностных окладов в связи с инфляцией и ростом прожиточного минимума;

– реорганизация предприятия в связи с изменениями структуры, дополнительным вводом новых должностей, сокращением штата и т.д..

Изменения в штатное расписание вносят отдельно издаваемым приказом руководителя. Данный вид приказа входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей части (излагают факты, послужившие основанием для издания данного приказа: совершенствование организационной структуры предприятия; реорганизация; изменение законодательства и пр.) и распорядительной части (содержит непосредственное распоряжение руководителя в части изменений текста штатного расписания). В случаях, если изменения в штатном расписании влекут сокращение штатов, в приказе должно быть указано должностное лицо, которое должно обеспечить увольнение высвобождающихся по сокращению штатов работников и выплату им компенсации. Заголовок данного вида приказа может быть следующим:

– «О внесении изменений в штатное расписание»;

– «Об изменении штатного расписания» и др.

После внесения изменений в штатное расписание или составления новой штатной расстановки утратившие силу документы хранятся в архиве работодателя. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций» от 6 октября 2000 г. (утвержден Росархивом), в котором предусмотрены сроки хранения управленческих документов, штатные расписания подлежат хранению в организациях в течение трех лет, а штатные расстановки — хранению в межведомственных архивах в течение семидесяти пяти лет, начиная с года, следующего за тем, в котором указанные документы были изменены.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.

Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.

Дата добавления: 2014-12-23