Порядок и сроки хранения кадровых документов

Порядок и сроки хранения документов предусмотрены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В соответствии с данным законодательным актом общий срок хранения документов по личном составу — 75 лет. Вместе с тем, для отдельных видов кадровых документов предусмотрены индивидуальные сроки их хранения.

Сроки хранения отдельных видов кадровых документов даны в таблице 4.

Таблица 4 – Сроки хранения кадровых документов

№ п\п	Наименование документа	Срок хранения
1.	Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минования надобности
2.	Коллективные договоры	Постоянно
3.	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 год
4.	Документы (акты, сообщения информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине	3 года
5.	Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 лет
6.	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет
7.	Документы (программы, записки, переписка) об обучении работников по технике безопасности	5 лет
8.	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет
9.	Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности; б) инструктажа по технике безопасности; в) проведения аттестации по технике безопасности	10 лет 10 лет 5 лет
10.	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания премии, награды, ученые степени и звания; б) работников	Постоянно 75 лет
11.	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет
12.	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет
13.	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет
14.	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год
15.	Подлинные личные документы	До востребования
16.	Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.	50 лет
17.	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет
18.	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете	3 года
19.	Переписка об оформлении командировок	5 лет
20.	Графики предоставления отпусков	1 год

По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена.

Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законодательством порядке.