Организация документооборота

Документооборот в организациях, предприятиях, учреждениях осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиции, машбюро, копировально-множи-тельная служба и т. п.).

Различают три основных документопотока:

1. Входящие (поступающие в учреждение документы).

2. Исходящие (отправляемые из учреждения документы).

3. Внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют поток исходящих документов.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. В любом случае пребывание документа должно быть обусловлено необходимостью его обработки в данном пункте и вытекать из соответствующих организационных и технологических соображений.

Все процессы обработки документа следует подчинять задаче скорейшего и наиболее эффективного решения вопроса, содержащегося в документе, не создавать условий для формализма и волокиты. В целях ускорения процесса обработки документов можно целый ряд операций проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если в исполнении этого документа занято несколько подразделений–исполнителей (или должностных лиц). Своевременное обеспечение копией рассматриваемого документа всех соисполнителей ускорит процесс принятия решения. Число копий должно соответствовать числу исполнителей, подлинник передается ответственному исполнителю. Исключает возвратные перемещения документа передача необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы (графики) движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении. Одним из важных условий рационального движения документов является четкое распределение функции между исполнителями в организациях, предприятиях, учреждениях, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, подразделениями и руководителями. Грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление (положения о подразделениях, должностные инструкции и т. д.) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Для каждой группы документов рекомендуется создавать отдельную схему. Проведенные на практике схемы (графики) должны быть включены в инструкцию по ведению делопроизводства или прилагаются к ней. Рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на их пути и повторные операции при их обработке. В этой связи необходимо проводить анализ общего документооборота организации, который необходим для совершенствования работы управленческого аппарата. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:

1. Получаемые извне, из других организаций (входящие документы).

2. Созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам (авторам) документов, от которых они получены:

– от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

– от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

– от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

– частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам (корреспондентам) используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах. Поэтому именно на этом участке организации документооборота и требуется разработка маршрутизации документов по типовым задачам управления.

Входящие документы можно классифицировать по видам:

– распорядительные (указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

– информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

– учетно-отчетные и др.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативны е (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные (документы, полученные в ответ на запрос вашей организации).

Схема классификации входящих документов представлена на рисунке 7.

Входящие документы

Виды документов: – распорядительные; – справочные; – учетные и др.

Инициативные или ответные

Требующие исполнения или присланные для сведения  

Корреспонденты  

Вышестоящие

Нижестоящие

Несоподчиненные

Частные лица

Рисунок 7 – Классификация входящих документов

Документы, создаваемые в организации, четко делятся на две группы:

– внутренние (составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее);

– исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Документы, создаваемые в организации, при анализе и их обработке также могут делить на группы: инициативные документы (составленные исходя из потребности своей организации); разработанные с целью выполнения заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Схема классификации документов, создаваемых в организации дана на рисунке 8.

Документы, создаваемые в организации

Внутренние

Исходящие

По видам документов

Инициативные

По корреспондентам

Инициативные (ответные)

Ожидающие ответа или нет

Рисунок 8 – Классификация внутренних и исходящих документов

Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

Принципиальная схема документооборота рекомендована в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСДОУ). Взяв ее за основу, можно графически представить как документооборот организаций, имеющих структурные подразделения, так и небольших фирм, где штат делопроизводителей очень мал.

Дата добавления: 2014-12-23