Поняття діловодства та необхідність його належної організації в будь-якій установі та, зокрема, в юридичній клініці

Розділ 5: Ведення документації в юридичній клініці

Правові наслідки порушення Принципів етики співробітників юридичних клінік

За порушення Принципів етики до співробітника правничої клініки можуть бути застосовані заходи дисциплінарної відповідальності в порядку, передбаченому чинним законодавством та Положенням про правничу клініку.

Наведений Проект носить рекомендаційний характер щодо застосування його як самостійного акта, так і в якості частини (в тому числі додатка) до локальних положень про юридичні клініки, або в якості базової моделі частини внутрішніх Правил етики співробітників юридичних клінік, які необхідно застосовувати до моменту прийняття єдиного Етичного Кодексу (Правил етики) співробітників юридичних клінік в Україні.

Повсякденна діяльність будь-якої організації включає в себе роботу з документами. Об'єм цієї роботи може бути різний, але окремі її складові - листування, документальна фіксація поточної діяльності, звітність тощо, є ключовими для нормального функціонування переважної більшості організацій, підприємств та установ. Необхідність такої діяльності пояснюється, перш за все, тими функціями, які виконує документ. Кожен документ являє собою закріплення інформації відповідним чином на певному носії (папері, в електронному вигляді і т.д.). Зміст цієї інформації, її важливість для діяльності організації, ступінь її конфіденційності визначають той спосіб, яким вона фіксується, і те місце, яке займає робота з даним документом в системі діловодства.

Робота з документами не може виконуватись епізодично або несистематизовано. Від її якісного виконання залежить успіх програмної діяльності конкретної організації. Саме тому від визначення документа як окремого носія інформації слід перейти до поняття діловодства як більш систематизованої діяльності.

Діловодство – це систематизована обробка, фіксація, рух та зберігання інформації, пов'язаної з програмною діяльністю установи, у вигляді документів.

Належна організація діловодства в будь-якій установі є необхідною складовою її ефективної діяльності. Документування ключових етапів роботи та подальше систематизування цих документів зробить більш легким пошук необхідних матеріалів, спростить процес узагальнення, статистичну обробку і т. ін. Це полегшить повсякденну роботу та забезпечить її безперебійність. Також належне ведення документів і фіксація необхідних даних забезпечить якісну звітність та якісні статистичні данні.

В юридичній клініці студенти вчаться не тільки працювати з практичним матеріалом, а й правильно організовувати свою роботу, в тому числі і з документами. Підчас процесу консультування студенти стикаються з великим об’ємом правової, і не тільки правової, інформації. Роботу з цією інформацією можна поділити на декілька етапів - первинне фіксування даних, наданих клієнтом, їх обробка, виділення правових фактів, аналіз цих фактів та відповідної правової бази, вироблення можливих варіантів вирішення справи та надання цієї інформації клієнту – кожен з яких вимагає документальної фіксації, створення справи клієнта.

В юридичній клініці діловодство краще було б назвати „ведення справи”. Ведення справи в клініці окремим студентом можна поділити на декілька етапів, кожен з яких буде характеризуватися складанням певних документів. Тому з самого початку необхідно правильно побудувати схему роботи студента над окремою справою, що формально відобразиться в послідовному документуванні роботи з клієнтом. Слід визначити та розробити той набір документів, які будуть складати кістяк кожної справи, над якою працював студент.

Виходячи з досвіду діяльності українських та іноземних юридичних клінік, а також враховуючи освітню специфіку цієї діяльності, можна запропонувати наступний набір документів, які визначають схему проходження справи в юридичній клініці.

Схема проходження справи в юридичній клініці

Слід поговорити про два пакети документів: документи, які стосуються надання консультації окремому клієнту (справа клієнта) та документи організаційного характеру, які стосуються власне належної організації діяльності юридичної клініки.

На початку декілька слів слід сказати про організаційні документи, які стосуються роботи окремого студента. Перш за все, це заява студента, який хоче працювати в клініці. Вона може бути зроблена в довільній письмовій формі. Якщо у клініці існує конкурсний відбір студентів, то ті студенти, що на основі конкурсу зараховані до клініки, можуть підписати угоду між клінікою та окремим студентом, мета якої ознайомити студента з правами та обов’язками консультанта (волонтера, слухача) юридичної клініки. Цей опис прав та обов’язків є своєрідною посадовою інструкцією для студента і дублює відповідне положення з Статуту юридичної клініки. Кожен студент має бути ознайомлений з Статутом юридичної клініки, але окремий наголос на статусі працівника клініки сприяє більш дисциплінованій та плідній роботі студента.

Щодо інших організаційних документів, то серед них слід назвати графік чергувань студентів, загальний журнал (електронна база) реєстрації всіх справ, про який мова буде іти далі і т. ін.

Справа клієнта. Більшість клінік має розроблений пакет різних форм, які заповнюються клієнтом чи студентом під час роботи над конкретною справою.

1) Анкета (журнал) попереднього запису. Робота з клієнтом починається з фіксації загальних даних (ім’я, прізвище, по-батькові, рік народження, контактна інформація та ін. клієнта). У випадку, коли в клініці ведеться попередній запис клієнтів по телефону, що є бажаним, дану форму заповнює особа, що чергує на телефоні. Анкета попереднього запису повинна бути максимально простою і містити лише питання щодо контактної інформації клієнта та характеру консультації, яку він хоче отримати. Студент отримує загальну інформацію про особу, яка прийде сьогодні до нього на прийом, та про характер справи і має змогу підготуватися.

2) Угода про ведення справи. Юридична клініка не є юридичною консультацією або адвокатською конторою. Студенти, які працюють в юридичній клініці, хоч і прослухали вже значну частину предметів з навчального курсу, але ще не є дипломованими спеціалістами. Тому перед тим, як студент ознайомиться з справою клієнта, необхідно укласти угоду між клієнтом та юридичною клінікою (студентом) про те, що клієнту було повідомлено, що в клініці працюють студенти і що клієнт не матиме претензій у випадку, якщо він буде незадоволений наданою консультацією. Після підписання такої угоди студент приступає до проведення інтерв'ю.

3) Вхідна анкета по справі №. Під час прийому студент уточнює загальну інформацію про клієнта і виясняє інші формальні питання. Форму з такими відомостями клієнт може заповнювати сам, або за допомогою студента. При складанні анкети клієнта слід добре подумати над тим, відповідь на які питання ви хочете отримати від клієнта. Дуже часто ті анкети, що існують в клініках, нагадують форми для проведення перепису населення і їх заповнення займає багато часу. Анкета клієнта повинна містити три основні частини: загальна інформація; інформація, яка стосується власне справи; та інформація, яка стосується роботи клініки. Загальна інформація буде містити ім’я, прізвище та по-батькові клієнта; його контактну адресу, телефон; дані, що підтверджують право на отримання безкоштовної правової допомоги (соціальний стан, місце роботи, відомості про документ, що підтверджує правовий статус клієнта); родинний стан і т. ін. Інформація власне по справі буде складатися з короткого викладення мети звернення та обставин справи; даних про те, куди вже звертався клієнт, які результати отримано та чи є кінцевий термін по цій справі; даних про протилежну сторону у спорі; інформації про те, копії яких документів надано; юридичне формулювання проблеми та зазначення результатів співбесіди. Інформація, яка стосується організаційних та етичних аспектів роботи клініки буде полягати в опитуванні: звідки клієнт дізнався про клініку; чи є опонент у справі теперішнім або колишнім клієнтом клініки; черговість звернення і таке інше. На основі даної анкети інформація по конкретній справі заноситься в загальний журнал реєстрації консультацій або до електронної бази даних.

4) Викладення суті справи. Під час проведення інтерв’ю студент може робити короткі нотатки, а після його закінчення зробити детальний опис справи. Бажано, щоб студенти працювали в парі (студент-консультант – студент-слухач). В той час, як студент-консультант проводить інтерв’ю, студент-слухач фіксує всю інформацію, озвучену клієнтом. Таким чином, студент-консультант не відволікається на записи і може більш докладно вияснити всі обставини справи у клієнта. Докладний опис обставин справи, зроблений студентом-консультантом, додається до справи клієнта разом із копіями документів, які надасть клієнт.

5) Робота над справою. Отримавши необхідний обсяг правової інформації від клієнта та визначивши проблему, студент починає працювати над справою. Цей процес включає пошук нормативних документів. Оскільки нормативний масив є досить значним і дуже часто документом, який має ключове значення для вирішення справи є відомча інструкція, яку досить важко ідентифікувати і знайти, юридична клініка університету “Києво-Могилянська академія” запропонувала форму, що відображає шлях пошуку нормативних документів студентом в конкретній справі. Наступний студент, який стикнеться зі схожою проблемою, зможе проконсультуватись, де його попередник знайшов необхідні документи. Процес роботи над конкретною справою, кроки, які зроблені студентом для вирішення проблеми, кількість проведених зустрічей з клієнтом можуть фіксуватися в анкеті клієнта. На окремому аркуші може бути зроблена таблиця, яка буде включати відомості про дату, характер заходу та його результат.

6) Консультування. Оскільки юридична клініка є частиною освітнього процесу, в багатьох клініках від студента вимагається письмове викладення наданої консультації. Це допомагає розвинути письмову мову. Студент вчиться логічно і стисло викладати інформацію, ділити її на смислові блоки тощо. На жаль, в нашій системі освіти дуже мало уваги приділяється цьому питанню, тоді як, наприклад, на юридичних факультетах Франції під час письмового іспиту студент повинен обов’язково скласти план письмової відповіді та представити інформацію за певною схемою, яка включає окреслення проблеми та позиції студента, аргументи “за” і “проти”, та висновок. Така побудова роботи вчить студента мислити, тоді як наш стандартний план письмової роботи студента лише відображає ключові моменти його переказу відповідних розділів з підручника. Письмове оформлення консультації має особливе значення в тому випадку, коли студент не має можливості зустрітися з клієнтом. Так, наприклад, юридична клініка Київського інституту внутрішніх справ надає консультації особам, що знаходяться у місцях позбавлення волі, шляхом листування.

7) Звіт. По закінчення справи студент робить звіт. Звіт може включати письмову консультацію, копії складених процесуальних документів, копію судового рішення по справі. Деякі клініки практикують письмовий звіт студента викладачу, в якому описується справа, що було зроблено студентом для вирішення правової проблеми, з якими труднощами він зіткнувся і якого результату досягнуто. Якщо справа є цікавою та об’ємною такий звіт може стати звітом студента про пройдену практику

8) Відгук клієнта. З метою покращення роботи клініки взагалі та окремого студента зокрема, в клініці повинна існувати система моніторингу та оцінки. Одним з її інструментів є форма для відгуків клієнта, яку він заповнює після отримання консультації чи по закінченні справи. Звичайно, важко просити кожного клієнта заповнювати таку форму, тому це можна робити вибірково. Під час розробки такої форми-відгука пропонується робити акцент не на тому, задоволений клієнт консультацією чи ні, а звертати більше уваги на оцінку самого процесу консультування. Рішення справи по суті дуже часто залежить від об’єктивних обставин, тому якість роботи юриста слід оцінювати не по результату, а по процесу.

Окрім питання, які саме документи студент повинен заповнювати під час роботи, слід також сказати кілька слів про порядок оформлення певних документів. В кожній установі існує система документування, тобто прийнятий в організації порядок створення, оформлення та виконання документів. Оскільки документообіг включає в себе не лише рух документів всередині організації, а і за її межами, в державі затверджені певні стандарти складання, реєстрації і т.д. документів[41]. Дані стандарти стосуються насамперед державних органів, але ознайомитися з ними не завадить і тим, хто працює в юридичній клініці. Дуже часто при роботі над конкретною справою доводиться готувати звернення до різних адміністративних органів, серед матеріалів справи значне місце можуть займати листи або інші документи, підготовані органами виконавчої влади, врешті решт для боротьби з бюрократизмом корисно знати формальні правила діяльності адміністративних структур, не кажучи вже про знання повноважень тієї чи іншої структури.

Дата добавления: 2014-12-24