Слияние писем

По теме практического занятия

Краткие теоретические и учебно-методические материалы

Задачи практического занятия

Порядок выполнения отчета по практическому занятию

1. В тетради для выполнения отчета по практическим занятиям напишите: «Практическое занятие №…».

2. Под надписью «Практическое занятие №…» укажите его тему. Перепишите название занятия из данных методических указаний.

3. Ниже напишите: «Цель занятия». Перепишите цель занятия из данных методических указаний.

4. Под надписью «Цель занятия» в центре укажите: «Вариант №…». Поставьте номер своего варианта.

5. Оформите порядок выполнения практической части занятия, опираясь на образец отчета.

6. Напишите вывод по занятию (см. образец отчета по практическому занятию в приложении).

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6
«Создание писем, наклеек при помощи слияния документов в среде текстового процессора MsWord»

Учебная цель: изучить процесс создания комплекса документов в MsWord при помощи функции слияния.

Учебные задачи:

1. Научиться основным приемам подготовки документов для слияния в MsWord.

2. Научиться основным приемам подготовки наклеек MsWord.

Образовательные результаты,
заявленные во ФГОС СПО третьего поколения

Студент должен

уметь:

- использовать базовые системные программные продукты;

- использовать прикладное программное обеспечение общего назначения для обработки текстовой, графической, числовой информации;

знать:

- базовые системные программные продукты и пакеты прикладных программ для обработки текстовой, графической, числовой и табличной информации.

1. Повторить теоретический материал по теме практического занятия.

2. Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

3. Выполнить задание на компьютере.

4. Оформить отчет.

Обеспеченность занятия (средства обучения):

1. Технические средства обучения:

- компьютеры с лицензионным программным обеспечением и выходом в Интернет;

- электронная презентация урока.

2. Рабочая тетрадь в клетку по дисциплине и тетрадь в клетку для выполнения отчета по практическому занятию.

3. Раздаточные материалы (карточки-задания).

4. Ручка.

Многие финансовые и другие организации общаются со своими клиентами или сотрудниками с помощью писем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылают всем людям, состоящим в списке рассылок.

Самый простой способ создать набор документов, полностью идентичных, за исключением определенной части информации – такой, как имя, адрес и обращение в письме – использовать процесс, называемый слиянием.

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом.

- Основной документ. Это такой документ, как письмо или электронное сообщение, содержащий статичный текст, который будет находиться во всех документах для слияния, и метка - заполнители, называемые полями слияния, которые сообщают приложению Word, в какое место следует вставить меняющуюся информацию.

- Источник данных. Это структурный документ, такой, как список покупателей, он может быть в виде таблицы Word, рабочего листа MicrosoftOfficeExcel, таблицы базы данных MicrosoftOfficeAccess или списка контактов MicrosoftOfficeOutlook, содержащий наборы информации (называемые записями) в соответствующем формате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый в процессе слияния писем.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

В процессе слияния писем необязательно использовать все записи из источника данных. Можно фильтровать данные и исключить некоторые записи.

3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Конечным результатом является одна копия объединенного документа для каждой записи из источника данных.

Дата добавления: 2014-12-24