Шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними ресурсами готелів

В умовах жорсткої конкуренції, економічної нестабільності, нестачі вільних фінансових коштів раціональне та ефективне управління товарно-матеріальними ресурсами (ТМР) має дуже велике значення для підтримки необхідного рівня конкурентноздатності підприємств індустрії гостинності, як з погляду забезпечення поточної діяльності в ринкових умовах (велика частина господарських операцій полягає в русі товарно-матеріальних потоків), так і для досягнення стратегічних цілей у майбутньому (вивільнення фінансових коштів для впровадження сучасних технологій, диверсифікованості готельних послуг). Це обумовлено колом факторів, які впливають на тенденції зростання даної складової в собівартості готельних послуг. Рух ТМР, що цілком залежить від рівня та ефективності управління даним потоком, визначає рівень ефективності операційної системи готельного комплексу, її технічного і технологічного розвитку. Тому проблеми, що виникають у процесі споживання і виробництва ТМР, в остаточному підсумку виходять на одне з ключових місць і формують імідж готелю не лише на внутрішньому але і на зовнішньому ринках.

Управління запасами - це функціональна діяльність, мета якої - привести загальну суму річних витрат на утримання запасів до мінімуму за умови забезпечення якісного обслуговування гостей. Згідно з іншим визначенням управління запасами – це забезпечення і підтримка оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного плану готелю.

Запаси виконують кілька важливих функцій, що сприяють гнучкості системи управління готелем, а саме: функцію нагромадження, функцію захисту від зміни цін та інфляції, функцію управління витратами за допомогою використання дисконту, що залежить від розміру замовлення на ТМР.

Загальна схема управління ТМР готельного комплексу будується таким чином:

Важливість ефективного управління ТМР на всіх етапах діяльності готелю пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний продукт характеризується незберігаємістю, невідчутністю, що значною мірою ускладнює процес її надання і робить управління ТМР готелю однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі надання послуг, що має на меті задоволення потреб кожного конкретного гостя в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і удосконалення системи управління ТМР у готелі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень ТМР, оскільки якщо цей рівень буде нижче необхідного, можливі втрати фінансових коштів, надлишковий рівень ТМР призведе до зростання витрат на їхнє обслуговування. У більшості випадків, через неефективне і нераціональне використання ТМР в готелях виникає недостача оборотних коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функціонування, що у свою чергу приводить до додаткових витрат.

Відповідно до проведених нами досліджень у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. мало місце щорічне зростання витрат, пов’язаних з використанням різних матеріалів і товарів для надання основних і додаткових послуг:

- у 2-зіркових готелях збільшення витрат відбулося приблизно на 12%;

Значення коефіцієнтів оборотності ТМР, розрахованих за даними наших досліджень подані в таблиці 13.2. Основний вплив на значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4- зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. справила низька заповнюваність і прибутковість номерного фонду готелів.

Таблиця 13.2. Значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р.


Обіг ТМР (в оборотах)
2*			1,1	1,4
3*	7,49	9,92		10,3
4*	16,5	14,3	7,44	15,8
Обіг ТМР (в днях)
2*
3*
4*

ТМР - один з найбільш дорогих активів більшості готелів, що складає 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надання готельних послуг. Витрати на ТМР готелів можна класифікувати у такий спосіб:

- капітальні витрати (витрати, пов’язані з вкладанням капіталу в ТМР);

- витрати, пов’язані з оформленням замовлень на ТМР (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхідних товарів і матеріалів);

- витрати зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщення у складському приміщенні);

- витрати, пов’язані із знецінюванням ТМР (зміна властивостей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і моральний знос);

- інші витрати (витрати, пов’язані з терміновою закупівлею ТМР, витрати від скорочення виробництва і реалізації товарів і послуг);

- витрати, пов’язані з розміщенням замовлень;

- витрати, пов’язані з перевіркою та аналізом замовлень.

Управління ТМР складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціональний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним мети, задач і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів ТМР, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готелю за допомогою постачальницько-збутових операцій, як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності готелю.

Існують різні підходи і шляхи удосконалення і підвищення ефективності управління ТМР готелів. Ми виділимо два взаємодоповнюючих підходи її удосконалення. Перший підхід пов’язаний з поліпшенням взаємодії між різними підрозділами і службами готелю за рахунок підвищення координації діяльності підрозділів у процесі управління ТМР, а також за рахунок поліпшення та удосконалення фінансово-постачальницько-виробничо-збутових процедур і операцій. Іншим напрямком виступає впровадження у виробничо-господарську діяльність готелів сучасних інформаційних технологій, що дозволяють оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і контролю ТМР.

Завдяки першому підходу увага приділяється забезпеченню більш тісної взаємодії між усіма службами і підрозділами прямо або побічно пов’язаними з процесом управління ТМР у готелі. Тобто основна увага приділяється підвищенню ефективності управління товарно-матеріальними потоками на всіх етапах: закупівля, виробництво і надання послуг. Цей підхід забезпечується за рахунок підвищення ефективності роботи основних служб і підрозділів в області управління ТМР, а також спеціалізованого підрозділу (служба матеріально-технічного постачання), що контролює рух товарно-матеріальних потоків від моменту закупівлі матеріалів до моменту надання послуг гостям, забезпечуючи постійний синтез виробничих і збутових планів, оперативно вирішуючи конфлікти і труднощі, які виникають на всіх стадіях управління ТМР. У рамках даної системи поєднуються і взаємопов`язуються усі види діяльності з управління ТМР готелю. Цей підхід орієнтований на підвищення ефективності використання товарно-матеріальних ресурсів у всьому ланцюзі – постачання та надання послуг, більше всього прийнятний для готелів. Варіант інтегрованої структури, що складається з шести функціональних блоків представлений у табл. 13.3.

Таблиця 13.3. Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

№ п/п	Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю
1.	Аналіз - аналіз і контроль показників ефективності руху і використання ТМР у всіх ланках постачальницько-виробничо-збутової системи готелю; - аналіз заявок, що надійшли, вироблення і пропозиція варіантів використання товарів і матеріалів; - аналіз і управління поточним станом запасів за номенклатурою та асортиментом; - аналіз витрат з управління та обліку; - аналіз потреб продуктивності праці в системі управління МТР і ефективності обслуговування гостей; - аналіз ефективності закупівельних операцій; - аналіз витрат надання послуг і цін; - аналіз статистичних досліджень; - аналіз виробничих можливостей постачальників.
2.	Організація - організація процесу закупівель і поставки ТМР; - організація зберігання матеріалів і товарів; - організація зберігання готової продукції; - організація розподілу та обслуговування споживачів; - організація поставок товарів та матеріалів; - організація переміщення товарів та матеріалів у ході опрацювання.
3.	Контроль - контроль за використанням заявок; -контроль за виконанням стратегічних, тактичних, оперативних планів в управлінні ТМР; - контроль якості ТМР; - контроль і активне регулювання використання ТМР.
4.	Планування - стратегічне, тактичне та оперативне планування потреби в товарах та матеріалах; -розробка графіків закупівлі.
5.	Координація та регулювання - координація роботи усіх функціональних і лінійних служб; - співставлення різних методів відвантажень; - розробка маршрутів перевезення; - розробка графіків.
6.	Дослідження дослідження й аналіз заявок, що надійшли, і вироблення пропозицій і варіантів використання різних матеріалів і товарів; - конструювання вартості використання тих або інших видів матеріалів; - дослідження, що проводяться з метою удосконалення форм документів (документообігу); - дослідження ринку збуту; - дослідження ринку матеріалів.

Дана модель інтегрованої системи управління ТМР готелю концентрує в собі задачі аналізу, організації, контролю, планування, дослідження, координації і регулювання роботи операційної системи готелю в області управління ТМР, за допомогою лінійних і функціональних підрозділів готелю, які мають певні задачі та функції. Для досягнення найбільшої ефективності функції управління матеріальними ресурсами мають бути розподілені між лінійними і функціональними підрозділами готелю (фінансовий відділ, відділ матеріально-технічного постачання, юридичний відділ, служба управління номерним фондом, інженерно-технічна служба, планово-економічний відділ) для проведення єдиної політики в цій області.

11. Функції та задачі служби з управління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення)

Нормальне функціонування готелю в умовах ринку передбачає обов'язкове включення до функцій і задач служби з управління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення) дослідницько-аналітичної роботи, що полягає в аналізі якості матеріалів, що придбаваються, заміні одних матеріалів іншими, виборі постачальників на умовах тендеру. Також необхідна комплектація даної служби висококваліфікованими фахівцями, що здобули спеціальну підготовку в області економічного аналізу і управління ТМР. До задач та функцій служби з управління ТМР входять:

- аналіз, економічне дослідження і систематичне вивчення усіх факторів, що впливають на ефективність управління ТМР у ланцюзі постачання ТМР – надання послуг;

- аналіз витрат виробництва і цін (виявлення причин зміни цін, зіставлення вартостей аналогічних послуг, вивчення витрат виробництва і прибутку постачальника);

- визначення можливості ресурсного забезпечення виробництва;

- вивчення впливу розташування готелів і складів постачальників на вартість покупних товарів і матеріалів;

- оцінка різних методів відвантажень, класифікація вантажів, пошук більш економічних методів;

- забезпечення мінімальних витрат по кожному виду товарів і матеріалів, конкретні споживчі властивості яких передбачається використовувати;

- дослідження, що здійснюються з метою удосконалення форм і змісту документів (документообігу), спрощення роботи з обліку;

- аналіз продуктивності праці (вибір і встановлення показників продуктивності праці);

- аналіз впливу мотивації на рівень продуктивності;

- організація зберігання ТМР (зберігання готових виробів, контроль запасів готової продукції, отримання сировини і матеріалів, організація зберігання матеріалів у готелі).

Нижче наведемо основні задачі і напрямки роботи основних служб і підрозділів готелю в процесі взаємодії зі службою матеріально-технічного забезпечення.

Служба маркетингу здійснює дослідження ринку збуту; проектування готельних послуг; аналіз потреб клієнтів і ефективності обслуговування гостей; отримання статистичної інформації про споживані матеріали; дослідження ринку товарів і матеріалів; аналіз ефективності закупівельних операцій.

Інженерно-технічна служба здійснює аналіз заявок і вироблення варіантів, за якими можуть бути отримані більш сприятливі варіанти цін по певних групах товарів і матеріалів; якісно-вартісний аналіз товарів і матеріалів, що купуються (пошук більш економічних товарів і матеріалів, дослідження їхнього призначення і технічних характеристик); поширення відповідних відомостей; проведення круглих столів за участю представників різних служб і обслуговуючого персоналу для стимулювання формування нових ідей з метою сприяння зниженню витрат, пов’язаних з використанням ТМР.

Юридичний відділ здійснює відповідну інтерпретація діючих і нових законодавчих актів і розпоряджень, що стосуються питань формування ціни на ТМР і надання знижок.

Бухгалтерія здійснює аналіз найбільш раціональних форм і термінів оплати ТМР.

Фінансовий відділ здійснює загальноекономічний аналіз; вивчає вплив циклів економічного розвитку на потребу готелю в матеріалах; досліджує загальні тенденції руху цін на ТМР; досліджує вплив економічних змін на діяльність постачальників і конкурентів.

Плановий відділ здійснює стратегічне, тактичне та оперативне планування потреби готелю у різних групах товарів і матеріалів; деталізацію довгострокового планування.

Застосування сучасних інформаційних технологій на основі штрихового кодування дозволяє оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і управління ТМР і надання послуг; підвищити ефективність взаємодії і взаємозв'язку між різними службами готелю; підвищити продуктивність і ефективність операційної системи готелю в цілому; зменшити кількість помилок, що з'являються у економічній діяльності готелю; полегшити контроль і облік (управління) ТМР готелю.

Розглянемо основні елементи і принципи побудови даної системи з використанням сучасних технологій штрихового кодування (автоматизованих за допомогою застосування у діяльності готелю активних контрольно-касових машин (Post- терміналів), сканерів, штрих-кодів, етикеткових принтерів і портативних терміналів збору необхідної інформації). Для побудови подібної системи необхідна наявність в готелі розгалуженої комп'ютерної мережі, яка повинна інтегрувати в собі:

- місця для введення та отримання інформації від різних функціональних підрозділів готелю (економічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ, плановий відділ, служба матеріально-технічного забезпечення, відділ маркетингу, інженерно-технічна служба, юридичний відділ);

- місця для введення та отримання інформації від різних структурних підрозділів готелю, що надають клієнтам різні послуги і товари (номерний фонд, служба портьє, казино, гаражна служба, оздоровчий центр, складське господарство).

Розглянемо основні моменти функціонування даної системи. При прийомі товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, або їх відпусканні на початковому етапі здійснюється маркування товару лінійним штрих-кодом. Дана операція здійснюється централізовано на складі при надходженні ТМР і передачі їх до різних підсистем готелю. Штрих-код містить внутрішню необхідну інформацію, зокрема номер складу і код товару. При передачі товару зі складу до функціональних підрозділів і служб готелю, що беруть особисту участь у наданні послуг, на відповідний Post-термінал надсилаються всі необхідні дані (відбувається переміщення товару одночасно з інформацією в реальному режимі часу). З пост-терміналів інформація про використання або реалізацію різних товарів і матеріалів надходить на сервер комп'ютерної інформаційної системи. З сервера необхідна інформація про товаропотік надходить до різних відділів готелю, де здійснюється її використання та обробка. На підставі внутрішньої і зовнішньої інформації (співвідношення якості товару та його ціни, надійність постачальника, умови платежу) дирекція готелю здійснює вибір постачальників, і способи постачання різних матеріалів і товарів.

Рівень ефективності управління ТМР готелю є одним з визначальних чинників для підвищення рівня якості його послуг. Створення в готелі сучасних систем управління ТМР дає можливість підвищити його рентабельність і конкурентноздатність, а також збільшити його завантаження.