Преимущества «бумажных» носителей системы самоуправления

Прежде чем описывать способы постепенной «электрификации» личной системы управления временем, стоит отметить несколько достоинств традиционных бумажных носителей.

1. Бумага материальна, осязаема, может нести «неформализованную» информацию. Работая с карманным компьютером, вы имеете очень ограниченные возможности для самовыражения. КПК клавиатурного типа позволяет фиксировать мысли с помощью клавиатуры, а также делать записи или грубые зарисовки с помощью пера-стилуса. Проблема в том, что личная работа нагружена эмоциями, впечатлениями, которые очень трудно перевести в «оцифрованную» форму, но которые прекрасно фиксируются на бумаге — в деталях почерка, рисунках, и т.п. Таким образом, полностью отказаться от бумаги в пользу электронных носителей информации — значит обеднить свою систему управления временем, сделать ее слишком механической и неживой.

2. Бумажные носители обеспечивают высокую оперативность текущей работы. Как бы ни был эргономичен карманный компьютер, простое печатное расписание удобнее с точки зрения «достал — сделал пометку — убрал». Поэтому если значительная часть вашего рабочего дня проходит не за компьютером, а в динамичном общении с людьми, применение бумаги может быть оправдано соображениями скорости и простоты работы.

3. Бумажные носители открывают более широкий простор для творчества, чем электронные. Действительно, в любых электронных средствах организации времени заложены некоторые технологии планирования, которые их создатели считают оптимальными. Но ведь тайм-менеджмент — вещь, требующая «индивидуального пошива». Вам никогда не подойдут методы «с чужого плеча» — систему личного планирования нужно подгонять и перестраивать под себя. И в этом смысле любой бумажный носитель гораздо более гибок, чем электронный.

Таким образом, проектируя персональную систему планирования, подбирая ноутбук, КПК, программу для управления временем — необходимо обязательно учитывать возможности и достоинства бумажных носителей. Далее будет показана роль бумажных носителей в «выращивании» системы личной работы.

Условные этапы «электрификации»

Можно рекомендовать три условных этапа «электрификации» личной работы. «Условных», поскольку они исходят из идеализированной ситуации «устойчивой системы самоуправления не существует, задачи записываются на случайных бумажках, никаким существенным образом не упорядоченных».

Этап 1. Бумага. На начальных стадиях создания личной ТМ-системы автор рекомендует не торопиться с поиском программ для управления задачами. Простота и «оперативность» использования бумажных носителей чрезвычайно полезны на ранних этапах хронометража; гибкость, податливость бумаги — при апробировании различных способов управления временем. Бумага не стесняет вас никакой системой, уже заложенной в софт; она позволяет делать личную систему более эмоционально насыщенной; наконец, своей осязаемостью, материальностью, бумага дает широчайшие возможности для экспериментирования.

Этап 2. «Конструкторы». В тайм-менеджерском сообществе известны прецеденты применения трех «конструкторов» для создания систем управления временем. Это Excel, Access и 1С:Предприятие.[6] Каждая из этих программ дает вам некоторый набор типовых элементов, из которых достаточно удобно создавать собственную систему. Если специфика вашей деятельности достаточно небанальна, в нее не вписываются обычные программы для управления временем, такое решение может стать наилучшим. Но как правило после некоторого опыта работы с «конструктором», когда вы стали четко понимать, чего вы хотите от вашей электронной системы управления задачами, бывает полезно перейти к следующему этапу.

Этап 3. ТМ-софт. Главная сложность в использовании готовых программ: их создатели хорошо подумали за вас, и заложили в них свои представления об управлении временем, которые могут не совпадать с вашими. Именно поэтому к использованию готового софта полезно переходить, предварительно «набив руку» на бумаге и «конструкторах». Тогда вам будет нетрудно придумать способы использования готового софта не так, как предполагали его создатели, а так, как это необходимо вам. Например, вместо предусмотренных в Outlook механизмов контроля задач (с жесткой привязкой к времени и напоминаниями) вы сможете использовать категории, применение которых сделает систему контроля значительно более простой и удобной. Таким образом вы не встраиваетесь в придуманную за вас систему автоматизации управления задачами, но используете ее в качестве набора элементов для построения своей системы. Т.е. имеем тот же «конструктор», но уже более сложный, с более хитро устроенными «кубиками» и способами их сочетания.

Обратим особое внимание именно на Outlook, поскольку он является всемирным стандартом «де факто», что автоматически выдвигает его на первое место среди кандидатов на «паразитирование» на нем нашей личной системы. Общепринятость и общепонятность — великая вещь, она окупает многие недостатки. Полезна также интеграция с другими продуктами, близкими по идеологии к MS Office, например MS Project. Кроме того, встроенные возможности программирования дают богатый простор для создания различных надстроек, позволяющих «прививать» к Outlook более современные технологии управления временем, чем изначально в него заложенные.

В заключение напомним, что изложенные этапы компьютеризации управления задачами даны для несколько идеализированной ситуации построения системы «с нуля». В реальности у менеджера обычно имеется более или менее сложившийся инструментарий управления временем — органайзер, ежедневник, применение задач в Outlook, и т.п. В таких случаях стратегия оптимизации системы будет более сложной, чем эти условные этапы. Некоторые мысли по осуществлению такого рода изменений содержатся в следующем разделе.

Дата добавления: 2015-04-29