Мой молчаливый верный помощник

На сегодняшний день существует целый класс электронных ежедневников, а также достаточно много видов бумажных ежедневников. От традиционных, в разных обложках с разбивкой в формате «страница-день», до специализированных. Тем не менее, я для себя удобного готового ежедневника (а также мини-справочника, планировщика, контрольной карты выполнения проектов… в одном флаконе) так и не нашел.

Электронный ежедневник-планировщик класса Outlook имеет массу достоинств, но в силу ряда причин социального и операционного характера для меня неприемлем. И по моим наблюдениям я не одинок, даже мои коллеги, работающие с палм-топами, все же отдают предпочтение бумажным ежедневникам.

Часто ежедневники содержат дополнительную справочную информацию: календарь, карты поясного времени, коды городов…вплоть до международных автомобильных символов и таблиц соотношения между шкалами Цельсия и Фаренгейта. Эта информация совершенно бесполезна в работе. В то же время принципиальным недостатком большинства существующих на сегодняшний день ежедневников является ориентированность исключительно на хронологическое отображение текущих событий, то есть на ежедневное планирование: когда каждая страница рассчитана на один день и предоставляет возможности планирования текущего ежедневного расписания и контроля событий.

Однако в процессе работы весьма часто возникают заметки не планово-хронологического типа (то есть относящиеся к распределению событий во времени, причем в разрезе дней недели и чисел месяца), а тематического, которые относятся к определенной теме или событию. Кроме того, планирование сложных задач требует и соответственно планирования задач в разрезе недель и месяцев. Многие задачи являются по своей сути периодическими, иные – представляют собой совокупность задач более низкого уровня и соответственно требуют проектного планирования. Помимо этого, иногда посещают творческие мысли, которые бы хотелось сохранить…

И тут есть два пути: каждому типу информации дать свой носитель и место хранения или же попытаться объединить все виды информации для выполнения разных задач в одном месте. Необходимость того, чтобы вся информация была сосредоточена в одном месте, очевидна: когда планы на рабочем столе, информация по реализуемым проектам – в отдельных папках, а расписание текущего дня – на отдельном листе, информация неизбежно теряется, а если и не теряется информация, то пропадает ее обзорность. Безусловно, нужно соблюдать меру: вся информация о производственном проекте навряд ли поместится в ежедневник, но контрольные точки включить можно (и даже нужно!).

Вся текущая информация должна быть размещена в ежедневнике. Ежедневник – это инструмент. И как любой инструмент, он призван помогать в работе и выполнять определенные функции:

· отражать обзор текущих задач

· устанавливать иерархию целей – от установленных долгосрочных целей к текущим ежедневным

· помогать в осуществлении и отражать результаты текущего и долгосрочного планирования

· обеспечивать возможность контроля исполнения текущих и долгосрочных планов

· накапливать справочную информацию разного характера (от адресов и телефонов до цен на обои и планируемых подарков разным людям).

На основании функций ежедневника для себя я выработал такую его структуру:

- 1 разворот, на который постоянно попадает взгляд, как только открываешь ежедневник – расписание текущего дня и Post-it’ы с наиболее срочными задачами и напоминаниями. (ежедневное текущее планирование задач и их распределение во времени). Может быть описание 3 главных задач текущего дня

- 2 разворот – жесткие и мягкие задачи с указанием срока исполнения и возможными комментариями (долгосрочное проектное целеполагание)

- 3 разворот – проектные конечные задачи, которые часто являются развернутым описанием ранее сформулированных жестких и мягких задач (классический график Гантта с распределением по месяцам или неделям – кому как удобнее)

- 4 разворот – основные задачи (не более 3) для каждой недели в течение года с разбивкой по месяцам (текущее целеполагание)

- 5 разворот – периодические задачи: от поливки цветов до посещения спортзала. Они могут не иметь стратегической важности, но их периодическая реализация просто необходима.

- 6 разворот – классическая диаграмма Эйзенхауэра, в которой задачи, перечисленные на 2-4 разворотах, представлены в координатах важности и срочности.

- 7 разворот – матрица недели, в которой произведена разноска ранее перечисленных задач по дням и часам недели (по горизонтали дни, по вертикали часы)

Далее ежедневник поделен на 4 части: хронологически упорядоченный блок, тематически упорядоченный блок, блок творческих мыслей и блок адресов и телефонов, разделенный на два подблока: тематически и по алфавиту.

В хронологически упорядоченном блоке информация фиксируется по мере ее поступления и носит оперативный характер: информация пришла и зафиксирована. Именно в этом блоке происходит первичное накопление поступающей информации. Помимо этого, хронологически упорядоченный блок ежедневника удобен, когда необходимо найти информацию по дате ее поступления или проследить хронологию поступления информации. Хронологически упорядоченный блок идеально подходит для фиксации информаций на совещаниях, фиксации возникающих вопросов при обработке внешней информации – в общем для накопления любой информации, ценность хронологической структуры которой выше ценности тематической структуры.

Следует подчеркнуть, что хронологически упорядоченный блок используется только для накопления поступающей информации и никоим образом, несмотря на то, что структура ежедневника к этому предрасполагает, не связан с текущим планированием, которое проводится на 1,4 и 7 разворотах ежедневника.

Тематически упорядоченный блок содержит информацию, накапливаемую в разных сферах в течение длительного периода времени. Фактически этот блок представляет собой личный справочник. Он весьма удобен, когда нас интересует вся имеющаяся информация по какому-либо вопросу. В этом случае концентрация такой информации в тематически упорядоченном блоке максимальна

Блок творческих мыслей, исходя из названия, предназначен для накопления творческих идей. При этом форма накопления может быть самой различной: ключевые слова, варианты решения поставленной задачи, Mind maps, совокупность логически связанных Post-it’ов – в общем, любая форма, лишь бы помогала делу и стимулировала творческий подход к решению поставленной задачи. Описание и анализ подходов к накоплению творческих мыслей выходят далеко за рамки темы статьи, но стоит отметить, что как традиционно предполагается для накопления творческих мыслей в общем, можно использовать как целевой поиск творческих мыслей (применительно к поставленной задаче), так и вольное накопление творческих мыслей с их последующей систематизацией.

Блок адресов и телефонов является традиционным и в особых пояснениях не нуждается. Единственным моим добавлением является дополнительный список адресов и телефонов в зависимости от категории людей. Например, можно выделить помимо традиционной алфавитной классификации групповую, которая иногда быстрее помогает найти нужный телефон. Например, в блоке адресов и телефонов мы можем выделить группы: «приятели», «медицинские учреждения», «фирмы по ремонту бытовой техники» – состав и определение групп определяется в каждом конкретном случае потребностями пользователя. В конечном итоге, главное – быстро найти человека. Отнесение телефона в любой подблок определяется отношением в его владельцу, например, если некая Ложкина А.П. нас интересует как хорошая знакомая, то мы ее можем занести в алфавитный список, если же она интересует нас как врач, то ее телефон более целесообразно поместить в группу телефонов медицинского обслуживания, впрочем, это уже относится к основам построения картотек.

Предложенная структура ежедневника имеет ряд преимуществ:

ü позволяет проводить и фиксировать целеполагание на текущем и долгосрочном уровне и строить иерархию целей, разбивая крупные и долгосрочные и менее крупные средне- и краткосрочные;

ü позволяет разделить целеполагание и распределение поставленных задач во времени;

ü позволяет накапливать информацию в хронологическом и тематическом разрезе;

ü позволяет осуществлять обзор задач с учетом их характеристик (важная, срочная, периодическая, приоритетная…) и, таким образом, определять приоритет исполнения;

ü позволяет контролировать использование рабочего времени и выполнение задач;

ü позволяет хранить если не всю, то максимально оправданный объем нужной информации, в одном месте и обеспечивать рациональный доступ к ней.

ü позволяет максимально разгрузить сознание от вопросов типа: «А что же я должен сделать сегодня?» и «где информация о ценах на мобильные телефоны».

Дата добавления: 2015-04-29