Использование шаблонов для обработки данных в Excel

Перенос данных в Excel

Наиболее комфортная для восприятия и анализа закономерностей форма – это график. Outlook не дает возможности строить графики, поэтому для реализации этой возможности мы используем MS Excel.

Чтобы можно было перенести данные, нужно в меню «Текущее представление» выбрать пункт «По категориям», если ваши «встречи в прошлом» не «окатегорены». Если «окатегорены», то настроить пользовательское представление, в котором задать отображение встреч просто таблицей, без группировки. В столбцах обязательно должны присутствовать начало и конец встречи. Если для анализа нужны еще какие-либо поля встречи (например, поле «Метка» тоже можно экспортировать), задайте присутствие в представлении соответствующих столбцов.

Для корректности обработки временных параметров встреч в контекстном меню для столбцов «Начало» и «Конец» нужно задать следующий формат даты:

Для упрощения и автоматизации обработки данных при разработке личной Outlook-системы задействуются специальные Excel-шаблоны. Приведем в качестве примера шаблоны, которые использует автор.

Исходный файл обработки данных имеет вид:

Последовательность действий для переноса данных в этот шаблон:

1. В Outlook настраиваем и включаем представление, описанное выше.

2. Нажимаем сочетание клавиш «Ctrl+A». При этом произойдет выделение всех хронометражных записей.

3. Нажимаем сочетание клавиш «Ctrl+C». При этом все выделенных хронометражные данные попадут в буфер обмена.

4. В Excel в аналитическом файле открываем страницу «Данные-и-расчеты-месяц-дни», приведенную на рисунке выше.

5. Устанавливаем указатель на клетку B3 и нажимаем на сочетание «Ctrl+V», при этом данные из буфера обмена попадут в таблицу. Получим картину, изображенную на рисунке.

Дата добавления: 2015-04-29