Описание реализации оперативного планирования в Excel

Описание методики планирования

1. Все вновь возникающие задачи записываются в общий список по мере появления. При этом кроме самой задачи указывается ее статус (день, неделя или месяц-год), а также, в случае необходимости, – ответственный за выполнение сотрудник, дата, к которой приурочено задание, время, предполагаемый день завершения задания (обычно для проектов), кайрос.

2. Ежедневно в конце рабочего дня на основе этого общего списка происходит планирование следующего рабочего дня. Составляется список заданий на день с разбивкой их на жесткие, гибкие и бюджетируемые, при необходимости указываются ответственные за исполнение сотрудники, время, другие пометки.

3. В течение дня рабочий план находится перед глазами, происходит его корректировка: внесение пометок об исполнении и новых срочных заданий.

Пример реализации метода планирования приводится в приложенном файле planir.xls.

Файл состоит из двух листов: «1 – 7 – 31» и «по дням».

1. На листе «1 – 7 – 31» располагается общий список возникающих заданий. Описание полей (звездочкой помечены обязательные для заполнения):

№пп..* – порядковый номер задания в списке

ОТВЕТСТВЕННЫЙ – фамилия сотрудника, ответственного за исполнение задания

ЗАДАНИЕ * - само задание

ДАТА – дата актуализации задания, т.е. в какой день его нужно выполнить или начать выполнять

ВРЕМЯ – время актуализации задания (начало совещания и т.п.)

СРОК * – статус задания. Имеет 4 возможных значения, выбираемых из списка: «день», «неделя», «месяц – год», «завершено». Для улучшения визуализации каждое из значений методом условного форматирования автоматически окрашивается своим цветом.

ПРЕДПОЛАГАЕМОЕ ЗАВЕРШЕНИЕ и

РЕАЛЬНОЕ ЗАВЕРШЕНИЕ – эти два поля могут пригодиться для оценки работы сотрудников, выполняющих задание

КАЙРОС – поле для контекстного планирования; пример – «начальник», т.е. этим признаком будут обозначены вопросы, которое нужно решить при незапланированной встрече с руководством.

В случае необходимости специфики работы на лист можно добавлять и другие поля. Например – КОНТАКТНОЕ ЛИЦО – человек из смежного подразделения, с которым нужно взаимодействовать по этому вопросу, ПРИМЕЧАНИЕ и т.п.

Изменения, вносимые на листе «1 – 7 – 31» могут быть двух типов.

Первый – добавление новых заданий в список и изменение существующих. Эти дополнения вносятся в лист в режиме «on line» по факту их появления.

Второй тип изменений – анализ и корректировка статусов заданий. Как уже было сказано выше, анализ заданий со статусом «день» и «неделя» происходит ежедневно в конце рабочего дня или начале нового. Анализ заданий со статусом «месяц - год» происходит еженедельно. При этом в случае необходимости статус заданий меняется на один из трех остальных возможных видов. Для выбора списка заданий с заданным статусом удобно использовать автофильтр. Например, в конце рабочего дня таким образом выбираются все задания со статусом «день», дальше список просматривается, если задание актуально к исполнению и на следующий день, то статус не изменяется, в случае завершения задания статус меняется на «завершено», в случае же понижении уровня срочности статус задания меняется на «неделя» или «месяц – год». Теперь если после завершения ежедневного анализа заданий с помощью автофильтра выбрать задания со статусом «день», то получится список задач для исполнения на следующий рабочий день, который переносится копированием на лист «по дням».

2. Лист «по дням» используется для планирования задач на каждый день.

Описание полей:

DONE – признак завершения; белый фон – не сделано, черный фон – сделано, серый фон – не сделано и не будет делаться в этот день (нехватка времени, перенос на другой день, отмена задания). Поле заполняется в течение дня по мере изменения ситуации

№ пп.. – порядковый номер задания

ОТВЕТСТВЕННЫЙ - фамилия сотрудника, ответственного за исполнение задания

ГИБКИЕ – перечень гибких задач

ЖЕСТКИЕ – перечень жестких задач

ВРЕМЯ – время начала для жестких задач

В случае необходимости специфики работы на лист можно добавлять и другие поля. Например – БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ – перечень бюджетируемых задач плюс еще поле для выделенного на них времени, либо это время можно указывать в поле ВРЕМЯ, ПРИМЕЧАНИЕ и т.п.

Как было сказано выше, список задач на день получается в результате ежедневного анализа общего списка задач на предмет их статуса. После корректировок статусов на листе «1 – 7 – 31» с помощью автофильтра выбираются задания со статусом «день» и копируются на лист «по дням» на соответствующую дату под заданиями прошлого дня. Копируются два столбца: ОТВЕТСТВЕННЫЙ и ЗАДАНИЕ. Далее для удобства строки, относящиеся к прошлому дню, скрываются.

После копирования все задания попадают в столбец ГИБКИЕ, соответственно жесткие и бюджетируемые задания нужно вручную перенести в соответствующие столбцы с заполнением поля ВРЕМЯ.

После этого на листе «по дням» практически готов план работы на текущий день. Для лучшей визуализации я применяю также следующее форматирование цвета фона ячеек:

- зеленым цветом выделяю фамилии исполнителей

- желтым – наиболее важные задания, на которые нужно обратить внимание

- розовым – срочные задания, за выполнение которых нужно отчитаться перед руководством

- синим – вспомогательные вопросы, не связанные напрямую с рабочим процессом.

Подводя некоторый итог вышесказанному, хочется сказать, что факт появления описанной методики стал для меня уже достойным итогом посещения семинара Г.Архангельского.

Дата добавления: 2015-04-29