Работа с данными при помощи запросов

В режиме таблицы доступны самые разные операции с данными – просмотр, сортировка, фильтрация, обновление и печать. Однако очень часто приходится проводить вычисления или просматривать данные из нескольких таблиц. Отобрать нужные данные можно с помощью запросов. Для выполнения этих операций необходимо заполнить созданные таблицы произвольными данными.

После выполнения запроса на выборку (который отбирает информацию из таблиц и других запросов базы данных, в то время как при выполнении запросов на изменение данные вставляются, обновляются или удаляются) Access создает набор записей, содержащий отобранные данные. В большинстве случаев с набором записей можно работать точно так же, как с таблицей: можно просматривать и выбирать информацию, печатать и даже обновлять данные. Однако в отличие от реальной таблицы, этот набор записей физически не существует в базе данных. Access создает набор записей из данных таблицы только во время выполнения запроса.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы измените данные в наборе записей запроса, Access внесет соответствующие изменения в таблицы, на базе которой построен запрос, т.е исходные данные будут утеряны. Поэтому необходимо очень внимательно работать с информацией в запросах

Выбор данных из одной таблицы

Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. Но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Все приемы, используемые при работе с единственной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов, поэтому мы начнем с запросов на выборку данныходной таблицы.

Наиболее просто создать запрос с использованием Мастера запросов. Для этого необходимо перейти в режим Запросы окна Объекты базы данных и вызвать мастера. При этом открывается следующее окно

В нем необходимо в окне Таблицы и запросы выбрать необходимую таблицу (или запрос, т.к. запросы можно формировать и на основании других запросов). Далее, используя стрелочки > перенос одного выделенного поля >> перенос всех полей, переместить нужные поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля. Нажать кнопку Далее.

Затем ввести имя запроса и нажать кнопку Готово. В результате получим сформированный запрос в виде таблицы на рисунке ниже

Аналогично можно выполнить запрос информации из нескольких таблиц, выбирая их последовательно в окне Таблицы и запросы и перемещая необходимые поля в окно Выбранные поля.

Второй вариант создания запроса с помощью Конструктора. Он намного сложнее но дает возможность формировать не только простые запросы но и вводить некоторые условия отбора данных по каким-либо параметрам, например, по среднему баллу (что показано ниже).

На рис. 7.6 показан запрос в режиме конструктора. Окно конструктора запросов разделено на две части. В верхней находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней располагается бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу), в котором выполняется вся работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Поле может просто принадлежать одной из таблиц, быть вычисляемым (иными словами, его значение рассчитывается на основе одного или нескольких полей таблицы), или итоговым, то есть использующим одну из встроенных функций Microsoft Access.

Рис. 7.6. Запрос зХорошисты на основе таблицы тАбитуриенты в режиме
конструктора

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которые должны присутствовать в наборе записей, используется для сортировки данныхили для выбора информации из таблицы. Полям запроса можно присвоить имена, которые будут отображаться в заголовках столбцов привыводенабора записей запроса, а для генерации вычисляемых полей можно использовать выражения любой степени сложности.

Если была выполнена команда Вид->Имена таблиц, во второй строке бланка запроса Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно задать сортировку по возрастанию или по убыванию.

Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса.

Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки или. На рис.6. 6 показан запрос на выборку фамилий тех студентов, которые имеют оценки от 4 до 5 баллов.

Дата добавления: 2015-04-29