Создание базы данных. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных.

1. С помощью Мастера по созданию базы данных. Это простейший способ начального создания базы данных. Позволяет создать базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

Для этого выберите команду Файл–>Создать (кнопка ), а затем в окне диалога Создание файла выберите команды Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны. После чего откроется окно Шаблоны. В нем открыть закладку Базы данных и выбрать необходимую, например, Склад и нажать ОК.

После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка выберите нужный диск и папку, например, диск С:, папка Мои документы. После этого в поле Имя файла введите имя новой базы данных, например Склад. Access автоматически добавит к имени файла расширение.MDB. Теперь остается только нажать на кнопку Создать и на экране появится окно Создание базы данных, представленное на рисунке.

Следуя указаниям Мастера создайте новую базу данных.

2. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных.

Для создания пустой базы данных выберите команду Файл–>Создать (кнопка ), а затем в окне диалога Создание щелкните дважды по значку Новая база данных. После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка выберите нужный диск и папку, например, диск С:, папка Мои документы. После этого в поле Имя файла введите имя новой базы данных. Access автоматически добавит к имени файла расширение.MDB. Теперь остается только нажать на кнопку Создать и на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Окно пустой базы данных

Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существуют три способа создания пустой таблицы:

1. Создание таблицы с помощью мастера. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Создание таблицы путем ввода данных. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать маски ввода.

Для примера определим таблицу тВУЗы для базы данных «Профконсультант средней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора. На рис. 3 показана таблица тВУЗы в режиме таблицы с уже определенными полями.

Рис. 7.3. Окно таблицы тВУЗы в режиме конструктора

В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотрим типы полей и их свойства.

Дата добавления: 2015-04-29